信息化背景的事业单位财务档案管理新思路

（山东省淄博市淄川区综合行政执法大队，山东 淄博 255100）

引言

科技的进步让财务纸质档案被电子档案虽取代，成为现如今事业单位财务档案管理的优选，电子档案占用空间小，方便，成本低等特点能更好让档案管理人员完成管理工作，信息技术还可以让财务档案更加整洁清晰，进行查阅的时候也会比纸质档案更加方便寻找。

一、树立信息化财务档案管理正确理念

以往传统的纸质档案进行保存的时候比较麻烦，而且易丢失和损坏，电子档案可以在不占用空间的前提下进行多种类资料的保存，而且随时可以进行备份保存，还可以实现随时随地提取财务资料进行查阅，电子财务档案相较于传统纸质档案还不易丢失和损坏，财务档案的完整性可以得到保证，电子档案还可以减轻管理人员的工作量，让工作人员可以提高自己的工作效率，提高资料的利用率。

在实际的事业单位财务档案管理当中，有着一部分的管理人员并没有意识到财务档案管理工作的重要性，对于保存资料的完整不够重视，甚至有些事业单位还在使用传统的纸质档案进行财务档案保存和管理。为了顺应时代发展的需要，事业单位的财务档案管理一定要采用信息化管理，相关管理人员要树立正确的信息化财务档案管理理念，将信息化档案管理作为首选，事业单位的管理层也要对其有着足够的重视，增加对于财务管理的资金投入，保证信息化财务档案管理的硬件设置可以达到标准，脚踏实地的完成信息化财务档案管理。

二、制定合适且完善的信息化财务档案管理制度

管理工作顺利进行的前提就是有着完善的管理制度，合适且完善的制度是事业单位的管理工作质量的保证。事业单位的发展前途受信息管理工作的影响，所以这项工作的重要性不言而喻，随着我国经济实力的增强，我国的事业单位的规模也在随着扩大，单位的财务管理工作难度自然加大，要想跟上事业单位的发展脚步，为单位的快速发展奠定基础，相关的信息管理制度一定要进行改革和优化，保证单位的管理水平的不断提高。

对于以往管理制度的改革和优化要从信息化入手，管理人员要把信息化技术真正融入到管理工作中去，利用信息化技术实现对管理工作水平的提高。第一步，制定合理的管理工作流程，让管理工作的运行变得标准化，条理化，这样可以避免管理工作的有序进行，进行工作检查的时候也可以迅速发现问题的所在，从而达到优化资源配置，减少管理成本的目的。第二步，要对需要管理的档案进行分类标签，且规定资料的重要程度，根据重要程度的不同进行不同规格的管理工作，这些差别体现在管理年限等方面，一些比较重要的事业单位机密只能管理层才能进行查阅，确保管理工作安全性的同时让管理的各项工作有章可依，有据可循。第三步，事业单位可以制定管理工作的奖罚制度，单位应当有这一个工作准则，这个准则作为工作人员的工作标杆，更是对工作人员的一种约束，若是负责的工作长时间不出现差错，单位可以对其进行奖励，这对其他员工也是一种表率作用，若是出现了明显错误，单位也要对其进行严格的惩罚，毕竟财务资料的管理工作是非常重要的，若是出现错误会造成比较严重的后果。经过这三步的改革和优化，就可以形成严谨的管理体系，让整个管理工作都可以科学有效的开展。

三、培养财务档案管理人员的基本工作素质

要想做好事业单位的财务档案管理工作，就要保证管理工作人员的专业水平和工作素质，现在事业单位存在的问题就是很多管理人员的工作水平和工作素质还停留在传统的纸质档案管理层面，在接触信息化管理之后因为不熟悉信息化管理的操作模式，导致实行信息化管理之后的工作效率不增反减，完全无法体现出信息化管理的优势，为了解决这样的问题，事业单位管理层要对管理员工的专业培训引起重视，管理层要可以让一些工作经验足的老员工进行信息化管理工作的学习，在学习完之后对其他员工进行培训，当然若是时间比较紧迫，还可以直接外聘信息化管理工作人才，让其对员工进行教导，教导的内容要顺应时代发展的潮流，而且不单只是进行操作方法的教导，还要培养管理人员的综合工作能力和基本工作素质，让员工可以根据工作情况的不同做出调整，增强员工工作的灵活性。在进行管理工作培训的时候也要讲究方式，要循序渐进，分层次进行培训，领导层还可以对培训效果良好的员工进行奖励，增加员工参与培训的积极性，尽快地成为能适应信息化管理工作的员工，为事业单位的财务管理贡献力量。

四、完善财务档案管理信息安全系统

财务档案管理工作向信息化技术靠拢的趋势已经成为必然，所以事业单位的领导层要努力将单位的管理工作实现信息化，但信息化也是存在这一些安全性的问题，网络上存在着一些无法根除的病毒程序，这些程序会侵入单位的电脑，窃取单位财务信息并对其造成损害，对事业造成严重的后果，所以一定要完善财务档案管理信息系统，保证电子财务信息档案的安全。首先，对于财务档案信息的访问权限要严格把控，对于保存的电子档案传输时要进行加密，某些非常重要的机密档案要进行多重加密，进一步提高档案的安全性。事业单位最好聘请网络安全专家协助管人员进行管理工作，并且在进行员工培训的时候对其进行网络安全方面的培训，帮助员工树立良好的安全意识。

结语

总而言之，信息化财务档案管理有着传统财务档案管理无法比拟的优势，不但可以减少工作成本，还能不受空间和时间的约束，随时随地的进行资料的查阅，对事业的发展前景有着非常好的促进作用。选择信息化财务档案管理，才能让事业单位的发展跟上社会进步的脚步。