信息时代创新档案管理工作的相关策略

雷雯

摘 要：目前我国的科学技术与社会经济正在以十分迅猛的速度不断进步与发展，在当前时代背景之下，新型电子信息技术得到十分明显的提升，目前正被各行各业普遍运用，档案的管理工作在此基础之上有了全新的思路。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对信息时代创新档案管理工作的相关策略提出了一些建议，仅供参考。

关键词：信息时代;创新档案;管理工作;相關策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.107

信息时代的到来给文件管理带来了一些挑战，但有了明确的认识，一些现存的障碍就可以转化为机遇，找到创新的方法来满足当今时代的更高要求。这将为您提供更可靠的信息开发支持，并帮助您解决文件管理问题。

1 信息时代的档案管理工作

档案管理指的是对档案信息的搜集、整理、存储和编辑等工作，其管理对象是各种档案信息，如人力档案、财务信息档案、生产信息档案等，对于不同性质的档案信息要采用不同的管理方法。传统的档案管理工作形式以人工为主，不仅浪费人力、物力和财力，还极易产生各种失误，严重地降低了档案管理的整体质量。信息技术和网络技术的广泛应用，改变了档案管理模式，管理人员只需利用信息技术和网络技术就能开展搜集、整理、存储和编辑等工作，极大地减少了管理成本，提高了管理工作的系统性和高效性。在信息化时代，档案管理必须围绕相关法律法规开展工作，应积极向电子档案过渡，才能满足企业长远发展的实际需要。

2 信息化时代档案管理工作存在的问题

2.1 档案信息化管理体制并未得到充分建立

在实践中，许多部门的文件管理职能仍由传统行政部门承担，而且没有设立特别员额，由于资源规模和人员配置限制，这些员额很容易导致职责范围不明、组织结构不足、问责不足等问题。在这种情况下，文件管理在很大程度上没有得到充分考虑。传统的管理模式不符合当今社会的发展需要，需要先进的信息技术和工具来确保相应的管理质量。因此，适应时代需要的管理制度是确保档案管理任务总体上符合现代社会及其相关要求的不可或缺的组成部分。

2.2 仍缺少档案信息化建设的标准

大多数单位在进行档案的信息化建设时，往往只是对信息化技术进行简单运用，依照已经建成档案信息化的有关单位进行模仿，没有真正从自身角度出发思考自己的实际需要，脱离实际，所创建出来的档案信息化管理模式也缺少单位特色。造成此现象的原因在于缺少有关标准，没有构成科学、合理的档案信息化管理标准体制，单位也没有制定出切实有效的规定，从而使档案的信息化建设缺少参考条件和限制规定。

2.3 管理意识偏薄弱

信息化档案管理不仅是对技术层面的一次更新，也是对档案管理人员的一次挑战，信息化管理需要切实掌握档案相关软件的运用，操作上需要的耐心和细节不低于传统管理方式，在专业管理人才的需求度上提高了很多。目前档案专业人员的信息化管理意识有待提高，在管理的技术手段使用上也需要进一步提升。

3 信息化背景下优化档案管理工作的相关举措

3.1 制定出切实可行的档案信息化建设管理体制

制定科学、合理的管理体制是保证档案信息化建设和管理顺利开展的基础，所以，必须要明确档案信息整理和保存的具体流程，做到权责到人，充分发挥档案信息化建设和管理的潜在功能，继续改进及创新管理方法，建构出高效、合理的档案管理体制，进一步提高档案信息的使用和存储效率，用现代化信息技术来整合大量档案信息资源，降低人力、物力及财力的消耗，尽可能减少人为错误的出现，促进档案管理质量和效率的提高。此外，还可以通过购买或自主研发已经成熟的档案管理模式，结合自身实际情况进行改革，健全本单位的档案信息化建设和管理体制。

3.2 提升网络管理平台的安全性

档案是机关、企事业单位工作过程中不可缺少的参考依据。在档案管理过程中，保障档案相关资料的真实性会直接影响后续工作的正常开展。因此，为了保证相关档案管理工作的有效性，有必要对相关的档案管理技术进行改革。信息化档案管理平台的安全性，与当前的网络使用环境以及干部职工的工作习惯有很大的关系。作为相关的网络维护部门，要保证档案工作人员有个安全的工作环境。此外，与档案相关的工作人员在工作过程中，也要在科学合理的制度下配合档案管理工作，如登录档案管理账号后，要及时删除账号信息;工作开始前要对当前的网络环境进行安全测评等，从而将相关的网络安全风险降到最低范围内，这样才能保证档案安全管理工作沿着正确的轨道前进。

3.3 建立专业人才队伍

信息化档案管理的中心虽然是信息化技术手段，但是这些技术手段并不能脱离人去实现，归根结底还是需要专业人才让信息化档案持续发展，要将工作人员个人的能量发挥出来，不仅要求掌握专业知识相关的技术，懂得电子归档和扫描整理的操作方法，还要随着时代发展不断掌握新的管理知识，不断提高素质，并且按时进行培养，与其他单位多交流沟通，适应档案工作。

3.4 加强档案资源开发利用

档案资源并不是要一直封锁保存的，而是需要共享和交流，与其他单位交流可以获得宝贵经验，取其精华去其糟粕进行互补，从而实现自我提升。除了与其他单位交流外，档案资源在内部的共享使用也必不可少，建立电子档案馆，让有需要的人更方便的提取和使用档案资源，形成档案资源的良性循环。

3.5 创新档案信息化建设工作的理念

档案信息资源管理部门作为档案信息化工作的主管部门，首先要确立一个创新工作理念才能使信息化工作能够有力地推进，思想核心是关键。大数据时代各层级的档案管理机构要从意识上认识到大数据的技术性与现代化的重要性，各单位要根据自身的档案工作实际，有针对性地制定适合自己的档案信息化工作方案。依托上级单位资源以及本单位的实际构建可行性强、操作性高的档案信息化平台，根据当前大数据技术特点，对单位内部全部的档案信息资源进行全面综合测评，深入分析与挖掘档案信息资源，对数据信息进行精细化管理，分门别类、有效管控，真正做到知家底用好家底。与此同时，对单位内部各业务部门专兼职档案管理员实行全员管理，建立网格化档案信息化成员库。大数据时代下的档案信息化工作是一项具有系统性和综合性的工程，档案部门要结合业务管理部门的实际，利用大数据技术手段，打造一体化综合管理新格局。只有从思上理念上革新档案信息化工作，才能开拓出一条符合自身实际的档案信息化建设之路。

4 结束语

总的来说，在新时期，各单位必须要认识到开展档案信息化建设的重要性，不断提高档案管理水平，多运用先进技术来完善档案管理信息化建设，提高档案信息质量，适应社会的发展和需要，最终推动本单位的发展和进步。

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