档案管理模式研究述评——基于英文文献的分析

连明德/成都飞机设计研究所

为了对档案资料进行妥善保管和合理利用，需要应用一定的理论思想、管理方法和管理制度等，所应用的档案管理理论思想、档案管理方法和管理制度等统称为档案管理模式。了解国外档案管理模式研究的进展情况，对于推动新时代我国档案事业发展具有积极作用。本文选取SSCI、Science Direct和LISA（Library and Informa tion Science Abstract）三个数据库进行检索（检索时间为2019—1—12），限定语种为英语，得到64篇有效论文，将论文的年份、作者、关键词、所发表的期刊、作者所属的研究机构等信息进行统计，并结合论文内容进行分析，寻找国外研究的共性特征，以把握国外关于档案管理模式研究的情况。

1 国外档案管理模式研究的特征分析

第一，考察文章发表的时间，发现三个数据库中收录最早的关于档案管理模式研究的论文出现于1986年[1]，此后6年里没有相关的论文发表，1992年开始才有少量文章发表，总体而言20世纪90年代相关研究较少。从2001年开始论文数量逐渐增加，到2012年进入高速增长期，此后的几年每年论文数量都在5篇以上，可见这一时期是档案管理模式研究的集中期。

第二，考察作者情况，发现国外关于档案管理模式研究的论文主要来自21个国家，美国的最多（10篇），韩国的其次。可以明确作者单位的有56篇，来自高校的有51篇，并且大部分都集中在信息科学技术学院、信息管理学院、图书情报学院和历史学院等，这与上述学院开设文件与档案管理、信息管理等相关课程密切相关；美国的阿拉巴马州立大学、亚利桑那州立大学等州立大学，马来西亚国民大学，澳大利亚莫纳什大学以及南非大学都是研究集中地。Zawiyah M.Yusof和McKemmish Sue是该研究领域的专家，发表的论文都在3篇以上。

第三，考察文章主题，可以看出“档案管理”“电子文件”“文件保存”“信息系统”等主题是国外档案管理模式研究的焦点。关键词在一定程度上揭示了文章的主要内容和研究主题。对64篇论文的关键词进行统计，发现“档案管理（Records Management）”“电子文件（Electronic Records）”“模式/模型（Model）”“档案管理模式（Records Management Model）”“文件保存（Record Keeping）”是排名前五的关键词。此外“档案管理”“模式”“电子文件”“文件保存”“信息系统”的出现频率也比较高，这在一定程度上说明了信息技术发展对档案管理模式研究具有重要影响。

2 国外档案管理模式研究的特点探讨

2.1 档案管理模式研究注重实践分析，在技术层面和应用层面有广泛的研究

在档案管理模式研究领域，国外绝大多数学者都是从实践角度出发进行研究，研究纯理论的文章很少。国外学者通过构建各种模型来阐释档案管理模式。马来西亚国民大学的MokhtarUmi Asma和Zawiyah M. Yusof等认为分类是文件管理的核心，据此提出基于功能的分类模型用以管理马来西亚公共机构的电子文件，简化了检索、评价和处理文件的过程[2]。他们介绍了马来西亚Syariah法院电子文件管理实践，分析了该法院现有的电子文件管理模式，具体说明了分类方面的问题，并揭示了E-Syariah系统只是为存储和检索目的而设计的，没有考虑分类功能，不适合用来进行电子文件管理[3]。还将文件管理模式分为功能性模式和概念性模式，并对现有的档案分类模式进行讨论和评价，评价结果成为提出新的档案分类模式的依据之一[4]。

Darin Nikolowa等学者研究了波兰国家数据存储项目中分布式环境下数据存储服务质量（QoS）管理的方法，认为QoS管理需要考虑存储设备异构性、动态变化的数据访问模式、客户机的并发性和存储资源的共享等条件，是一项具有挑战性的工作。当考虑使用云等虚拟化环境和共享资源的分布式计算环境时，问题变得更加复杂。他们提出一种新的存储QoS管理模式，并描述了该模式在波兰国家数据存储项目中的实现[5]。

西班牙的Solana Pedro和Perez Daniel描述了在核能部门应用于文件管理的安全模式，在经验的基础上，分析该模式对文件安全管理的积极作用，并推广该安全管理模式，以解决档案系统、协作环境下的安全问题[6]。

2.2 关注技术革新对档案管理模式的影响

国外的研究特别关注技术革新对档案管理模式的影响，近年来重点关注电子文件和电子档案存储与管理，在检索到的64篇论文中就有38篇是研究电子文件和电子档案管理的。1997年，美国的Alan Kowlowitz和Kristine Kelly敏锐地意识到在商业行为日趋信息化的环境下，组织越来越多地根据电子信息来制定决策和进行管理，因此对组织产生的电子文件进行系统管理十分必要。他们建立了一套工具和系统原型，工具将基本的电子文件管理需求集成到应用程序开发计划中，并纳入信息管理系统的设计；系统是综合文档管理和工作流程管理系统，能够实现电子文件的访问与分析，并且可以捕获电子文件的流转信息和归档记录[7]。

国外学者的研究主要集中在电子文件和电子档案管理系统、元数据、档案数据库，以及云计算、文件管理向数据管理转变上。如，美国亚利桑那州立大学的Johnston G.论述了在档案管理系统的设计质量问题，讨论了在信息系统开发中使用的三种模式，研究了DIRKS和ISO 15489两种管理模式，并进一步探讨了这些模式的优缺点[8]。加拿大的Fresko M.介绍了2008年更新后的欧洲电子文件管理模式（MoReq 2008），认为这是电子档案管理系统开发和运行的新模式[9]。英国阿伯泰大学的LAVALLEE R. E.提出一个电子文件保管系统可以包含多个源系统，可利用不同的数据模型和分类方案存储电子文件；文件管理代理与源系统通信耦合，通过文件管理代理来检索源系统中的电子文件记录和更新源系统中的索引[10]。意大利的Mauro Guerrini和Tiziana Possemato认为远程数据访问（RDA）使得类似于机读目录数据的简单平面数据格式已经不足以表达文件实体之间的关系，因此提出了新的数据编目模型和链接，分析了多种元数据格式的远程数据访问，并提出了采集元数据应趋向于采集有效数据的理念，以实现从文件管理到数据管理的模式转变[11]。

2.3 对特定领域档案管理模式的研究较多，并关注专业档案

早在2004年，德国学者Wendt联合其他3位学者开发了一个医疗信息系统建模工具——3LGM2工具，利用该工具分析莱比锡大学医院（UKLa）信息系统各部分建模的过程。学者们还建立了5个病人档案归档的子信息系统模型，以支持创建一个新的文件管理和归档系统。印度的Millham Richard指出云计算具备为客户提供低初始成本、可伸缩以及优化使用和共享计算资源的能力，进而指出南非医疗保健领域的病人档案数据管理云计算模式在云计算领域尤其受到关注的原因是云计算共享患者数据以优化患者转院过程，并能视需要分配医疗资源，提高了数据共享的能力、保障了数据安全[12]。德国海德堡大学的Heinze Oliver和Bergh Bjorn认为电子健康档案管理需要加强权限管理，为此引入权限管理的信息模型，可以使患者在远程授权访问，并可以设置相关的限制参数来进行精准的访问控制[13]。瑞典的Huvila Isto等强调个人档案中背景信息的重要性，从三个案例（声音艺术家的个人信息管理实践、研究生个人的学术论文档案管理、瑞典档案机构的个人档案管理）的研究出发，讨论文件连续体模式的适用性及其泛化和连续体管理思维，解释个人档案不同背景信息的重叠和演变以及对个人档案管理实践的影响[14]。韩国的Kim Giyeong从政策科学的角度，采用两种不同的案例研究方法进行分析，以基层官僚组织模型分析韩国军队档案管理系统，用政策网络模型分析韩国军队档案管理人员，认为在分析涉及多个行动者的政策实施案例时，基层官僚模式存在一定局限性，在需要改进的问题点十分明确的情况下政策网络模型十分有效，最终提出了针对韩国军队档案管理的一些改进措施，如制定与政策机构（如国防部）的中长期发展规划相匹配的档案管理系统建设中长期发展计划、制定档案管理制度、做好档案管理人员的培训等[15]。

3 若干启示

3.1 加强应用层面和技术层面的研究

国外档案管理模式研究注重应用层面的研究，如验证档案管理模式的适用性时，会成立相关的项目组、花费数年时间进行验证，再根据验证结果决定适用与否，经过实验验证的档案管理模式具有较强可推广性。我国档案管理模式大多是在开展工作的过程中积累并起来的，具有很强的地域性或部门特色，其“普适性”不强。今后应当注重档案管理模式的“普适性”、可推广性，集多种档案管理模式之精髓，形成通用性较强的档案管理模式，实践部门可根据实际情况进行微调或优化，这样做能够降低档案管理模式推广的成本。

提供技术支持是实现档案科学管理的必要条件，特别是在档案管理由“管文件”向“管数据”转变的当下，需要信息技术的支持，而建立优质的档案管理系统是体现技术支持的关键所在[16]。国外从档案管理系统的概念框架、系统模型、数据库建设、系统检索、系统授权、数据共享、用户维护等方面进行了全面研究，为档案管理系统的建设提供了有力的支持。我国也有很多关于档案管理系统的研究，但聚焦于技术应用层面的比较少，多数研究只是基于理论框架进行设计开发，缺乏相应的技术支持，会导致系统功能缺陷。因此，加强档案管理系统建设技术层面的研究十分必要。

3.2 扩展研究领域并加强学科融合

在大数据以及档案管理模式逐渐从文件管理向数据管理转变的大背景下，档案管理领域面对着需要管理海量数据的难题。海量数据来源于各行各业，涉及多个领域，且各领域的档案数据都各有特色，数据形成、数据结构、数据格式、数据管理要求等也各不相同。开展档案管理时需要考虑多种因素，如数据的价值、分类方式、需采用何种方式存储和处理以及权限设置等，因此必须扩展研究领域，了解和分析不同研究领域档案数据的特点和管理需求，才能有的放矢地开展档案数据管理。国外档案管理模式的研究涉及医院、高校、企业、社区、军队以及个人等不同领域，对我国相关领域的档案管理模式选择提供了借鉴。

大数据背景下，档案数据管理的科学化和规范化应该以档案数据标准为支撑，档案数据标准的制定必须以熟练掌握数据的内容和性质、产生和变化情况等为基础，即要进行数据的前端控制和全生命周期管理。这离不开对数据来源学科知识的认识与理解，更离不开信息技术的支持，也离不开管理学等学科理论的指导。只有加强不同学科之间的融合，对各个学科的技术、理论以及产生的数据进行有针对性的研究，才能真正了解不同来源的数据特点，将其管理需求纳入档案数据管理标准，融入档案数据的管理要求，进而选择合适的档案管理模式。