关于加强档案管理水平以及提高档案公共服务能力建设的思考

韩霄宇

（河南遂平县机关事业养老保险中心，河南 遂平 463100）

随着社会发展和档案意识的不断提高,人们对各类信息的查询需求不断增加,政府在进行社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也来越高。然而,由于历史原因和传统影响,档案公共服务能力的提升还受到档案意识淡薄、馆藏结构单一、人才队伍缺乏、服务手段陈旧服务平台落后、服务资源不足、档案信息化建设滞后等各种因素的制约。在新形势下如何从根本上解决这些问题,提高档案的公共服务能力,使丰富的档案信息资源能够快捷、准确、方便的为社会各界提供全方位的档案信息查阅服务,已经成为档案部门不断研究和探索的新课题。

一、档案管理水平不足的原因分析

（一）档案管理重视不足

基层档案管理水平较低的主要原因在于没能认识档案管理工作的价值，不能更新档案管理工作的方法，对档案管理工作的认识存在一定的误区。不少基层档案管理部门缺乏档案服务意识，档案管理工作的重点放在存储档案方面，没能加大档案资源的有效利用，因此把档案管理工作的重点放在穿穿订订、运方面，重复性的工作占据了日常档案管理的主要时间，档案管理的创新性不强，没能集中研究解决档案管理中的现实问题。不能有效地发挥档案资源地促进经济发展建设的作用。由于档案管理的协调性不足，没能形成相互配合的档案管理工作机制，降低了档案管理的整体质量，不能满足新时代档案管理工作的需要。现有的档案管理工作制度不满足时代档案信息化档案管理的需要，造成了档案管理工作效率较低，档案资源的整体质量不足问题。当前档案管理工作的知识性、共享性、互动性等特征还要更好地体现在基层档案管理工作当中，着力构建综合性的档案管理工作体系。

（二）档案管理技术薄弱

现代档案管理工作的主要任务是满足用户的个性化需要，强调体现个性化、高效化、智慧化档案管理工作特征。由于档案管理专业技术薄弱，档案管理方式方法陈旧，因此影响了档案管理的效率，不利于实现对海量数据信息的有效存储，影响了档案事业的发展建设科学有效性。当前还缺乏有效的档案管理工作办法，档案管理的总体质量较低，档案管理不符合新时代建设的需要。一些档案资源的更新速度较慢，大量的潜在档案资源未能有效收集，不能开展专业的档案数据信息共享平台，不能满足用户的个性化数据检索需要。档案数据的维护成本较高，数据存在较大的安全风险隐患，在很大程度上降低了档案的应用效率。由于缺乏现代信息技术的支持，不能对档案设备设施进行有效理换，导致档案资源缺乏竞争力，档案管理工作未能达到与时俱进的目标。由于不能采用前沿方式进行档案管理，因此制约了档案事业发展效率。

（三）缺乏专业技术人员

构建现代化档案公共服务体系离不开技术人员支持，只有提高档案管理人员的专业技术能力，才能满足档案管理建设的需要。由于缺乏专业的档案管理技术人员，档案管理人员的水平较低，档案管理工作整体质量不足，因此影响了档案管理的科学性。目前，我国档案管理技术人员具备的信息化技术水平相对较低，不少档案管理人员不掌握大数据、云技术、智能互联网技术，不能在综合性的平台开展个性化档案服务。现有档案管理技术人才的培训不足，没能组织开展针对性的培训活动，档案管理人员的培训指导不足，档案管理设备的应用效率较低，因此影响档案管理工作质量。由于缺少档案管理的创新性人才，因此不利于实现档案公共服务能力的开发，降低了档案建设工作的效率，影响了档案管理工作的整体水平，还要构建综合性的档案管理体系，创新档案管理建设方法，达到全面性、综合性和科学性开展档案管理目标。

二、提高档案公共服务能力建设的措施

（一）建设档案集中管理中心,为提升服务能力提供资源保障

目前,影响档案公共服务能力提高的因素之一是馆藏档案资源贫乏,专业档案流向各部门保管利用,档案馆的档案资源门类不全,无法满足社会各界的查询需求。究其原因是各地档案资源分散保管、各自为政,档案资源在本区域内无法实现统一的接收和管理。我们只有充分利用政府的力量、协商的方式、共享的合作机制集中本地区档案资源,为提升公共服务能力打下坚实的基础。档案集中管理中心必须坚持以集聚档案资源为目的,创新档案接收体制,实行集中统一管理。在实际操作中,我认为在多渠道接收档案过程中,本着使用就近原则,全部接收和直接管理城建、土管、房产等专业和户籍、公证、学籍等专题档案；市级各部门和单位的文书档案保留五年供日常使用,将超过五年以上的永久和长期档案移交中心保管,各职能部门和单位的专业业务档案原测上把超过十年保管期限的档案采用移交和寄存二种方式向档案中心移交,不到十年的专业档案根据各职能部门自身要求以寄存方式委托档案中心保管；各企业、事业单位和个人可以采用档案寄存、捐赠等方式将档案资源移交中心托管。保管中心按照各专题、专业档案分门别类存放,统一管理保护,集中开发利用。

（二）建设档案便民查阅中心,为提升服务能力提供高效平台

以前档案馆提供利用服务的传统模式导致档案馆的公共服务能力被弱化,许多来信来函查阅、网上查阅和为政府决策提供超前服务等无法实现,严重影响了档案部门的形象和地位。只有将原先分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化,建立档案查阅中心,实行便民服务式的窗口,并通过档案信息网络、传真等形式提供各部门未进馆档案的代查服务,真正实现规范化、科学化、制度化和社会化的一体化服务。

（三）构建档案综合倍息中心，为提升服务能力供现代手段

以数字化档案馆工程为依托,建设档案综合信息中心。随着各种门类、专业档案向档案中心集聚,必须建设一个以各类资源为基础的数字化档案馆,并以此为依托建设综合信息中心,实现数字化管理,提高利用效率。以档案信息化管理系统为依托平台的综合档案信息中心,包含专题档案目录、现行文件目录、多媒体档案目录、重大活动档案目录等各类数据库,通过政务内网、外网和查阅窗口向政府各部门和社会各界提供档案信息服务。以实现政府信息公开为目的,建设政府信息查阅中心。现行文件中心的建立为老百姓查阅现行政府公开文件起到积极作用,但由于各部门一些政策法规基本上在各自网站上都已向社会公开,为更好地发挥现行文件中心的服务功能,方便群众查阅解决难题、落实政策、寻求查证等各类现行文献信息,文件中心建设必须突破原先的档案资科收集范围和服务方式,在原“现行文件查阅中心”的基础上,建设全市政府信息查阅中心,及时接收各级部门和单位、乡镇(街道)报(发)送的纸质和电子文献等资料,将各类现行政策性、法规性、公益性、服务性等非保密性文件和公开出版发行的政策法规汇编、书籍报刊信息简报和政务公报等资料经整合建成文献资料库,建立全市文件级目录数据库,向社会各界提供全方位的政府信息查阅服务。

（四）建设档案网站,为提升服务能力提供网络服务

在信息时代蓬勃发展的今天,档案馆作为公共服务机构,必须采用符合时代发展需求的媒介一一网络。网络不受时空限制,可以全天候开放,任何利用者只要拥有一台上网的电脑,就可以随时浏览网上全球各类档案信息,包括文本信息以及声音、图像等多媒体信息。通过网络版的各种功能强大而且实用的检索工具,可以更为方便迅捷地找到所需的信息,这也就实现了档案馆的数字化管理。当然,数字档案馆不是简单的传统档案馆的数字化,但传统档案馆的数字化是数字档案馆的重要信息来源和组成部分。目前网上档案资源建设还存在很多的问题和困难,其中最大的障碍是在观念上存在误区,不少人简单地认为,档案馆档案资源数字化了,上网了,就是数字档案馆。其实,人们需要的数字档案馆领域应更广泛,传统意义上的档案馆只是其中的一个分支,数字档案馆建设必须进行跨行业、跨学科的合作,它是涉及社会许多领域的一个系统工程,不是哪一个档案馆的代名词。数字档案馆是整个档案馆事业发展的一个方向,也是国家信息化建设的重要目标之一。只有解放思想,加快体制改革步伐,使档案工作的体制机制紧跟社会经济的发展,才能为领导决策服务,为经济发展和现代化建设服务,为老百姓解决难题、落实政策、寻求查证等提供查考依据服务,为人们维护自己的合法权益提供凭证服务,才能在便民利民、以史育人方面起到越来越重要的作用,档案的公共服务能力才会不断提高。

三、结束语

综上所述，在当前档案工作中，档案公共服务能力建设作为极为重要的一项内容，为了能够进一步提高档案公共服务能力和服务效能，则需要积极构建更为完善的档案服务体系，并遵循以人为本的档案公共服务理念，全面提升档案管理人员的档案服务意识。而且在实际工作中还要加快促进档案服务向多元化方向的转变，使档案信息服务能够更好的满足民众的需求，进一步提升档案的公共服务能力，为档案事业的健康、持续发展打下坚实的基础。