机关档案管理信息化建设探究

胡向军 刘晓琴

【摘  要】无论是政府机关，还是国家企业、民营企业，在进行经营和管理过程中都少不了对档案信息的分类、分析、管理及处理，所以档案管理便成为了政府机关及各类型企业管理体系的重要组成部分，由此可见档案管理的重要性。而档案管理信息化建设不仅能够提高档案管理工作质量及效率，还能够促进机关档案管理信息化发展和完善整体机关管理体系，理应得到重视及关注。对此，本文根据相关文献，结合相关工作经验，并使用理论分析、案例分析及逻辑分析等方法，对机关档案管理信息化建设进行了深入分析。

【关键词】机关档案管理;信息化建设;重要性;问题及措施

引言

档案管理实质上就是对人员档案信息、文件信息及技术信息等进行系统化管理的过程，在很多政府机关及企业中都设置了档案管理部门，并逐渐完善了档案管理体系，使档案管理作用得到充分发挥。有文献显示，在机关档案管理中实现信息化建设，能够在完善档案管理体系的同时，提高机关档案管理水平，并对政府机关的整体管理质量提升及健康发展起到了积极作用，所以作为机关档案管理人要，要重视并积极开展档案管理信息化建设工作。基于此，下文先分析了机关档案管理问题及信息化建设重要性，然后分析了具体的措施及方法。

1.机关档案管理常见问题

1.1档案管理设施落后、管理意识薄弱

（1）档案管理设施落后。尽管在社会经济及科学技术高速发展的推动下，很多信息技术、网络技术被应用到机关档案管理中，也在一定程度上提高了档案管理水平。但实际机关档案管理中依然存在信息化设施设备不完善等问题，尤其是偏远农村地区的机关单位，影响了档案管理信息化建设质量及效率，例如因为设施设备落后导致档案库房、档案管理办公、档案阅览都集中在一起。

（2）档案管理意识薄弱。调查发现，部分机关单位的领导者及管理者并不重视档案管理，本身的档案管理意识薄弱，导致他们难以将工作重心及注意力集中在档案管理信息化建设上来，阻碍了机关档案管理信息化建設工作进度。

1.2档案管理人员专业素质不高、管理机制不完善

（1）档案管理人员专业素质不高。很多机关档案管理人员都从非科班出身的管理人员调整过来的，本身的专业知识水平及能力就不高;还有的则是直接从社会上聘请的管理人员，他们的专业能力有待考证;还有的则缺乏计算机技能、网络技能等，导致整个管理队伍专业素质及能力参差不齐甚至偏低。

（2）档案管理机制不完善。很多机关单位在档案管理过程中，都是集中开展档案收集、分类、记录及传输等工作，使得整个档案管理工作难度增大且混乱，这种管理机制是非常不合理的。没有设置和构建信息化管理系统，很多管理工作都是由人工完成，既影响了工作效率，又增加了出错率。另外，没有建立完善的管理制度，导致部分管理人员出现了违规操作。

1.3档案利用率低且功能单一

（1）档案利用率低。机关单位档案馆虽然有很多档案，档案的种类也非常多，但很多档案并没有得到有效利用，甚至出现丢弃的现象，不仅降低了档案利用率，还在浪费了大量的人力资源、物力资源及财力资源。

（2）档案功能单一。部分机关单位的档案馆或者档案管理部门，只有档案整理功能、档案保存功能，并没有档案自动分类、档案检索等功能，相应的档案信息系统也没有构建完善，难以满足不同人对档案资源的利用需求。

2.机关档案管理信息化建设的必要性

2.1能够促进机关单位健康可持续发展

信息时代的到来使得各种信息化、网络化及数字化技术被应用到各大领域，在该形势影响下，机关单位也应用到信息技术及网络技术，有效完善了机关单位的管理体系尤其是档案管理体系，对机关单位的健康可持续发展起到了积极作用。

2.2能够提升机关单位服务水平

档案管理本身就是机关单位管理体系重要组成部分，所以提高档案管理工作质量及效率势必会提升机关单位管理水平及服务水平，而信息化建设则提高档案管理质量及效率的关键举措，故机关档案管理信息化建设能够提升机关单位服务水平。另外，信息化建设还能够尽管管理操作程序、节约人力资源及物力资源等，使得档案管理体系得到优化，相应的管理成本也得到有效控制，使得管理人员有更多精力去提高档案管理的服务质量，最终提升机关单位服务水平。

3.建设机关信息化档案管理模式的具体措施

3.1构建标准化档案管理机制

（1）档案管理人员要严格按照相关标准及要求进行档案管理工作，以解决因为标准不一导致的散乱管理问题;（2）建立系统性和专业性管理机制，营造良好的档案管理信息化建设环境;（3）邀请专业人员研究和分析档案信息化管理建设状况，并提出针对性档案管理信息化建设方案;第第四，根据档案管理问题制定管理技术标准、设备操作规范等，例如网络数据库建立及管理标准、通讯标准、信息传输标准及文献索引标准等。

3.2实现数字化档案信息管理

档案信息数字化建设可以弥补传统档案管理缺陷，节约大量财力、物力、人力，具体措施如下：首先，利用计算机数据库存放和组织档案信息，并利用特定软件排序、整理和查找档案信息;其次，利用网络传播功能实现机关档案信息资源共享。

3.3建设安全的网络信息环境

（1）档案管理部门要根据档案管理实际情况，结合网络特征制定具有针对性的档案信息化保密制度和档案信息化安全制度;（2）要利用现代高科技培训方法不断强化和培养档案管理人员的信息安全保护意识、保密意识和保护技能;（3）应比较多种档案信息管理及控制系统，结合机关档案管理实际构建最适合机关单位的档案信息管理系统及控制系统，然后将信息系统及控制系统实行责任到人，并引入先进的计算机网络安全防范系统，以此防范网络“黑客”“病毒”等危险行为对信息档案管理系统及控制系统的危害。

3.4全面提高机关档案管理人员的专业素质及技能

现时代，机关档案管理人员的上岗要求不但是要求管理人员有相关的工作经验，还要求管理人员有良好道德素质、专业素质及专业技能，这要求机关单位必须全面提高档案管理人员的专业素质、道德素养及专业技能。具体提高措施如下：（1）机关要根据档案管理人员的管理特点，构建针对性、科学性和完善性的管理人员培训管度，以此提高机关档案管理的业务水平，其管理培训内容有现代化档案管理、计算机应用技术、网络应用技术、档案管理法等;（2）机关要针对档案管理信息化建设实际，选调和引进专业素质高的计算机网络应用人才，并对计算机网络应用人才进行机关档案管理业务关知识培训，使计算机网络应用人才在最短时间内适应机关档案管理信息化建设工作。

4.结语

总之，档案管理在政府机关管理体系中占据重要地位，并政府机关管理质量提升及健康发展产生不可代替的影响作用，所以提高机关档案管理质量及效率是非常必要的，也一直备受相关工作人员的重视及关注。信息化建设是提高机关档案档案管理水平的重要途径，所以上文基于对信息建设重要性及问题的了解，从构建标准化档案管理机制、实现数字化档案信息管理、建设安全的网络信息环境等方面分析了具体的信息化建设措施，均在不同程度上提高了档案管理信息化水平，理应得到贯彻和落实。

参考文献

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