积极探索新模式，做好新时期测绘档案管理

（河南省郑州市中牟县自然资源局自然资源所，河南 中牟 451450）

随着全球信息化水平的提高，测绘地理信息服务领域的拓宽，测绘档案成果在提供应急服务等方面的作用也更加显著，同时对测绘档案成果的保密管理要求也提出了更高要求。测绘档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。

一、存在的问题

（一）工作人员认识不足。在实践工作中我们发现，一些测绘人员和测绘档案管理人员在认识上存在一定的问题。他们错误地认为，在科技发达、网络交流频繁的今天，保密工作已经难以进行了，认为现代社会已经是处于“有密难保、无密可保”的状态，并且在整理档案的过程中没有对废旧档案进行合理处理或者是将一些涉密档案进行擅自处理。因此，也就导致泄密事件的发生。

（二）由于我国还处于社会主义发展阶段，因此，难免会出现法律不健全的问题。一些想要窃取机密的敌对分子利用我国现阶段对外开放的局势，利用法律漏洞运用各种手段，采取多种途径肆意搜集各种情报，加大了泄密的可能性。

（三）测绘档案保密管理中还存在没有严格管理制度的问题。没有健全的测绘成果档案的相关管理制度，尤其是在成果利用方面，没有严格的规定，使得测绘档案存在泄密的风险。

（四）随着计算机网络的普及，现代的测绘档案管理大部分是依靠计算机网络技术进行的。但是，我们发现，不法分子在窃取情报的时候往往会利用高技术的计算机技术进行，这就给我们的工作提出了更高的要求，也让我们认识到在档案管理中我们存在技术落后的问题。

二、管理原则

（一）对于测绘资料档案的管理，一般而言有五项基本的原则：首先，对于档案资料的管理，需要遵循统一管理的原则；其次，在档案资料管理的过程当中，需要遵循标准化的处理原则；其三，对于档案资料的管理，需要遵循独立管理的原则；其四，在档案资料管理系统建构完毕的同时，要实现档案资料的共建共享；最后，保证档案资料管理系统的安全性与稳定性，也是管理过程中必须遵循的原则。

（二）一般而言对于不同类型的测绘资料档案，都必须及时的整理，并由档案室进行统一的分类、归档，任何部门或是个人都不能擅自使用这些档案。而对于完成归档的档案，则可以通过本单位的局域网进行查询，并在一定程度上实现资源的共享。

（三）对于测绘资料档案的管理，并不是单纯的对资料的一种保管，主要是出于更好的利用测绘的资料的目的。通过制定符合本单位测绘资料档案管理的具体方案，不仅能够使得档案的管理人员可以快速的查阅相关档案的资料，而对对于非档案管理人员，也可以轻松的获得所需要的资料，以达到最大限度挖掘现有资源公用的目的。

三、解决对策

应该加强对档案管理工作的重视程度，建立规范合理的管理制度，对档案管理工作形成有效约束。加强对档案工作的领导，不断扩大《档案法》和《档案法实施办法》等相关法律法规的宣传范围，建立符合各部门单位特点和档案管理实际的科学的管理制度。

如何健全各项档案管理制度呢?我们可以通过完善档案安全防范机制、档案保密机制、管理人员岗位责任机制以及档案查阅利用机制等来规范档案管理工作。合理有效的规章制度能够保证档案管理活动顺利开展。进一步完善管理体制，明确的分工和分级机制能使档案管理工作呈现井然有序的局面。应该加大对于档案管理的经费投入，各级部门必须依据档案法律法规，将档案工作的经费开支纳入预算中，加强对档案室等基础设施的建设，改善档案管理工作环境，引进先进设备提升档案管理的工作效率和科技水平，建立高素质的档案管理人员队伍。建立合理的奖惩机制，对于工作认真的工作人员应该给予一定的奖励，调动员工积极性。反之，对于消极怠工，工作不上心的工作人员应进行批评和惩罚。

想要提升档案管理人员的素质，就要加大对档案管理人员的培训、有关部门可以经常开展一些培训活动，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进技术和经验，树立档案管理工作人员爱岗敬业的优良品质，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养应对新时期档案管理工作需求的人才。拥有良好的责任和意识和对档案管理工作的热爱是做好档案管理工作的前提。而敬业精神来自对档案管理工作重要性的清醒认识，明确工作目标。档案管理工作重复单一、简单枯燥，难以激发人的热情和积极性，这更要求档案管理人员淡泊名利、兢兢业业、甘于寂寞、踏踏实实将工作做好。档案管理人员还应具备相应的专业知识和技能，才能更好地完成档案管理工作。档案管理工作的专业技能包含运用现代科学技术手段以及档案整理规范、设备的使用、档案管理相关法律法规等。建立计算机检索系统，将档案文件进行数字化后录入到档案文件数据库中有利于对信息资料的保存和管理，相较于传统纸质档案管理工作减少了大量对档案文件进行整理、归纳、搬运等工作。将档案转化为信息文件后不需要担心对于文件会像传统档案文件一样破损，提升了档案文件的完整性。而且利用互联网技术可以促进信息资源的资源共享，提升文档资源利用率，提升社会效益。当然这也要求档案管理工作人员不断提升自己的知识水平来应对各种高新技术。

对于测绘资料档案的管理而言，首先我们需要明确管理的目的并不单单是为了保存，更是为了方便利用资料，以创造新的价值。就测绘资料档案管理本身而言，它一门系统的科学，随着GIS 及计算机技术的发展，基础地理信息数据能越来越多的应用到人们生产生活的各个领域，测绘资料档案的信息利用价值及其在社会主义经济建设中的重要作用也越来越得到人们的重视。而在实际的工作当中，还需要在管理手段及方法上进行进一步的创新，特别是测绘资料的数字化、可视化是未来的发展方向。笔者认为只有不断的融入新技术，不断的创新，才能充分发挥测绘资料的独特优势，才能将测绘档案的管理功用发挥到最大，为国家的经济建设服务。