谈档案管理水平的有效提升

（山东省潍坊市临朐县社会保险中心，山东 潍坊 262699）

引言：目前我国很多的档案管理部门在档案管理中依然存在一些不足，然而档案管理却是一项机密性高、专业性强、政策性要求严格的工作，同时也是我国经济、科研等重要的工作的信息载体，因此，档案管理工作者必须提高档案管理工作的水平，不断促进档案管理工作的科学化、合理化、系统化和民主化，有效的保证我国各企业、单位经济的高效、协调发展。

一、现阶段我国档案管理存在的不足

（一）观念落后

随着社会经济的不断进步和发展，虽然目前我国档案管理的水平已经有了很大的提高，但是依然有很大的不足，首先就表现在很多领导干部和档案管理人员观念落后，没有看到档案管理工作对于经济发展等方面的重要意义，仅仅把档案管理工作当做是抄写资料与管理资料这样简单的事情，没有认识到档案管理工作的价值，认为只要确保档案不丢失、不泄露机密就可以。在工作的过程中也存在懈怠、不够重视的情况，这种观念的落后也严重影响了工作效率，无法适应现代化的管理需求。

（二）管理能力有待提升

档案管理的相关工作人员很多都没有经过系统的培训和学习，对于档案管理工作没有经验，很多管理人员甚至对于档案简单的装订、整理、归集都不是特别的熟练，档案管理水平能力弱成了目前档案管理工作的突出问题。并且档案管理人员缺乏正确的管理方式，严重影响到了档案管理工作的效率和水平。

（三）档案管理硬件设施落后

根据笔者的调查，发现目前很多的企业和单位档案管理的硬件设施都比较落后，同时很多单位都没有设置专门的档案室，一些资料存放凌乱，并且很多资料由于放置的环境过于潮湿，长时间无人整理，甚至出现了潮湿、发霉的现象，使得资料不完整，没有办法正常的查阅，严重影响了正常工作的开展，甚至有些地方出现了资料丢失的情况，这样也就失去了档案管理工作的意义。

（四）档案管理制度有待完善

虽然目前国家制定了一些关于档案管理工作的制度，但是很多的单位并没有真正的实施，很多制度只是留于表面，缺失科学、合理的档案管理制度。而且像很多的档案借阅、查看、保密等方面的制度也并不完善，这极有可能造成造成资料丢失或者泄密等现象的出现。

二、有效提升档案管理水平的措施

科学的档案管理，是提高单位工作质量和效率的重要条件，是证明历史工作的一项重要内容。科学有效的档案管理也是衡量一个单位和企业管理水平的重要依据。因此我们要不断的提升档案管理工作水平，不断的更新管理人员的观念，提高档案管理工作人员的能力，建立健全档案管理的相应制度、完善档案管理的功能，从而提升档案管理的水平。

（一）提高档案管理工作人员的观念和能力

首先上级部门要优化档案管理工作人员，在选择、任命档案管理工作人员时，一定要仔细挑选，选择责任心强、观念先进、知识丰富、作风正派的管理人员。同时上级部门也可以不断的开展档案管理相关知识的培训，更新档案管理工作人员的观念，并能够熟悉基本的工作要求和流程，提高档案管理工作人员的工作效率。其次，上级部门也要不断提升自身的观念和专业水平，积极组织学习和研讨相关的专业知识，促进自身的不断进步[1]。

在工作中上级部门也要做到有效的监督，不定时检查管理员的工作情况，针对其出现的问题进行引导和更正，同时也要关心基层人员的日常生活和工作，及时发现一些情绪上的问题，并进行适时的疏导，使得档案管理工作人员能够以饱满的热情和态度投身到工作中来，从而有效的提高档案管理工作的水平，为促进单位发展，为社会提供更加有价值的信息资源。

（二）创新档案管理的方式

随着社会的不断发展，陈旧的管理方式已经过时，作为管理人员要不断的更新管理方法，比如要建立电子化的档案管理模式，在信息高速发展的今天，纸质资料已经无法满足档案管理的需求，因此管理人员应该促进档案管理的电子化，提高档案信息的可用率和共享度[2]。同时档案管理人员还要不断的整合库藏资料，对档案文档进行更新、整理，使其变得系统化、规范化，当有需要调阅时，便可以及时找到，也就提高了整个工作的水平和效率。

（三）加强硬件设施的建设

首先要争取领导要重视档案管理工作，使其充分认识到目前档案管理工作硬件条件上的不足，然后加大资金的投入，购置相应的设备，保证档案的保存、查阅、调阅等工作的有效进行。要设立综合性档案室，改变之前档案存放杂乱无章的情况，做到档案收集整理后能够存放于档案室，并由工作人员定期的进行打扫和整理，确保档案室的规整、干净和有序。

（四）建立健全档案管理制度

档案管理制度应该根据每个单位的具体情况科学、合理的建立，切记搞一刀切。在制定制度的时候，一定要遵循简单化、方便化、实用性强、可操作性强的原则。同时制度的建立除了要约束基层员工以外，也要做到能够约束到领导，因为领导是整个单位的带头人，如果不能很好的起到示范和表率的作用，则会造成整个管理制度失去其合理性[3]。其次档案管理的制度除了科学合理外，还应该是严肃的。这是由于该制度是管理部门自身制定的，制定的目的是为了提高档案管理的工作效率，如果在制定制度时，没有很认真的去做，或只是做了一些形式化的东西，那么这样的管理制度也是无效的。

最后在制定完规章制度以后，一定要保证能够有效的实施，做到赏罚分明，树立档案管理制度的权威性，从而为工作提供良好的规范和引领作用。

结束语

综上所述，要想提高档案管理的水平，就要不断的加强工作人员自身的素质教育和能力提升，不断创新档案管理的方式，使档案管理更加的科学、合理，同时档案管理工作也要跟上时代发展的步伐，并在此基础上完善硬件设施、建立健全相应的管理制度。总之要想提高档案管理的水平，还需要我们做出更大的努力，在工作中不断发现问题，解决问题，才能够保证档案管理工作长久有效的发展。