加强土地确权登记颁证档案管理的若干举措

黄全来/杭州市萧山区档案局

土地确权登记颁证档案是事关广大农民群众切身利益的重要民生档案。当前，加强确权档案管理是贯彻落实“完善基层档案管理制度，强化档案服务功能”的要求、高水平推进档案工作服务农村基层社会治理的重要举措。杭州市萧山区档案局高度重视确权档案管理工作，在区农村土地承包经营权确权登记颁证工作之初即争取被纳入工作领导小组，并抽调骨干力量全程参与工作。

1 加强源头管理，确保档案形成质量

区确权办在整个土地确权工作开展过程中，始终高度重视相关文件材料质量问题，在每次的业务培训会上都特别强调要注释文件质量。还专门通过招投标，由监理单位专业人士对整个土地确权工作进行监理，日常检查中也经常抽检各镇村及作业单位已经形成的文件材料，对其中不符合标准要求的及时发出监理通知书，提出整改要求。整体工作不以进度作为唯一标准，而是严把质量关，使得最终移交档案中介公司的文件材料错误率较低。

2 加强过程控制，确保档案收集齐全完整

区确权办在每次土地确权工作推进会、培训会上，都特别强调土地确权档案的重要性，要求各镇村、作业单位加强对相关文件材料的管理，平时注意做好保管工作，保证文件安全；并要求各单位严格执行《浙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》（以下简称《档案管理办法》），做好档案的收集和保管工作。

整体工作接近尾声时，区农办、区档案局等部门按照《档案管理办法》规定，制定统一的土地确权档案资料移交清单；在办理交接中，交接人员严格按照清单进行逐类逐份清点，做到账实相符、没有遗漏。

3 加强归档管控，确保档案整理标准规范

为高质量完成土地确权档案整理工作，区确权办申请专项资金，通过招投标引入技术力量过硬的档案中介公司进行规范整理。在招标文件中，对相关技术标准及验收要求进行明确；中标后，督促中介公司及时制定《杭州市萧山区农村土地承包经营权确权登记颁证档案收集整理、数字化扫描加工项目实施及保密工作方案》，参照国家、省、市相关标准要求和文件精神，对确权档案的收集整理、数字化加工相关操作流程和技术规范进行详细规定，并保证中介公司切实按照方案开展相关工作。

档案整理过程中，区档案局、档案馆加强联系沟通，积极开展监督指导，从组织架构、场所管理、移交流程、安全保管、整理标准到页码编制、目录打印、盒脊编写等等都全过程参与，确保确权档案符合相关标准规范及进馆要求。

确权档案完成整理后，经区档案馆提议，区农办委托第三方测评机构对档案实体和档案数据按照20%的比例进行抽检，并督促中介公司对抽检中发现的问题进行及时整改。整改完成后，农业部门、档案部门联合对档案项目开展专项验收。

4 加强协调合作，确保档案绝对安全

在土地确权工作开展过程中，区确权办多次强调确权档案资料的安全保管问题，要求各镇街、村及作业单位加强安全管理，坚决杜绝档案损毁、丢失等情况发生；因图纸属于涉密档案，区确权办反复强调相关数据的安全管理，要求经手人员时刻绷紧安全这根弦；办理移交过程中，区确权办对移交流程进行专门规定，要求必须先经镇村自行清点，再由档案中介公司进行清点，确保移交单填写数据与实际接收资料相符；区确权办还对运输车辆、参与交接人员等进行了专门要求。

区档案局专门对档案中介公司的加工场所进行检查，要求相关单位对场所安全进行严格管理，签订安全保密协议，制定安全管理制度，安装摄像头、配备灭火器等设施设备，个人物品如手机等禁止带入加工场所，确保档案实体安全；对开展数字化使用的计算机端口进行封闭，确保数据安全；在移交进馆时，区档案馆再次对档案进行全部清点检查，确保档案数据规范、档案实体无缺漏、账实相符。