浅析如何加强事业单位档案的规范化管理

汤金霞 衣潇帅 姜雯珈

摘 要：自改革开放一类，随着经济全球化和文化多元化的发展，各行各业越来越注重档案管理工作，文案建档对于单位组织的长远稳定发展具有十分重要的作用。尤其对于事业单位而言，建立一套专业全面的档案管理体系，实现文件材料的规范化管理，有利于提高组织内的工作效率，帮助领导层进行科学决策。本文通过分析目前事业单位的档案管理现状，并从档案管理团队组建、档案管理体系完善、经费政策硬件投入的角度出发提出有效对策，提高事业单位档案的规范化管理水平。

关键词：事业单位;档案管理;规范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.005

1 事业单位的档案管理现状

1.1 档案管理团队不专业

目前在大部分事业单位的人员编制中，由于档案管理部门任务量轻且易操作，档案管理一职定位为比较清闲的职位，对于从业人员的自身素质要求过低，工作人员多为事业单位内临近退休人员。由于自身年龄和精力的原因，已经不具备学习和更新管理模式的激情和热忱。事业单位内档案管理人员信息化管理水平低，不足以应对复杂多变的市场环境，不利于我国现代化建设进程。在事业单位的档案管理模块，从业人员不专业，档案管理工作更是基础性操作，将材料简单的按照时间进行科目分类，很多文件保管工作也不到位，致使事业单位内档案材料的时效性、真实性、完备性失去保障。

1.2 档案管理操作过于简单

针对档案管理和档案信息化建设，国内市场并不具备成形的法律条文，甚至基本的操作流程也没有统一的执行标准。事业单位在整理相关档案信息时，对于资料、数据、信息的真实性没有第一时间进行核实，档案存入和整理时间滞后，导致事业单位的档案信息失去了收藏价值。

由于档案录入工作过于简单，面对庞大的数据库，事业单位的工作人员在进行信息检索时，十分耗时费力，大大降低了档案管理人员的工作效率。

1.3 中高层管理者对于档案管理关注度不足

如今事业单位的中高层管理者的思想观念较为落后，对于档案信息化管理模式持一种观望态度，觉得信息化建设较为繁琐。一方面，不论从资金支持还是政府政策法律条文方面，都没有提供充分支持，导致档案管理工作漏洞百出;另一方面，人员思想认识不足，认为档案管理工作就是日常事务性工作，忽略了管理的作用。由于缺乏资金支持和政策支持，导致信息技术较为落后，网站维护较为薄弱，出现信息被盗不安全等情况。

2 事业单位的档案规范化管理提升策略

2.1 组建学习型专业档案管理团队

在人才强国、科技兴国的发展战略下，事业单位的档案管理工作需要从人才团队建设入手，重视档案管理人员的专业素养，鼓励档案管理方法创新。一方面，通过单位内部竞聘和市场中外部招聘的方式，为档案管理部门注入新鲜力量，提高事业单位内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，招聘档案管理和行政管理人员，通过针对专业学历、工作经历、自身素质、年龄、所获荣誉、沟通谈判能力等多项指标进行选拔，提高入职门槛，进而整体提升事业单位内档案管理人员的专业素质;另一方面，针对在职人员进行培训和考核，组织开展培训、讲堂、参观等管理技能提升模式，提高在职档案管理人员的现有技能和素养，设定科学的考核指标，采取360绩效考核的方式，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性;作为事业单位的每一位成员，应该不断提升自身素质，以为人们服务为宗旨，提高服务意识。

2.2 构建完备的档案管理操作体系

事业单位需要构建完备的档案管理体系，从档案材料的收集、整理、鉴定和保管入手，做到规范管理。规范档案材料的收集工作，明确档案材料入档需要涵盖的内容，由专门的文书部门进行严格审核，材料内容不全面、格式不正确、签字手续不齐全则拒绝档案入库;规范档案材料的整理工作，将收集的各类材料文件进行分类和编制科目，依据时间、种类、序列、重要性、主题等指标进行多维度汇编，提高材料归档和后续筛选查找的工作效率，尤其注意材料的整体过程中，需要保证档案材料的完整性;规范档案材料的鉴定工作，处于信息化大数据时代，数据信息更新换代瞬息万变，档案管理工作一定要保证时效性才能确保数据信息的精准度，例如员工档案应该结合事业单位内人员变动进行实时更新，档案材料的鉴定工作需要由专门的验收部门进行材料信息的抽样性调查，对失去价值和意义的材料进行定期销毁处理;规范档案管理的后续保管工作，保管较好的档案存储时间较长，需要档案管理部门针对不同材质的档案进行分类存储，尤其重要档案一定要做好防虫、防潮、防丢失等处理。合理规范档案管理的每道工序，就能够整体提高事业单位的档案管理标准化水平。

2.3 加大经费、政策等投入力度

首先事业单位内的中高层管理者们应需要意识到档案管理对于组织发展的重要性，了解档案管理信息化建设的必要性，加大在信息技术研发和软件应用方面的经费投入和关注力度，借助大数据时代特色进行智能档案管理工作，档案管理部门意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理信息科，明确自身定位，懂得争取足够的经费和技术投入;以中高层管理者为代表，呼吁事业单位编制内全员参与档案管理信息系统的建设工作中来，增加事业单位内全员对于档案信息化建设的关注度，将日常事务性工作与管理实践相结合，突破传统的信息登记壁垒，学习先进的信息管理模式和档案管理理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。

国家和政府在加大经费投入的同时，要出台有关信息保护法、网络安全法等政策，从政策条文的角度，保护信息化背景下档案信息的信息安全;与此同时，档案管理相关工作人员需要不断开拓创新，提高信息化系统的防盗能力和安全性能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析技术和信息登记技术，提高信息分析筛查能力，进行合理筛选和评估，为事业单位的未来发展提供数据支持。

3 结束语

在当今社会，档案规范化管理对于时代的发展等而言，都是十分宝贵的文化物质财产。针对事业单位的档案管理工作，能够充分借助大数据优势，构建学习型人才团队，规范档案管理各个工序，运用软件，云空间等形式，将运营、数据、档案等实施存档，构建一套针对性强、极具细节性、时效性高、规范统一的档案构建系统，能够为我国现代化建设进程进行详实记录，实现信息资源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存储和应用，极大的提高了事业单位的信息化建设水平。

参考文献

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