数字化环境下档案信息资源的整合及利用

胡敏霞

【关键词】数字化环境;档案信息;数字化档案馆

如何实现对档案资源的进一步整合与利用是档案管理人员面临的突出问题。为响应全省“十三五”档案数字化建设号召，加快推进档案信息资源的科学整合及高效利用。根据《数字档案馆建设指南》《数字档案馆建设规程》《江苏省数字档案室等级评估办法》的要求，江苏省南通市如东县教育体育局档案室大力推进数字档案馆的创建工作，针对教体局系统档案室数字化建设现状，量身定制建设方案。经过努力，如东县教育体育局档案室实现了对文书档案、音像档案、实物档案等各类电子化档案的集中统一管理和在线利用，用信息技术带动档案室工作的变革，档案管理从接收保管传统媒介档案到接收保管电子档案，从实体整理归类保管到数据整理归类保管，从人工操作到电脑操作，从档案资料橱架存储到互联网现代化管理，最终实现了档案资源共享、技术共享。

一、数字化环境下档案信息资源整合及利用的路径

1.数据多跑路，群众少跑腿。

如东县教体局档案室稳步推进档案资源数字化工作，制定好档案数字化目标计划，根据人力、财力、物力等条件分批次对档案进行数字化处理。如东县教体局档案室于2003年应用东方飞扬档案管理系统，将文书、设备、照片、实物、影像、会计等各类资料档案全面录入系统扎口管理，2018年就将管理系统升级为V7.5版，进一步提升了档案管理的效率。新形势下，如东县教体局档案室注重逐步实施数字化带动战略，遵循“增量电子化，存量数字化，利用网络化”原则，大力推进传统载体档案数字化，近几年来对历年的文书档案进行了全文数字化处理，建立电子档案信息数字库，全面存储单位各类档案资料，实现了电子档案与卷内目录、实体档案的一一对应。通过建设档案信息资源网络平台，有效解决了因时空、门类、人手等造成档案资源整合利用度不高的问题。

2.软件多提级，服务少死角。

档案检索与调用是电子档案信息管理系统的重要功能，使用者只需在搜索框内输入关键词即可快速查找自己所需的档案，从而更好地发挥档案的价值。如东县教体局档案室使用的V7.5版东方飞扬档案管理系统设有档案保存、档案管理、档案利用、调阅管理、档案统计、鉴定销毁等功能，操作方便、快捷。要查阅所需信息时，只要输入有关条目，所要调取的档案目录就会快速显示在电脑显示器上，轻轻一点，所要查询的内容就会完整清晰地显现在屏幕，快捷地为局各科室、基层单位及社会各界提供档案全文的查询服务，充分发挥电子档案的优势。与此同时为稳定提供各项档案服务，确保在停电、网络故障、系统维护等特殊时间段的服务不中断，档案室还专门建立了各门类档案的人工案卷检索目录，在任何情况下都能满足档案使用者的信息查阅需求。

3.资源巧整合，编研高效率。

档案编研是提升档案利用价值的重要途径。在数字化时代，档案编研的来源包括各类档案、书籍、新媒体信息等，档案编研工作者要借助数字化时代的巨大便利，充分开发和运用各种形式的档案资源，借助数字化渠道有效地开发和利用档案资源，缩短编研周期，提升编研效率。面对海量的信息资源与社会各界的档案需求，如东县教体局档案室持续加大档案编研力度，在完成年度归档工作任务后，利用室藏优势，编制了《组织机构沿革》《全宗指南》《高校录取名册》等资料，每年的“如东县教育成果汇编”“全县教育行政干部届中考核材料”等利用智慧云平台，科学设置栏目，由基层单位专人上传，档案室一键整合生成，大大节约了时间。

二、数字化环境下档案信息资源整合及利用的保障

1.完善管理网络，全方位强化工作制度保障。

明晰的档案管理及服务体制是做好档案整合与利用的基础，能够为有序开展档案管理活动提供有力保障。良好的档案管理及开发体制要确保领导有力、责任到人、权责明确，以提升档案管理与开发效率，如东县教体局档案室成立了由主管领导、分管领导、科室领导、档案人员及兼职档案员组成的档案管理网络，形成主管领导为第一责任人，分管领导为具体责任人，专职人员为主要责任人，兼职人员为连带责任人的责任体系，全局联动，整体推进。档案室还对档案信息化工作进行不定期的检查，并多层面加强档案人员的业务能力培训，对兼职档案员开展各种形式的培训指导，并邀请上级主管部门多次调研、把脉、指导，不断优化档案管理流程，改进档案管理工作细节，使档案工作更加规范。

如东县教体局档案室在落实《机关档案工作业务建设规范》《机关档案管理规定》等制度的基础上，还结合单位实际情况制定并完善了《如东县教育体育局档案信息化管理制度》《目录数据库校对制度》等。规范了电子档案的收集、整理、归档、保管等工作流程。同时，为理顺档案管理机制，如东县教体局档案室制定了《档案工作领导小组职责》《档案工作人员的岗位职责》等，健全了工作责任和反馈机制，建立了有效的监督机制，每年年初签订服务作风建设责任书，将数字档案室工作作为推动局档案事业快速发展的重要抓手，并纳入年度工作计划。每月档案工作都有具体安排，年中档案室成员要总结上半年工作情况，并规划下半年工作，提出可行的措施。每年末，科室内部还要开展评比，督促档案人员在平时就管好用好档案。

2. 落实硬核措施，多层次强化信息安全保障。

首先，从思想上提高处理网络信息安全突发事件的站位，将档案信息安全放在关键位置，筑牢档案信息安全保障体系的防护盾、安全网，确保档案管理系统和数据的安全可靠，防止档案信息泄密、失密、损坏和丢失。其次，从制度上保证档案信息安全建设有章可循，严格遵守国家档案保密方面的相关法律法规。在此基础上，完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，建立了库房安全月度检查制度，下班安全检查制度，确保库房安全。同时如东县教体局档案室大力组织开展各种形式的信息安全技术培训及信息安全法治教育活动，单位各级领导、职工认真学习、熟悉档案管理相关法律法规，增强依法治档管档意识。再次，在数字化环境中，档案安全管理又增加了信息系统安全这一重要内容。因此，档案管理人员不但要做好常规的档案安全管理工作，还应借助杀毒软件等措施确保档案信息系统不中病毒。最后，完善备份机制。为确保数据安全，根据档案重要程度以及管理使用的需要，对电子档案数据进行脱机备份、异地备份等。另刻录光盘及在移动硬盘上保存，提高了管理系统的安全性和可靠性，避免了档案资料损坏、丢失等问题的发生。

3. 加强队伍建设，宽领域强化人才活力保障。

在数字化环境中，信息技术在档案管理中的应用进一步加大了档案管理与开发对高素质人才的需求。面对日新月异的档案信息技术，如东县教体局档案室积极“整军备战”，从以下方面采取了人才队伍建设举措：一是加强了对现有档案管理人员的信息素养培训，定期开展远程教育、业务培训、学术交流、专题讲座等，时刻掌握档案工作新动态，让每个档案管理人员都熟悉信息化档案管理系统的使用方法，数字化档案资源的归档、整理、整合办法，确保现有档案人员的知识结构與时俱进，适应时代需求。二是加强档案业务交流。依托网络平台，建立档案工作QQ群、微信群，联合档案局业务指导人员组织专兼职档案员围绕档案工作的新要求、新思路，进行答疑解惑，不断提高业务素质。三是积极调整档案管理队伍，引进掌握档案知识与计算机知识的复合型人才。为高素质、年轻化档案管理人才敞开了大门，积极吸收新鲜血液，实现了档案管理队伍的年轻化，保持了档案管理队伍的活力。