事业单位档案管理信息化建设探讨

崔启顺

摘 要：现阶段，我国科学技术发展速度日益加快，信息化技术显著提高，这便为提高事业单位档案管理的专业化水平提供了有利条件。档案管理在事业单位中占据着极为重要的位置，而档案所记录的资料信息确保了事业单位今后發展有据可循。因为传统的纸质档案管理难以保证其安全性，同时查找过程十分费时费力。所以，加大事业单位档案管理信息化建设力度具有极为重大的意义。对此，本文主要对事业单位档案管理信息化建设进行了探讨，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.117

随着科学技术的不断发展和时代的进步，当前，在社会各个领域中信息化已成为一种大势所趋，同时对人们的生活造成了极大的影响。所以，在国家行政管理体制改革的背景下，事业单位要充分了解到传统的档案管理工作模式已经不能使当前的工作需求得到满足，必须与时俱进，积极改革。事业单位必须将信息化融入到档案管理工作之中，如此不仅可以永久保存档案资料，更加便捷地调阅档案，同时还能促进工作效率进一步提升，为事业单位有序开展各项工作奠定坚实的基础。

1 事业单位档案信息化建设的重要性

新形势下，信息化手段在各行各业中得到了广泛运用。在时代的发展下，事业单位逐渐摒弃了传统的人工档案管理方式。计算机技术的大力应用和普及，增强了档案管理的便捷性，所以建设事业单位档案信息化对档案管理数字化的实现极为有利，档案信息化系统的运用，可以确保相关档案的调用和存储不用受到时间与空间的显著，可以获得最佳化的工作效率。同时信息化建设使传统的室藏档案模式发生了改变，档案的排序分组合理性更强、分类更加细化，因此，事业单位档案管理信息化建设可以可以加快档案归集和调用的速度。此外，传统的纸质档案在保存过程中很容易出现各种程度的损坏，从而导致档案信息效果和真实性丧失。而档案信息化可以使数字化管理的目的顺利实现，在云服务器或电子硬盘中复刻纸质档案内容，档案信息的保存更具时效性。同时和传统的档案管理模式相比，信息化建设借助管理后台和档案平台可以更加简单、方便地借阅和整理档案，对档案管理的持续、稳定发展极为有利[1]。所以说，事业单位档案信息化建设具有十分重大的意义，是促进事业单位综合实力增强的关键。

2 事业单位档案管理信息化建设策略

2.1 增强信息化建设意识

管理人员缺乏较强的信息化建设意识是造成过去档案管理信息化建设质量较低的重要因素[2]。因此，为了大力推动我国事业单位良好发展，我们应帮助各级领导人员充分认识信息化，加深其对信息化建设工作重要性的认识，这就需要大力宣传信息化建设，确保所有人员均对信息化建设的重要性有所了解，使其积极主动投入到档案管理信息化建设之中，同时使档案数据信息的安全性和科学性得到保证，以促进之后管理工作有序开展。此外，还应积极革新档案管理模式，形成新的思想价值观念，调动各级人员接受新事物的积极主动性，如此才可以与时俱进，从数据上有力支持档案管理工作信息化建设顺利开展，从而促进事业单位综合管理水平显著提高。

2.2 加大新设备引进力度

在档案管理信息化建设过程中设备是必不可少的一部分，事业单位要把功能先进的智能检索软件系统以及计算机硬件设备引进，同时在固定的时间开展升级和维护管理工作，以为档案管理信息化建设的不断发展提供保障。比如可以用图片、电子文本等形式保管档案资料，摒弃纸质化的管理方式，丰富管理方法，使其变得更加实用。要提高对市场档案管理的软硬件市场的关注程度，保证管理设备更加先进，并且事业单位档案管理部门内部也要积极研发和探索档案信息化的技术，使档案管理信息化建设更适应事业单位，从而促进档案利用效率以及管理质量显著提升。

2.3 确保事业单位档案管理信息化的安全性

档案管理的信息化建设，可以共享档案资料，同时也为档案资源的管理埋下了诸多安全隐患，所以，必须使档案资料的安全性得到保障。档案管理人员要结合档案资料的密级程度、分类，将身份识别、访问权限以及加密设置等安全措施切实做好[3]。同时，要随时对网络、系统的安全引起注意，在系统中将防火墙设置好，第一时间对杀毒软件进行更新，以最大化发挥出预防保护作用。就涉密单位，应根据涉密管理规定，专业整理和归档各类密级文件。除此之外，要设立专门的档案室，同时安装防盗门窗，配备齐全的除尘器、除湿器、档案柜以及防火器等设施，以此使档案资料的安全性得到有效保障。

2.4 加强档案管理人员信息化技能培训

在事业单位档案管理信息化建设中，档案管理人员占据着极为重要的位置。加强档案管理人员信息化技能对档案管理信息化建设极为有利[4]。所以，应积极培养档案管理人员，具体可以从下述几个方面着手。第一，事业单位可以借助开展形式多样的专业学习和培训等活动，有效提高档案管理人员专业素质。第二，若是条件允许，事业单位可以引入诸多档案管理人才，从智力上有力支持档案管理信息化建设。除此之外，档案管理人员需要对自身管理理念进行积极更新，充分了解网络知识，进而灵活运用信息化技术高效管理档案信息。第三，需要注重培训管理人员的道德思想，进而在将管理人员责任感增强的基础上，使管理人员在工作中积极主动把自身职责落到实处，更加高效地开展档案管理信息化建设工作。

2.5 构建实用的档案信息网站

事业档案在开展档案管理工作中，必须构建实用的资料库，竭尽全力对信息和数据材料进行广泛搜集，丰富数据库信息，和自身情况相结合，立足于实际情况，努力构建高效、实用的数据库，进而更好地服务于信息档案管理。同时，事业单位还要积极共享和应用信息资源，结合实际发展情况，对高科技信息资源以及技术能力进行探寻，并积极运用可以创新管理方式、管理模式以及技术的优秀人才，建立健全的数据库，同时不能固步自封，要积极学习做得好的个人、行业、企业或国外的一些公司，把相关理念或技术引入，必要的时候可以一同合作，对数据资源进行共享，进而有效使用和沟通信息资源，积极和相关部门展开交流、沟通与协调，做到事无大小，竭尽全力为人们创建良好的平台，以及提供给事业单位工作人员完善的操作系统，为事业单位档案管理信息化建设奠定坚实的基础。

3 结语

总而言之，现阶段，事业单位档案管理信息化建设已成为时代发展的大势所趋，更是今后事业单位管理发展的主要方向，其是使科学技术进步、市场经济发展需求得到满足的主要方式，在事业单位建设发展方面发挥着极为重要的促进作用。因此，事业单位在日常档案管理工作中要促进信息化建设意识增强，规划好相关工作，加大新设备引进力度，确保事业单位档案管理信息化的安全性，同时注重相关人员素质的提升，对实用性强的档案信息网站进行构建，如此，才可以为事业单位档案管理信息化建设奠定坚实的基础。

参考文献

[1]李欣.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019（11）：194.

[2]颜锐，杨帆，董键.事业单位档案管理信息化建设问题[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[3]罗红丽.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2018（19）：59.

[4]姚秀花.信息时代事业单位档案管理建设策略[J].办公室业务，2018（14）：83.