国有企业档案管理工作的实践创新

柴彤

（山东省金鲁班德商高速公路发展有限公司，山东 德州 253300）

一、引言

社会主义市场经济的高速发展，国有企业在社会经济发展中的作用愈加明显，国有企业在经济发展及管理期间势必会形成大量的信息资料数据，成为构成国有企业档案的重要部分，这些档案不仅见证了国有企业的发展，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。国有企业必须高度重视档案管理工作，与时俱进，做好国有企业档案管理的创新工作。

二、档案工作创新的必要性

当前，北京、深圳等一线城市的数字政府已经普及，并逐渐向全国辐射普及;传统的纸质公文流转方式逐渐显现出不合时宜的趋势，越来越多的文件开始通过扫描件上传网络进行流转，电子公文流转渐渐显现出优势，并且电子商务发展迅速势不可挡;大数据时代已经来临，网络信息化、云计算及云存储等发展迅猛，档案工作者处于这一特殊转型期更应抓住机遇，尽快摆脱旧的、传统落后的管理模式，兼顾档案基础性工作和档案创新工作。

三、国有企业档案管理工作现状

（一）企业员工对档案的企业资产认识不足

无形资产也是企业资产的组成部分。虽然企业的文书档案记录了业务活动，但总资产包括企业的无形资产。企业在制造、运营和生产中产生的业务记录、合同、专利和其他文件是一笔可观的无形资产。可以将这些档案转换为有形资产，以提供与业务相关的利益。但是，目前大多数企业都受到现有文书档案管理注意事项的影响，并专注于合并有形资产。

（二）档案管理人员素质不高，管理质量较差

调研了解到，绝大多数国有企业档案管理专员没有接受过专业的培训，档案管理缺少专业科班出身的人员，现有人员对档案管理流程、分类，尤其是档案材料的采集、整理、存档、入库、查阅等业务并不熟悉。很多企业采用兼职人员负责档案管理，管理人员精力和能力不够，对档案管理重要性的认识不够，很多企业只是简单将档案放入档案盒，没有及时整理、分类、归档，甚至无法有效查阅，个别资料准确性和真实性不高。

（三）档案管理体系不健全

当前有一些企业的档案管理工作机制不够健全，管理制度和管理责任体系不完善，档案的保存和使用、借阅和移交等方面的制度都存在着较大的问题，导致档案管理工作效率低下。再加上部分企业对档案管理工作不够重视，认为档案管理没有利用的价值，对企业的档案管理工作抱着可有可无的态度，导致具体负责人也缺乏对档案管理工作价值的正确认知。在一定程度上促使企业档案管理制度不完善、体系不健全的问题更加严重。轻则导致企业档案混乱无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致重大经济损失。

四、档案管理工作创新的实践及模式分析

（一）创新档案管理思路，树立新型的档案管理观念

在当前新经济常态下，企业在不断发展过程中的核心任务就是经济发展。因此，在企业档案管理的过程中必须坚持从整体大局出发，让档案管理更好地服务企业经济建设。其次，及时革新档案管理思路。通过创新档案管理理念，摒弃传统的封闭性理念和守旧思想，并紧密结合现代企业在不断发展中的实际情况，合理创新企业档案管理机制。这样才能够在保证档案资料的安全性基础上，扩大企业档案管理的开放范围，让企业内部人员逐步深入到档案管理的实践工作中，充分凸显出档案资料的社会服务化功能。

（二）创新信息化工作方式

首先，企业需要改变观念，改变工作方式，积极学习先进的管理观念，快速建立数字档案以及改变现有的采购管理模型，提高档案管理的作用和有效性。其次，通过开发在线信息管理平台，实施电子文书档案分发以及调查管理和文书档案的共享来提供满足业务需求的软件支持，并改善信息相关设备的硬件支持。创建安全性网络，对数据传输节点进行安全控制以及对数据文件的存储和使用进行保护。再者，提高文书档案管理的信息管理水平，为企业管理层创造各种学习和培训机会，培养管理系统知识。对文书档案管理经理而言，则需要充分了解管理任务和被系统创建集成的信息内容。

（三）档案利用方面及信息共享的创新

一是创新档案服务理念及利用方式。用户满意程度是检验档案管理相关人员工作效率和质量的重要指标，而要想提高用户满意程度，首先应了解和掌握档案用户的实际需求，然后有的放矢的针对服务活动及内容。国有企业档案部门必须创新服务意识，坚持“以用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念。此外，国有企业档案中含有丰富的科技及经济价值，可对其进行二次开发，提升档案的利用价值。二是创新档案信息资源共享机制。作为国有企业，共享档案信息资料具有重要意义，可促进各子公司互通有无、经验互鉴。档案信息资源共享有两种方式：一是建立集团内部共享文件夹;二是公司档案内网，以上方式均可在线查询相关信息。

结语

企业档案信息化管理能够实现档案快速上下架、批量处理、无纸化业务流程、多标签快速盘点，降低档案丢失、私用风险，释放档案储存空间。因此，为了促使档案信息更好地服务于企业的发展，应将现有的纸质文档进行信息化处理的基础上，制定更加完善的档案信息化管理制度。依托现代技术构建智能化档案管理与服务模式运行平台，加强人员管理，为企业的发展提供充足支持。