时间管理在员工自我管理中的重要性

（广东省东莞市路桥投资建设有限公司，广东 东莞 523120）

引言

企业的经济效益同工作人员个人能力之间有密切的关系，企业经济效益往往直接受到员工所创造价值的干预。然而，企业关于职工自我管理重要性的认识并不了解，如今，许多企业依旧采用传统的工作方式，职工个人工作积极性有所下降，员工普遍缺乏创造价值的意识，虽然工作时间相对较长，但实际工作效率并不高，原因在于工作人员并没有加强对时间的管理，设计的工作期间内所形成效益相对较低。故而，时间管理对员工自我管理而言至关重要，为此，如何加强员工自我管理，特别是时间管理便显得尤为重要。

一、时间管理的内涵

于过去、当下以及未来三个阶段之中，接连产生的不同类型时间，其过程形成的全部轨迹便是时间。时间最为显著的特点包含如下五个方面：时间具有不可再生性、不可逆转性、不可再生性、不可停滞性、不可伸缩性以及不可替代性。时间所具有的特点决定了其成为世界上最为稀缺也最为具有价值的一类资源。

时间作为一种稀缺资源于企业管理工作中的作用至关重要，且是不可追回的资源，时间资源对企业而言具有不可替代的重要性以及价值。所以，关于时间的管理便至关重要。

当然，时间管理并不仅仅是针对企业生活生产经营期间与工作期间予以管理，同时牵涉管理的业余时间以及家庭时间。换言之，时间管理也关乎如何合理分配以及运用生活之中的所有时间。

二、时间管理的发展历史

（一）时间增加与备忘录

如果当前工作任务过于繁杂且呈现多样化，而工作人员工作时间相对较少。所以，员工为了完成上级布置的任务，便通过加班的方式，即延长工作时长以获得完成工作的时间。将完成的工作项目通过罗列清单的方式加以列举，在完成一项工作之后，即将某项工作删除或是划掉，便是备忘录。借助该类型方式管理以及配置时间，该阶段时间管理有备忘录，然而管理计划缺少，其重点为并没有计划，而是在开展详细工作的过程中再加以记录。

（二）工作计划与时间表

工作人员在开展工作前期，编写时间清单，于清单之中详细记录各项工作以及人物的内容以及完成预期需要的市场，以便自身能够在预定时间内有效完成工作任务，该方式也可称之为行事历时间管理方式。该阶段时间管理，管理计划获得进一步的健全，能够依照既定的规划开展各项工作。但工作目标缺乏，其问题在于并没有针对工作的价值以及工作原因加以衡量。

（三）排列优先顺序

于限定完成工作任务的期限内，因为工作任务量过于繁重而造成无法完全完成的情况下，需要与企业管理人员进行沟通，以便针对现行实际管理内容予以科学的修改，可优先针对工作任务加以取舍，之后针对其顺序加以排列，排序期间，可运用四象限方式加以排列。

（四）将重要性作为导向

经济学家帕累托提出二八定律即不同类型是可以将其细分为如下两个部分，一种是关键的少部分，另一种是普通的大部分。换言之，便是80%的结果是通过20%的努力所获取的。于某一阶段特殊事件范围内，人们的注意力处于高度集中的状态，这一时间段工作人员的办事效率可达到最高。

不同阶段时间管理理论的价值各不相同，时间管理演变的方式也从浅入深，呈现逐渐完善的流程，依旧有许多可以借鉴的部分。

三、时间管理具体方式

（一）时间“四象限”法

美国经济学家科维提出时间管理理论，即时间四象限法，其认为可以根据事件的紧迫程度以及重要程度将工作内容细分四项内容，在完成划分之后，基本可以形成四个不同的象限，分别代表事件的紧急程度：第一象限代表不仅紧急，且极为重要的活动，包括关键会议、活动以及项目的谈判等。第二象限代表虽然并不紧急，但是十分关键的事情，例如公司培训活动、职工学习活动。第三象限，为时间并十分紧迫但并不重要的事情，例如并没有价值的电话以及朋友、同事或是企业之间的应酬活动等。第四项，即为不重要，时间也不紧迫的事情，例如不同类型琐碎的事物、没有价值的广告以及同事之间的闲聊等。

普遍情况下，第一象限作为不仅时间紧迫且极为重要的事件，必须优先予以解决；第二象限，因为有足够的时间作为准备时间，应在准备充分之后开展，以保证事务的质量；第三象限，则是没有价值但较为紧迫的事物，针对该类型事务应采用合理的方式加以规避；第四象限，即不重要也不紧急的事务，该类型事务对工作以及个人而言没有明显的帮助以及作用，应尽可能学会舍弃，并尽量避免进行该类型实现。

就回报程度而言，四个象限之中，显然仅第二象限中的事情最为重要，且为职工留下充足的时间作为准备。故而，通常情况下，企业第二象限的投资回报率达到最高。而投资第二象限的事务保证有效性，需要符合如下几个关键要求：

需要以事务作为核心，并能够采用灵活变通的方式，保证功能平衡、以人为本以及和谐一致。

将第二象限的事务作为核心开展日程安排，自我管理具体包含有如下四个重要流程：明确角色、设计计划方案、滚动调节、付之于实践。该类型时间管理方式普遍是将人际关系以及事务最终结果放在首位，而将时间置于第二位。

（二）GTD 方式

GTD 方式首次出现在美国学者戴维·艾伦所编写的管理学书籍《Getting Things Done》。该方式的原则在于经由记录的形式个体把自身思维中的不同类型任务予以转移。通过该操作方式，思维之中针对不同类型所必须完成的事物调整，能够针对目前正在开展的工作投入足够的集中力以及精力，通过该方式，职工个人工作效率将得到显著提高。该方式具体包含有如下五个步骤与流程，包括汇总、整理、组织、回顾以及落实。

企业工作人员结合每年年度下达的目标任务，针对任务加以分析，规划在具体的时间段需要完成的任务，依照时间流程设计后续落实的规划，集中既有的精力，高质量完成当下工作任务，使得工作效率得到显著提高。

四、合理控制时间的途径

作为职工，在工作中应有意识地调节个人工作态度，加强针对事件的管控，使得在既有的工作时间内最大程度提高个人工作效率。具体可采用如下途径：

第一，改变能做态度。工作态度不同，工作结果自然也会存在差异。职工若能以积极的态度面对工作，贯彻积极的信念，掌握工作期间遇到的机会，并积极为自己创造更多展示自身价值的机会，则能够在既定的时间内完成更多的工作，使得自身整体工作效率得到显著的提升。反之，如果工作态度消极，得过且过，则工作效率自然会下降。故而，企业职工应学会自我调节，能够以积极的心态面对各项工作。

第二，戒除不良习惯。部分工作人员在实际工作之中，普遍存在不同程度的不良习惯，例如通过闲聊等方式消磨时间。学者德鲁克表示，有效性属于一种后天养成的习惯，也是一种实践的综合，不管是何种个性的职工最终都可以学会有效性。所以，企业职工在实际工作中，需要有意识地戒除不良习惯，并通过重复积极地完成工作以逐渐形成良好的生活习惯。

第三，主动排除干扰。日常工作期间，企业员工难免源自不同方面的干预。作为企业职工应具备主动排除干扰的能力，可以寻找与判断造成干扰的主要原因，并通过合理的方式排除干扰，以加强对事件的管理，从而提高自身工作整体效率。

第四，细分事件的紧迫与重要程度。员工在日常工作之中，需要提前做好规划，明确不同事务的重要性、紧迫性，能够细分不同事务开展的先后顺序，对提高职工工作效率而言，同样具有积极意义。

结束语

企业职工利用时间管理，可以完成对自我行为的管理，自我管理属于管理工作的理想形态，也是企业管理工作的最高境界。经济全球化发展的背景下，我国在世界上的话语权不断增加，经济发展也无法脱离人才的竞争。所以企业需要重视对人才自我管理的引导，通过GTD 方式以及四象限方式，帮助员工架起那个时间管理，提高工作效率。