新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考

孙洁

摘 要： 人事档案是机关事业单位在人事管理活动中所形成的，档案管理也是人事管理制度的核心内容，近年来随着改革的不断推进，机关事业单位在服务体系中有了更高的要求，事业单位的人事档案管理工作模式也要随之发生改变，档案管理的水平必须提升，就此对当前机关事业单位的人事档案管理工作不足做简要分析，并提出几点改进建议，以期让我们的人事档案管理工作更加高效化、规范化、科学化，发挥出人事档案的更多的实用价值。

关键词： 机关事业单位;人事档案;管理

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.284

人事档案管理是机关事业单位的基础性工作，记录了单位内每个人的自然情况、思想水平、专业能力、历史和现实表现以及奖惩情况等，是单位职工的一个缩影，是职工晋升、调动的参考依据，人事档案具有很高的凭证价值和参考价值，因此要确保人事档案的真实、准确、严谨，提高机关事业单位人事档案的管理水平，在一定程度上也反映出了单位的管理能力，在当前社会发展顺应市场经济的大趋势下，机关事业单位也要将人事档案管理意识提前，改变传统档案管理的滞后性，逐渐完善优化人事檔案管理体系，强化单位运行基石。

1 人事档案的价值

1.1 人事档案是个人情况的真实展示

人事档案是个人信息的全面收集和展示，它所记载的个人学习工作经历、奖惩情况反映了这个人的文化专业水平;履历表、自我鉴定反映了其经历，家庭和社会关系;年度考核成绩则反映出这个人在不同时期的真实表现和组织评价;入团、入党、晋升等材料则是组织培养人才的重要依据;岗位工作的实际情况、科研成果则显示出这个人的工作专业技术水平和潜在能力，是调岗任职，人尽其才的重要参考。

1.2 人事档案是单位用人的参考依据

人事档案具有真实性、严谨性、机密性的特点，是按照一定程序保存起来的个人情况资料，人事档案资料是机关事业单位顺利开展工作，优化岗位职能的重要的参考依据，人员调配、工作安排、组织培训等活动都离不开人事档案，正确用人能让单位的运行效率更高，工作效果更好，提高人事档案管理工作水平对于人力资源配置有着非常重要的作用。

1.3 人事档案是重要的信息资源

人才是第一生产力，无论是在机关事业单位内还是国家建设的各个领域，全面了解人才，选拔人才，培养人才，能有效提升国家竞争软实力，对经济发展社会进步有极大的推动作用。

2 机关事业单位人事档案管理存在的不足

2.1 传统管理思想落后，人事档案管理重视度不足

机关事业单位人事档案管理工作受到传统工作模式的影响，具有一定的局限性，工作形成了思维定式，管理方式和管理经验已经深入人心，很少有创新改善，在当今社会飞速发展的环境下，已显露出能不适应的态势，再加上人事档案管理工作的重要性并没有得到更多的重视，在工作改革优化方面的进度就十分缓慢。

2.2 人事档案管理人员意识不强，水平不高

受整体工作氛围的影响，人事档案管理工作人员对于自己的工作态度也有些许的滞后性，档案管理的积极性不高，责任意识逐渐淡化，档案管理部门工作松懈，一直是处于对档案的被动收集整理中，但是人事档案管理其实是一项要求专业水平非常高的工作，内容复杂操作难度大，要想精准、完备的整理人事档案还是必须要专业的档案管理人员来开展工作，但是目前机关事业单位的人事档案管理工作人员大多边缘化，不具备专业技能，而单位内部对于档案管理工作人员的专业培训又不到位，使得档案管理的效率十分低下，工作内容不明确，制度不完善，工作人员整体素质不高，管理意识不强，影响了档案的收集管理工作效果。

2.3 人事档案管理建设落后，档案资源利用率低

在人事档案管理体系建设方面一些单位并没有单独提出来自成一系，而是归于综合档案管理部门进行管理，人事档案的管理工作重心分散，缺乏规范性，有的人事档案是由部门在管理的，没有统一起来，出现管用分离的状态，对工作的顺利开展也是不利的。另外一方面，现在信息化管理发展很快，但是在一些单位的人事档案管理工作中的信息化投入不大，停留在初步的信息数字化阶段，真正发挥信息化档案功能的不多，并且由于缺乏统一的档案信息化建设标准和规范，人事档案的借阅查询费时费力，存在重保密轻利用的情况，还没有实现人事档案资源共享，档案服务处于被动的状态，无法真正发挥档案价值。

3 提高机关事业单位认识档案管理水平的策略

3.1 制度化、规范化、标准化人事档案管理工作

要建立起完整的人事档案管理规章制度，明确管理的工作内容、流程、岗位职责、奖惩机制、考核机制等一系列相关制度，独立设置人事档案管理部门，有专门的地方来存放人事档案，对人事档案进行系统的收集、整理、归类、保存，电子档案要与纸质档案相一致，并且存好备份，避免随意改动。管理人员的工作要责权明晰，严格管理手续，如有发现问题，第一时间进行解决处理并追责，确保人事档案管理工作能够有序开展。

3.2 及时更新、定期修复人事档案

人事档案资料是动态化的，是随着人的工作学习变动而一直在更新的状态，档案生成后要注意档案的补充、更新、完善，确保档案的真实性、准确性和权威性，还要定期对档案进行核查，发现损坏丢失的部分要及时修正，所有的档案材料交接都要严格按照程序办理，认真细致核对，交接签字盖章，确保档案安全。

3.3 做好人事档案的信息化管理，保障信息安全

建立人事档案资源信息库，整合人事档案资料，逐步实现资源共享，挖掘人事档案潜在利用价值;科学管理信息库，做好信息库的权限设置;建立信息库的安全保障机制，防止病毒、黑客攻击;加强档案管理工作人员的安全意识，培训安全技能，保障纸质档案与数字档案的存储安全。

3.4 强化人事档案管理队伍，提高管理人员待遇

对于机关事业单位内部，要招揽档案管理的专业人才，给予一定的薪资待遇和职业发展机会，留住人才，提高人事档案管理队伍的整体水平;对于已有的档案管理工作人员要加强档案专业管理技能的培训和学习，提高工作人员的专业素质;加强对档案管理工作人员的管理意识的强化，紧跟社会发展的脚步，及时吸取档案管理的先进理念，改变传统档案管理的滞后思想，让档案管理工作具有超前意识，活跃档案管理部门的工作氛围，更好地投入档案管理的事业中去。