信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新路径分析

（天津市河西区住房和建设委员会，天津 300204）

当前世界科技飞速发展，不断的新技术应用到社会生活和社会生产之中，尤其是信息技术的应用给人们的生活带来了巨大的改变。在我国社会不断信息化的环境下，对于办公室的文案管理要求逐渐增高，带来了巨大的挑战。

一、推进办公室文书管理工作信息化的必要性

信息技术的不断发展，加快社会各行业的工作效率和制度革新，也使得其在许多领域都有了较大范围的普及。在机关事业单位的文书档案管理中应用信息技术，可以使档案的管理者更快的去收集、整理、归纳和分析，更让档案查阅和使用的效率大大提高，而利用数字化系统进行在线浏览更是为这些使用提供了相当的便利，尤其是单位各分支机构的信息交流。通过网络云储存技术的应用，能够让文书档案保存更具完整性和安全性；也为外派的机关人员提供便利的信息下载、分享和传递功能，使得档案的使用效率得到相当大的提升。

二、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新路径

（一）创新工作制度

要加强文书档案管理的制度建设，明确档案管理的目标、任务和标准，完善、规范文书档案管理制度，建立明确的分工体系，实现责任分工化、人物明晰化。办公室人员在接受一份文书后，需要准确了解文书档案的流动，对文书档案的安全负责。要做好协调管理，在思想上达到共识，在工作中相互指导、服务，提升工作效率。重视员工工作经验积累，不断地改进和完善管理手段和方式，这对工作效率的提升将起到重要作用。

（二）加强精细化、流程化、标准化管理

管理编制文书档案要按照“标准统一、上下一致”的原则，创建科学的文书档案管理系统，使档案管理信息技术化、标准化充分体现。规范管理办公室文书档案，并将档案进行科学的密级分类，根据文件的机密等级严格建档管理工作，明确收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁等归档顺序，按照相应的规章制度，严禁细致地对档案进行分类与归档。需要指出的是，要双重备份档案的文档版与电子版，采用机读模式管理检索式的文档，要确保文书档案保管的完整安全，并方便查找和归档。普通文档建立检索系统可建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等关键条目，方便有针对性地进行查找借阅；重要文档检索系统除纸质原始文件，还要建立电子备份文件，避免因意外造成电脑信息缺失或泄密情况。

（三）提升档案管理的安全性

提升数字化文书档案管理的安全性应当从以下几个方面开展：第一，进行数据备份。在文书档案的管理中，为了保证数据资源的完整性与安全性，应当对所有录入的信息进行备份，以便于应对原档案或者数据丢失的情况。第二，采用最新杀毒软件保证数据安全。不法分子利用病毒入侵计算机将会给档案管理工作造成严重的不良影响，有可能导致档案信息的丢失，或者是导致其被篡改。因此要定期对计算机系统进行及时的杀毒，还要采用最新版本的查毒软件，以更好的保证文书档案信息的安全。

（四）加强对工作人员的培训

在信息社会下，发展速度越来越快，信息量不断增大，并且这种趋势越来越明显，办公室文书档案管理工作是信息化社会的一个缩影，同样存在着这种趋势，这就对办公室文书档案管理人员提出了较高的要求，相关的人员应该从自身技能出发，对照现代社会中所需的技能，在欠缺的地方加紧努力，单位也应该对员工进行定期培训，做到哪方面短缺就在哪方面培训，这样才能不断适应信息化社会的要求，摆脱办公室文书档案管理工作与信息化社会脱节的困扰。

（五）不断更新信息化技术

在管理文书档案时管理人员也要升级落后的信息技术，建立电子档案以及网络档案资源库。第一，利用计算机做好相应的档案信息统计任务，提高计算机档案管理效率，最大程度的减少失误。第二，结合相关的软件建立相关的电子档案，将多样化的信息如图片、声音与视频等档案统一收录在一起，保证档案的真实与完整。第三，建立网络档案资源库，整合各个部门的档案并输入到资料库中，便于搜索与归类档案，尽可能将人为查阅档案出现的泄露、丢失以及其他问题减少，突破了时空统计档案的情况，让企业人员能更加便捷地查阅档案。第四，建立比较严密的安全监控系统，利用网络密匙、访问权限等做好监管工作，保证档案的严密性。同时，还要做好电子档案备份工作，技术更新检查档案信息，避免出现档案丢失问题。

结束语：

在信息化发展非常快速的时代，办公室文书档案管理工作也应该随着社会进步而进步，而不是单纯的进行档案的分类或者是汇总。这使得办公室文书档案工作面临很多挑战，并且从现实情况中可以看出办公室对于这种转变还不能很好地适应，但是这种环境下的办公室应该怀揣着挑战的心态来积极主动的进行改革，而不能安于现状。