浅谈档案数字化与数据库建设下如何获取领导支持

张晓东 李新悦

从十几年前国家电子文件管理部际联席会议成立以来，档案数字化就进入了一个发展比较快的阶段。由于国家政策上推动档案信息化建设，在一些体制内的单位里，档案数字化程度已经是一个档案工作的评价指标，而且曾经有明确要求档案数字化率达到多少的要求。所以在体制内的档案数字化具有行政驱动力。政府购买档案数字化的服务非常多，目前在档案行业内发展比较好的企业没有一个不把档案数字化作为主要业务的。

数据库集资源组织、管理、共享于一体，在管理数据，操作效率，结果完整度方面都是有良好的表现的。档案数据库是各类档案信息系统运作的核心，更是档案信息化工作中不可缺少的基础工作！可以说，只要稍有规模的单位都会有这个需要，而政府和事业单位部门、档案馆需求尤其大。由此可见，档案信息化管理的市场前景与其自身的价值是不容置疑的，做好这项工作就是抓住时代的风口。

接下来，问题的关键就在于如何得到领导的支持。领导支持是指领导充分理解档案部门开展的档案信息化项目并给予相应的资源和支持。领导的重视和支持是檔案信息化项目成败的关键。关于为何将领导支持放在第一位，想必从事档案工作的人都非常清楚，领导越重视、越支持，就意味着与之配套的保障资源（尤其是资金）越充裕，与其他组织或部门的沟通也就越顺畅。例如，在文件档案管理数字转型进程中，澳大利亚国家档案馆发布的重要数字信息管理政策——《数字连续性2020政策》就明确将“由高级管理人员来推动改革”（即得到领导重视）作为实施数字转型的重要行动目标。

档案部门负责人首先应当有明确的目标和清晰的思路，然后再以书面形式向领导解释清楚四个问题，第一，档案信息化项目的定位，解决“做什么”的问题;二是开展档案信息化项目的必要性是什么，解决“为什么”的问题;三是开展档案信息化项目的总体规划和工作安排，解决“如何做”的问题;四是开展档案信息化项目需要得到哪些配套的资源以及怎样的帮助。这种书面报告应简洁明了，突出重点，尤其需要站在领导的立场上考虑问题。多数领导往往不会特别关注档案信息系统的收集、管理、存储等功能，而是更多地从用户角度出发，想知道这个系统到底能有什么用，对于改进当前工作有何帮助。虽然各单位的实际情况和领导的个性千差万别，不能一概而论，但可以确定的是，争取领导的理解、重视和支持是开展档案信息化工作必须迈出的第一步。前期的科学论证将为后续的项目实施打下坚实基础。