数字化档案管理创新工作策略探究

王海淼

（河北省保定市望都县自然资源和规划局，河北 保定 072450）

新时代的发展要求高校档案管理工作进行创新，在创新的过程中应该充分利用先进技术，将数字化档案管理平台进行建立。但是数字化档案管理平台在建立的过程中仍然存在一些问题，针对这些问题管理人员以及学校应该积极进行分析，找出应对之策，使档案管理数字化中的难题得到有效解决。在档案管理创新的过程中，管理人员应该积极创新，敢于打破常规，积极献计献策，并且积极与领导人员进行探讨，这样才能使创新工作得到有效的开展，使档案管理数字化得以实现。

一、数字化档案的基本内涵

数字化档案是一种新型的档案信息类型，其中不仅包含了档案的数字化转变，也包含了现代化的信息技术和多媒体技术，而档案的建设主要依赖于我国的现代网络技术和计算机技术，对于档案的长期储存和云储存来说有积极意义。在对相关的数据进行有效的归纳整理以后，将数据完全归于计算机进行保管，其传输使用能够有效通过网络的方式进行传递，而在进行资料录入时，相较于传统的纸质资料库来说，这种保存方式能够将图像、视频和声音等不同形式的记录进行保存，而在进入计算机数据库后，这些资料可转换为数字代码进行记录，日后在网络环境中进行答案利用时也可方便的调取，大大提高了档案管理的安全性和调取时的可用性。

二、档案数字化管理的优势

（一）优化档案归档管理程序

在信息技术时代，随着信息化的快速发展，档案管理工作变得越来越繁重。由于数字档案管理系统能够保证信息采集和传输的快速和畅通，因此能够及时归档这些档案管理，大大提高档案采集整理的效率。另外，通过数字档案管理系统，通过信息网络及时传输档案，可以实现档案的远程档案管理。

（二）降低档案管理成本

传统的档案管理主要由手工整理和归档纸质档案组成，这种粗放的档案管理模式消耗了巨大的办公费用。随着信息量的增加，只有通过增加办公人员的数量才能完成档案管理的任务，通过构建数字档案管理系统，将档案的载体形式转化为存储盘、光盘和服务器，有效地节约了档案管理的成本和空间，从而降低了档案管理的办公成本和仓储管理成本，提高了档案的经济效益。

（三）优化档案资料的检索查询

数字化档案管理系统取代传统的手工纸质档案管理模式后，档案数据的统计效率和质量有了很大的提高。同时，由于数字档案管理系统建立了数据库和共享网络平台，有利于档案的在线传输、交换和检索。此外，档案数据管理的数字化能够实现档案数据智能检索的检索效率和范围，有助于提高档案数据的利用率。

三、档案管理数字化建设的途径及方法

（一）提升档案管理人员的整体素质

由于当前我国大部分的档案管理人员都没有接受过专业的培训，因此相关部门就需要加大对于相关人员的培训力度，促使生综合素质水平的提升，确保档案管理工作效率得到提升。具体来说，首先，要加强对于其职业道德的培训，帮助其树立正确的职业道德观，并提升其对信息安全的重视与保密意识水平。其次，则需要开展一定的档案管理工作的业务知识培训工作，使其业务处理能力得到提升。最后，还需要重视现代化管理技术及网络技术的培训工作，使其能够更加全面的掌握档案管理设备的操作方法，为档案管理数字化的建设奠定良好基础。

（二）提升档案管理的软硬件数字设备水平

在对档案管理工作进行数字化建设时，想要使其建设水平得到提升，还需要引入各类先进的软硬件设备。就往往就需要各级政府加大资金的投入力度，使得档案管理部门的能够对先进的档案管理数字化设备进行有效的引进，给档案管理工作的数字化建设工作提供足够的物质基础保障。

（三）数据上得以更新

由于城建档案管理涉及的数据较多，相关部门可以通过建立数据库的形式进行数据管理，确保数据得到及时的更新和有效。数据库是一种很好的数据建立系统模式，能够高效地处理及归纳到具体的档案数据，从而完善城建档案管理的工作。建立相关的信息数据库后，必须对档案管理人员进行账号资料的确立，保证其随时进行更新及调取资料信息。相关部门要对数据库执行过程进行规范，确保城建档案数据的准确性和更新度，更好地推动档案数字化建设工作。与此同时，还要确保数字化建设的安全网络构建，在制定相关规定的时候，必须明确规定档案管理人员的责任，确保数据的安全及准确。例如，设置身份证验证、短信验证、账号密码设置、选取安全系数高的设备等，严格审核数字化建设中的数据安全，保证数据处于安全的网络体系中。

（四）保证档案信息虚拟化工作开展的有效性

通过对于档案信息进行虚拟化的建设，能够帮助档案管理人员利用计算机更加集中性的对其进行管理。首先，要对虚拟性的档案信息资源进行创建，使得服务器具有较强的管理性能，从而对档案信息的数字化管理成本进行有效的控制。其次，档案管理工作者还要使其与别的档案信息资系统进行结合，对相关的信息进行共享，使得信息利用率水平得到提升。最后，还要对科学规范的档案信息管理系统进行创设，有效创新档案信息的管理方法，从而提升档案管理的数字化水平。

四、结语

对于档案管理工作来说，其未来的必然发展趋势就是创新和数字化的建设发展。因此，档案管理部门及有关人员就需要对其进行足够的重视，并通过与时代发展潮流的掌握，对自身的专业知识能力与职业素养水平进行提升，并在日常工作的开展过程中对于工作方法进行创新和应用。