合同管理信息化建设分析

师伟 祁雅娟

[摘    要] 由于我国经济快速发展，市场经济面临不断的调整，企业在市场经济的发展下，面临巨大的机遇与挑战。为了提高企业自身竞争实力，要充分发挥合同管理的作用，合同管理是企业发展的重要组成部分之一。当前，随着时代的进步，各行各业伴随科技的充分发展，以传统纸质合同为中心的管理方式，已经不能适应当前时代的发展。在合同管理中，对信息技术的依赖不断提高，信息化合同管理已经成为合同发展中的必然选择。从发展方向可以看出，对合同管理信息化建设的深入分析，对企业信息化合同管理中的价值做出探讨，发现合同管理信息化中存在的问题，并针对其问题做出相应的建议分析，都会促进企业合同管理综合提升。

[关键词] 企业管理;合同管理;信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 025

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）21- 0056- 02

0      引    言

在信息技术飞速发展的当今，社会各个领域都对信息技术发展高度关注，而在企业管理方式上，也有效地融合了信息技术。信息技术在企业合同管理中的应用，能更好的简化合同管理流程，减少管理的失误。合同管理发展依赖于信息技术，企业通过大部分的合同管理实现运作，故从其根本上要得到更多方面的改进，提升综合管理水平。企业要站在科学发展观的角度上，制定出更加合理、科学化的优化方案，促进整个合同管理流程的完善性，帮助企业更好更快发展。

1      合同管理信息化建设的必要性及价值

1.1   合同信息化管理是企业发展的必然选择

合同信息化管理是企业发展中的重要阶段，由于我国经济水平的提高，科学技术不断发展。在对企业合同管理过程中，需要寻求更好的发展方向，促进信息化管理方式得到充分推广。信息技术的运用，改变了传统的企业合同管理方式。传统管理存在弊端，其过于依赖人的行为。为了提高合同管理的效率，信息化的合同管理系统的建立，能够展现企业合同管理对企业的重要性，更能明确合同管理的发展方向，为企业合同管理发展奠定了良好的基础，同时在竞争激烈的大环境下，企业需要结合自身做出与时代发展相匹配的改革措施，因此合同信息化管理应运而生。

1.2   合同管理信息化是企业管理现代化发展的客观需要

新时代的到来，信息化的技术已经与我们的生活、生产密不可分。在信息化合同管理过程中，管理是建设的重要组成标志，通过整体规划进行有效实施，作为信息化建设能够促进工作的整体全面的有效连接。在发展过程中，信息化合同管理模式更加科学规范，能夠有效降低合同中存在的失误，并提高企业合同管理的规范性以及整体质量。在保障合同管理工作有序进行的过程中，要加强合同管理，促使整个信息管理技术的提升，帮助企业良性发展。

1.3   合同管理信息化能够提高合同管理的安全性，维护企业经济益利

合同的有效管理能够促进企业的发展，合同是企业中的重要文件，若丢失或被盗窃，则会直接造成企业的经济损失，造成企业信息泄露。在合同安全保障过程中，企业要将合同管理作为重点管理对象。通过信息化管理能够加强企业合同管理的安全性，维护企业经济利益。在传统的合同管理的模式下，合同管理人员一般都是在线下进行保存保护，通过对其进行分类、上锁等方式来保障合同的有效管理，这种方式对管理人员的职业素养以及工作能力都有较强的要求。在合同管理期间容易发生合同内容泄露或者由于保管不当造成合同破损等问题的发生。在信息化的合同管理过程中，将合同进行数字化的储存模式存在电脑中，可以有效地进行整个企业活动管理控制，在数据传输客户端进行合同上传后，直接通过统一的平台，用验证码的方式获取企业合同信息，增强企业合同安全性与保密性。

1.4   合同管理信息化的价值

首先，在合同管理过程中，由于内容及合同项目实施中的复杂性需要，因此做好长期的管理准备。合同的内容具有广泛性的特点，需要对合同内容进行划分。当前利用信息技术，可以对不同时段以及固定的信息，做到详细的跟踪、记录、研究等，并对整个企业发展具有良好的掌控能力。其次，在网上合同管理中能够缩短信息传递时间，提高信息效率。企业在对合同管理上，也要考虑降低成本，信息化管理节省了人工成本以及办公成本，减少了纸张浪费等情况。最后，在对信息化的合同管理过程中，管理人员能够有效减少花费的时间，对网上传递、评审以及详细的检阅，管理人员可以整理出大块时间，将精力完全投放在合同内容的研究上，例如增加索赔项目、提高管理内容的完善性等方面，更好地提高工作质量。

2      合同信息化管理中存在的问题

2.1   宣传培训工作不到位

对于合同信息管理的开发利用过程，一方面从信息化发展的技术层面来说，缺乏对IT技术人员的培养，在公司内部没有相关的配置流程，另一方面促使系统更新需要进行全员培训。若培训不到位，则会影响整个企业的流程配置，达不到理想的效果。在开发过程中，需要提供更加多元的技术培养以及技术支持，对后续配置升级问题也要提出更多的发展前景。在对信息化的发展中，过于依赖IT人员对系统进行推广，这种方式对于广泛的普及难度较大，应用过程中企业要加强传统流程以及业务的变革，增强学习主动性积极性，认识到信息化的合同管理方式对于企业发展带来的作用。

2.2   运维工作未引起足够的重视

在合同管理信息系统上线后，需要对系统进行日常的运行维护，通过对主要的管理内容的日常管理做好记录、分析、结果比对等。在系统维护上，主要包括硬件与软件，能够在硬件与软件的连接过程中实现整体运行。在集中完善的维护过程中，需要用户与人员的反馈，加强维护后的比对。在后期结束后，IT人员要对合同管理系统进行维护，面临较大的挑战是维护人员较少，但业务量巨大，解决问题需要的周期较长，无法快速对问题进行深入分析，在一定程度上限制了合同信息化管理的有效实施。

3      合同管理信息化的建设要点分析

3.1   完善合同管理制度

合同管理制度要与整个企业的管理制度相匹配，企业要建立健全合同业务流程以及技术规范，细化合同管理。然而，在合同管理内容的确定过程中，要加强标准化管理，包括合同录入、上传、合同的审批，都要在此过程中留下印记。对不同种类的合同，要做好分类归档等。同时在管理制度中，不能将管理权力放在一个人的手中，要实行权力分散管理。在此期间，为了防止信息泄露，要制定可行性的安全措施，提高企业整体的信息保密能力。

3.2   建立统一的合同管理标准

在标准化信息化的合同管理过程中，标准化的执行方式是合同管理的重要基础，要加强合同执行能力的展现。各个项目要通过合同管理，统一实现集中管理的有效性，保障企业发展的标准化。然而特别注意合同录入过程中的规范性，要对合同上传文件做好信息化的处理，避免合同审批流程的复杂性，一些企业的合同审批过程形式化，流于表面，严重影响企业管理与发展。因此在信息化的合同管理执行过程中，要做好信息记录，若没有良好的规范行为，则无法建立出完善的企业信息平台。在企业合同管理过程中，不按照规定做则视为不履行企业要求，但企业中经常存在各自为政的现象，企业在合同管理中无法得到充分的展现，从而也很难实现资源共享，促进企业合同的统一建立。

3.3   应用智能化逻辑处理技术

在当前，可以通过技术手段，建立起稳定操作的管理系统，并可以通过软件来实现整体的连接。技术人员对管理内容以及目标做出深入分析，对不同的逻辑关系做好处理结果的展现。在此期间，首先要明确信息输入后的整体流程，通过自动技术对信息内容做出分析与整理，对较为复杂的流程环节进行优化处理。其次，是针对流程期间的整体运行过程要加强逻辑性处理，使其在信息的传递过程中条理清晰，在此采用图片形式，让系统来实现功能性，会更加方便。在整个流程的运行过程中，对于合同的几个周期阶段，要做好调动工作相互连接，相互制约，反映出合同管理流程中的各个逻辑关系，通过流程整体明细以及活动中的过程对时间节点进行有效调节。好的流程图可以直接进行整理，整个信息留在阅读界面，能够更加明确以及容易地掌握整体信息。

3.4   建立优秀的合同管理队伍

在发展过程中企业重视各种人才培养，对于加强合同管理的信息化，同样也离不开优秀的队伍建设。首先，要对合同管理人员进行信息化意识的灌输，让管理人员了解到合同信息化管理的重要性。然而信息化的使用是从录入、上传、评定、搜索、传递等项目通过计算机来实现，要求合同管理人员不仅要对管理流程進行深入了解，更要对合同标准做出掌握。在计算机操作过程中，合同化的管理能够使整个信息流程更加准确，合同管理人员要端正态度，立足于本职岗位，强化自我学习意识，不断地学习专业性新知识，提高自身的综合水平。重视合同管理人员的职业技能，根据当前发展情况来看，企业也要通过为员工营造学习氛围，加强培训等方式，开展有效的活动提高整个管理层面的技能提升。

4      结    语

综上所述，在我国经济发展过程中，企业合同管理信息化建设工作不断推进。本文对合同管理信息化建设过程中的问题进行探讨，并在合同管理信息化、标准化等方面提出有针对性的解决措施，以促进企业合同管理工作有序进行，为我国企业的持续健康发展提供更加有力的技术保障。

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