档案管理信息化建设研究

【摘  要】档案信息的健全性，文件材料的完备性，对于企业管理和未来发展起到至关重要的指导性作用。在很多工程项目管理过程中，只有保证工程文件信息的完整，才可以在后续的工程管理中做到有据可循。但是由于档案信息管理意识的缺失，专业档案人才不足等，很多工程项目的档案管理工作难以切实实施，本文通过分析如何提升档案管理信息化建设进程，来提升工程管理的管理系统水平。

【关键词】档案管理;工程项目;信息化建设

引言

在大数据时代，合理运用信息资源，能够有效降低人力、财力、物力等资源的浪费，实现资源运用效益最优化。对于工程项目管理而言，实现档案材料信息化建设刻不容缓。高效的档案管理信息系统，可以缩减工程项目签批流程，实现无纸化办公，能够对视频等材料进行实时共享，克服工程管理在时间、空间方面的限制。但是目前工程项目管理人员稀缺，对于档案管理不够重视，信息化建设进度缓慢，工程管理难以达到高层管理者的预期。

1.工程档案管理信息化建设现状

1.1工程档案管理意识不足

对于工程项目来说，不论是建设单位、承包单位，还是施工单位，关注的重点就是项目竣工、安全性和盈收情况。工程档案作为辅助性工具而言，没有受到大众的关注，内容失真、敷衍了事的现象频频出现。很多工程在施工阶段并没有对项目信息审核、进度追踪、监察管理等工作落实到位，甚至很多文件类材料都是在工程竣工之前进行一次性补齐，没有依据实际情况进行如实填写和上报，一旦后续工程项目出现问题，需要针对不同的时期和进度进行责任划分，通过失真的工程档案无法明确具体责任方，工程档案信息失去了原有价值。

1.2缺乏专业的档案管理体系

目前的工程档案管理过于简单，只是对于项目进度进行登记，将材料、数量、人员等进行统计，没有过多的结合表格进行分析整合，部分档案信息的存储问题没有解决，由于存储环境和存储方式不当，随着工地转移、人员交接不合理等，导致已完工档案信息难以完整保存，失去重复利用和分析的价值。

很多工程项目没有档案管理部，就是资料员的配置，由于工程项目是阶段性的，所以资料员连任的情况比较少见，随着上一个项目资料员的离职，下一个项目在实施过程中，对上一个项目的信息进行整合运用的概率基本没有，大大导致信息资源的浪费。在项目实施的过程中，没有将各项材料的监察、进厂和进度审核纳入档案管理中去。在建筑相关单位内，目前市场中档案管理信息系统应用率很低，还是传统的人工配送、现场监察等，极大的浪费各项资源。

1.3工程档案管理人才素质不达标

工程项目相关人员主要岗位集中在施工人员、中层管理者、工程设计人员、现场维护、监理等，在档案管理方面相关人员十分稀缺，一般工地上会配备有一到两名资料员，他们主要负责整个工程的全部材料整合、资料流程的办理。由于工程档案管理是近年来新兴岗位，市场内经过专业培养且经验丰富的档案管理人才十分稀缺，由于档案管理从事人员的素质不达标，导致目前工程档案管理工作并没有准确落实，只是依据工程进度和建设方要求，进行三方协调，按部就班的开展材料进场、施工、验收核验和竣工工作，进行材料的收集和汇总。

2.工程档案管理提升策略

2.1加大对工程档案管理的关注度

工程项目的各个参与方，都要加大对于档案管理的关注度，为了提升档案信息化管理水平，引进先进的管理信息系统，例如金蝶、用友、钉钉等，能够对工程项目进度进行异地共享，针对工程各个进度签批流程，能够进行扫描和电子版面签的方式等。重视档案信息化建设，成立工程项目信息管理部，针对不同项目进行针对性立项，中高层管理者对档案信息进行不定期抽查，电话访问相关责任人，保障档案信息的真实性，提高全员对于工程信息的责任意识。通过会议等方式组织人员培训，提高全员对于档案信息完善性、真实性的关注度，构建全面的工程档案信息。

2.2打造全面的工程档案管理制度体系

在工程管理的过程中，重视档案管理，从构建档案管理体系出发，成立档案管理部，对档案整合的内容、档案归档的格式、档案整理的依据进行设定，提高工程档案的规范性。工程档案主要从工程种类、进度、原材采购流程、项目招投标的开展、各材料和施工队的进厂和管理，项目的分批次竣工等几个方面来进行把握。档案信息化建设能够通过录入的基本信息进行分析和类推，掌握不同工程在不同阶段的进度、特点等，为后续领导决策提供帮助。

将档案信息进行信息化处理，通过信息化操作终端进行网络云端上传操作，可以实现多个工程项目的信息共享，帮助管理层进行原材料采购决策和各阶段进度计划制定，降低工程项目在管理决策方面的失误。

档案管理信息系统是需要不断使用不断完善的，在信息时代，各项资源信息变化十分迅速，工程项目对于档案信息的需求也是在不断变化的，档案管理需要结合中高层的管理需求进行定期调整，打造个性化定制的档案管理系统。

2.3提升全部档案管理人员的综合素质

首先，从工程管理人员招聘环节入手，了解档案管理对专业性、工作态度等方面的要求，聘用工程档案管理相关专业人才，鼓励高校开设工程管理、档案管理等相关专业，并提供校企合作等方式，提高在校学生的理论知识与实践的结合能力，为工程管理培育专业性强、学习型档案管理人才;其次对于目前在职的档案管理人员，进行定期考核和评估，重点关注档案信息的完整性、时效性、整合度，组织外出培训和参观，掌握最新的工程档案管理信息化方法，针对能够对信息进行分析、总结的员工提出表彰，鼓励员工针对档案信息系统在实际操作方面进行创新和改善，针对错误率高、态度不严谨的档案管理从业人员进行相应调岗处理，保障工程档案管理人员的整体水平，为后续工程管理提供强有力的数据支持和信息保障。

3.结束语

档案管理不仅仅包含视频、资料、文件等各种格式的信息的收集和整合，更重要的是對信息进行保管和分析，能够为后续的工程管理和项目进度开展提供科学的依据。通过健全工程项目的档案管理信息系统，提升档案信息的完整性，缩短签批手续的时间，加快工程进度，保障工程项目在安全性、标准规范性和进度等方面能够达标，为国内工程管理提供档案信息保障。

参考文献

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[2]宋刚.工程档案管理信息化建设存在的问题及对策研究[J]群文论坛，劳动就业管理，2018（02）：49.

[3]张晓华.工程档案管理的信息化建设水平研究[J]管理研究，2019（04）：18-19.

作者简介：张燎（1990-），男，汉族，陕西延安人，本科。