论新时代档案管理制度与模式的创新

孙宇

摘要：档案是事企业单位的重要资料，做好档案管理工作对企业开展其它工作能够提供基础性的保障和支持。如今，企业面临发展和转型的新节点，对档案管理的要求也在提高，这令我们不得不正视现存档案管理制度与模式上的不足。本文分析了当前普遍存在于档案管理制度与模式上的问题，提出了几点创新化的改革建议。

关键词：新时代;档案管理制度;模式;创新

引言：

工程档案记录了工程建设的所有信息，归纳整理后供后期查询和使用，具有重要价值。随着企业工程建设量的增加，工程档案资料的数量增多，做好档案管理工作也必须应对新的考验。

1.当前档案管理中的问题

1.1档案管理制度不完善

做好一项工作，必须有完善的制度作为依据。工程档案本身属于机密材料，不能随意泄露，档案管理工作也必须严谨，需要制定出完善的工作制度和流程。但是从目前来看，很多企业还没有充分认识档案的重要性，也没有制定出完善且优质的工作制度。

1.2阻碍人才流动

由于工程档案资料具有一定的隐秘性，因此为了做好保密工作，避免档案信息泄露，企业往往会在无形中设置人才壁垒，限制外部人才的加入，档案管理部门内的人才长期困顿于本岗位工作中，个人能力得不到提升，工作积极性也不断下降，最终造成了人才资源浪费的事实。

1.3档案管理的方法滞后

档案管理工作会随着档案资料数量的增加而具备更大的工作量和工作难度，而这在企业快速发展的今天是所有企业面对的事实。因此，仍然在依靠人力完成档案整理、归类、查询的企业必将难以追逐上其它企业发展的脚步，工作效率低，方法过于滞后[1]。

2.创新档案管理制度和模式的方法

2.1健全档案管理制度

要想保证档案文件保持完整性和准确性，需要提供坚实有力的保障制度。比如成立一个档案中心，将档案文件都归档到各项制度的考核当中，将项目档案也作为考核的标准，充分发挥这一行为的激励机制作用，这是提高项目文件归档质量的重要手段。从档案的整理、录入、分类、保存到后期的查询都需要做好记录，明确负责人，如果出现信息混乱的情况，直接追究相关负责人的责任。还应该建立起监督和奖罚制度，对档案管理的全过程进行监管，使该项工作趋于严谨化、完善化。在每年的某一阶段，公司的档案项目负责人与监理单位一起，都要对相关档案、文书和资料进行管理，形成行之有效的档案管理制度。如此，使档案管理有更清楚的保管规则，人员对档案管理更加有章可循，各部门职责分明，也提高了档案管理的效率。

2.2提高工作人员的素质

档案管理工作的改革以及工作效率的提升取决于档案管理工作者的个人能力与素质，因此改革管理制度与模式的关键在于加大力度提升档案管理工作者的个人素质，优质完成岗位工作。目前，很多档案管理的工作人员都没有树立起正确的管理意识，大部分工作人员的专业素质较差，所以，要想提高档案管理的水平就必须要先提高工作人员的素质，让他们能够对管理工作提高重视。相关领导不仅要纠正工作人员的思想意识，还需要从社会中招纳具有专业知识的优秀人才加入管理的队伍中;除此之外，对员工进行定期的培训教育也是不可缺少的，要时刻提高员工的专业素养，让他们更好的为档案管理工作贡献力量。

2.3创新档案管理方式

虽然档案管理工作具有严密性，但也必须要时刻关注社会中的人才流动状况，要顺应时代的发展，而不是让人员的流动成为阻碍管理工作前进的障碍。实际上，人才的流动可以推动人才之间的交流，在整个社会中都是有利的，适当的人员流动可以帮助企业更好的选拔人才，也能够让更多的人实现自身的价值，与此同时，这也有利于提高档案管理工作的整体质量，推动管理模式的改变[2]。

2.4打造网络化管理体系

首先，档案管理部门要建立电子文档数据管理系统。在信息时代下，建设工程的每一项管理工作都离不开先进的技术支持，对于档案管理这项需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。电子文档数据管理系统涵盖大量的工程数据、建设项目多样，可以极大的提升档案管理工作效率，其打造和正常运行离不开高素质的信息管理人才，需要在工作中确保数据的安全，防止信息的泄露。其次，要组织建立和利用内部局域网。建设工程的档案管理部门在网络环境下可以构建局域网，档案管理人员在信息的上传和检索中可以提升档案管理质量，同时还可以便于相关部门的查阅。同时，档案管理部门要改变传统工作模式，建立电子文件自动上传窗口，进而提高档案馆服务器的归档效率。最后，在网络环境下，信息反馈更加及时，并且各个工程建设的档案管理部门之间联系更加密切，未来也会进一步加强信息资源的共享，这对于档案管理工作的开展以及建设事业的进步都大有益处[3]。

2.5確保档案的规范性

工程档案作为工程质量检测的重要和依据，需要保证档案的真实性和完整性，不仅要采集到原始数据作为纸质凭证，还要做好电子备份，以免相关文件资料的丢失，在档案管理部门要对不同类型的档案分类摆放，定期收录，要保证档案资料的真实可靠。由于工程建设具有长期性、持续性的特点，要在工程的以下三个阶段对资料和数据的采集、文件整理、系统录入都要保证档案资料可以成为工程建设的有利佐证，其中包括：a工程准备阶段;b工程施工阶段;c工程竣工阶段[4]。

3.结束语

综上所述，档案管理工作在当前的工程项目中具有重要作用，其不仅可以推动工程建设良好的开展，减少施工中出现的问题，进而保证良好的工程效益。因此，加强档案管理意识，提高档案管理人员素质，并且确保档案的真实和完整性，满足工程建设要求。此外，还要打造网络化管理体系，提升档案管理的工作效率。在今后的社会发展中，工程建设项目档案还会持续发挥更大的作用，需要对档案管理不断创新。

参考文献

[1]李积桂.建筑工程资料管理现状及对策[J].城市建设理论研究：电子版，2013，000（022）：1-4.

[2]薛伟.浅谈企业重点建设项目档案工作管理现状及对策[J].山东档案，2014，000（003）：56-58.

[3]王玉霞.浅析城市建设工程档案管理的现状问题及其措施[J].科学与财富，2018，000（010）：137.

[4]张秀国.建筑工程档案信息化管理现状及对策探析[J].城建档案，2019，000（010）：35-36.