浅析档案管理在企事业单位效能化发展中的作用

摘 要：档案工作是企事业单位管理工作的重要组成部分，随着社会的发展，档案在企事业单位档案管理中的作用越来越明显。本文针对企事业单位档案整理人员的专业性、信息管理水平、档案整理制度中存在的问题，提出提高档案人员综合素质、应用新型信息技术、规范数字档案整理等有效措施，为我国企事业单位效能化发展奠定良好基础，发挥积极的作用。

关键词：企事业单位;档案管理;优化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.085

1 绪论

随着我国科技的发展和社会的进步，文书档案管理在企事业单位档案管理工作中占据着越来越重要的位置，为企事业单位的整体发展提供了有效依据，其本身具有客观记录单位发展历程的特性，对企事业单位效能化发展发挥着重要作用，因此，企事业单位必须做好提升自身文书档案管理水平工作。

2 文书档案整理对企事业单位效能化发展的重要意义

2.1 文书档案是档案业务建设的核心

文书档案整理能够有效将档案进行综合管理，按照一定顺序编码，信息内容进行整理归类，在整个档案管理系统中起着承上启下的重要作用，而且还是档案业务建设过程中的中心环节，对于企事业单位来说，档案管理的完整化、系统化对其效能化发展具有重要意义，因此，必须保证档案业务整体系统的完整性。

在档案管理工作开展过程中，档案文件首先要以上传下达的形式传递到档案管理部门，在机构内部进行综合整理，继而按照一定条件进行分类编码，如果在这过程中存在问题，则需要重新对文件进行退回直至合格。文书档案整理工作是保证档案资料完整的前提，只有做好相应的前期整理工作，才能对档案管理的规范化和系统化起到一定保障作用，从而有效提高对档案的合理化利用。与此同时，还需要对其进行严格筛选侦查，对档案收集管理工作起到一定的监督作用，通过对档案的比较和鉴定突出档案整理工作的价值，确保档案业务整体工作的稳定性。

2.2 是利用档案信息资源的必要条件

文书档案管理是企事业单位档案管理整体工作中的重要组成部分之一，其根本实质就是使信息资源能够在一定情况下增加利用效率。在对档案资料进行归纳整理的同时，也是对其资料进行保护的另一种表现形式。企事业单位通过高效率的文书档案整理，能够有效高度保持重要文件的完整程度，还能够对其进行及时的调取采用，极大地提升了企事业单位文件档案的利用价值，提高其重复使用效率，因此，档案的整体工作不仅是事业档案管理体系的重要前提，还是利用档案信息资源的必要条件。一般企事业单位接收文件资料时，递交上来的文件资料一般都呈现出零散的状态，这种状态下不利于对文件及时的利用和查找，同时这些资料也无法对真实情况进行充分表达和展示，从而影响档案效果有效发挥和重复使用，因此，需要不断加强文档之间的有效联系，对整体档案管理系统進行科学有效的整理和划分，加强对档案管理工作的重视，同时对档案的内容和成分进行正确揭示，不仅为档案创造了必要性优势，在将档案完整规范保存下来的基础上，促进企事业单位的成长和发展。

2.3 有利于促进档案工作持续运行发展

文书档案整理的根本含义就是将分散且无规律可循的文件进行收集整理，并根据先后顺序进行编号排列，为日后重复使用奠定有效基础。档案整理工作的科学化、合理化、有效化能够在一定程度上提升文书档案整理工作的效率和质量，从而确保了档案管理体系的系统性和完整性，进一步为文书档案管理工作的优化运转提供有效保障。

在进行文书档案管理工作实时开展中，需要在一定基础上，对档案进行相应的系统化整合，以及基础目标编写样目表等操作整理流程，在经过多样化的操作流程后，更容易发现文书中存在的价值，在建立企事业单位效能化管理体系的同时，省去繁琐的前期准备工作，这些都为全面鉴定文书档案的价值提供了有效契机，同时又奠定了实践基础，为文书档案的多元化检索提供了参考数据，在档案的完整性与安全性之间构建沟通桥梁，同时也是开发文档信息资源价值的重要保障，进一步促进档案整理工作持续运行发展。

3 企事业单位文书档案整理中存在的具体问题

文书档案整理对企事业单位效能化发展有着非常重要的意义，但是也存在着人员专业性有待提高、信息管理水平比较落后、文书档案整理不规范三方面等问题。

1）相关文书档案整理人员的专业素质和能力还有待提高。由于企事业单位每年都会有一批“新鲜血液”注入其中，所以对于这些新的文书档案管理员来说，相关业务流程还不够熟悉，而且掌握方法的速率也比较慢，技能方面存在欠缺。而且在传统观念的影响下，没有对文书档案整理工作有一定的重视和认识，工作态度也比较散漫，没有保持积极热情的工作心态，因此极易出现失误现象。

2）文书档案整理信息化管理水平仍处于落后阶段。在现代信息化技术飞速发展的时代，企事业单位文书档案整理工作应紧跟时代的步伐，由纸质管理逐渐向电子信息技术管理过渡，这就表明，可以将信息技术产物也保存到文书档案之中，比如照片、视频、录音等电子产品，其也成为文书档案整理工作中的重要组成部分，但是为了以防万一，还是要做好纸质和电子信息整理工作的双重保险。

3）如今文书档案整理与传统模式相比，虽然取得了很大的进步，但是其整体系统的管理还是没有达到规范化标准，比如在文件的收取和发送方面，都存在一定程度的延迟性，同时无法对文件的完整性和准确性进行有效保障，在对 信息进行有效处理和查询后，归档过程显示出随意性，没有按照国家标准进行严格管控，为后期对档案的调阅和使用造成了一定程度的影响。这种工作态度下极易出现档案变质破损现象，严重阻碍了企事业单位效能化的发展进程。

4 强化企事业单位文书档案整理工作的优化措施

4.1 提高档案人员综合素质

文书档案整理人员的专业化能力直接关系到企事业单位效能化发展的程度，因此，企事业单位必须做到加强对相关管理人员专业素养和专业技能等综合素质的有效提升。首先，企事业单位要定期对新入人员进行业务培训，同时需要确保活动内容的丰富性和种类形式的多样性，使新入员工能够对文书档案整理相关理论知识进行一定掌握的条件下，进一步提升其知识文化素养和实践操作技能，对文书档案的归类方法和流程步骤进行梳理和了解，在了解内涵的同时，将其潜移默化的在脑中形成深刻印象;其次，新进人员要对企事业单位的文书档案管理的行为规范和规章制度进行深入掌握，在工作过程中保持严格的工作态度，确保在工作过程中减少失误概率;再次，管理人员要对新入人员进行一定程度的思想教育工作，使其充分认识到文书档案整理工作的重要意义;最后，新入人员可以充分发挥自己的主观能动性，积极主动的通过平时锻炼不断提高自身的业务水平，从而有效提高企事业单位文书档案整理水平。

4.2 应用新型信息技术

传统文书档案归档模式已经跟上时代的潮流，需要在原有归档基础上，不断融入科技信息化技术，这样才能实现推动企事业单位效能化发展。经济是实现发展的基础动力，所以想要实现文书档案管理工作与信息技术高效融合，企事业单位必须加大资金的投入，购买新型设备仪器，多方面建立网络平台，实现信息技术共同促进技术交流，改变原有的人工文件或物流的传递方式，实现企事业单位向科技化、数字化发展。

作者简介

吉涛，女，汉族，云南省水利水电勘测设计研究院馆员。