企业档案管理的问题与策略

李春

摘 要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的企业在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于企业来说，不但记录这企业的产品、生产、经营等行为，还为企业未来的发展打下的夯实的基础，创造出优渥的条件。规范企业档案管理，在当下市场经济大环境下，对于企业来说十分重要。

关键词：档案管理;企业;发展;问题

企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着详实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。

一、企业档案管理的重要性

企业档案能够真实的反映出企业各个项目和生产经营的情况，不但是企业中的一份信息资料，是组成企业资产的重要部分，更是企业未来发展的基础。好的档案中完善地记录着企业人力资源的细节性信息，从而让企业能够依据档案中记载的人员行为和功劳，在有职位升迁、裁员减缩、事故处理等需求时，予以相对应的奖惩措施，保障企业的长远、可持续发展。好的档案管理可以帮助企业增强知识储备和技术储备，保障知识产权与企业机密，为企业未来的发展机遇强有力的后勤保障。同时，好的企业档案管理可以帮助企业在未来的发展中的抵御风险的能力，在法律纠纷当中提供重要凭证与依据，帮助保护企业利益和法律权益。最后，企业档案管理还能够帮助企业建立自身企业文化，通过档案资料向员工们展示出企业发展历程，增强员工对企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高企业形象。

二、企业档案管理的问题

1.信息化程度较低

目前，仍旧有着不少企业使用通过人工的形式进行档案管理工作，在信息化进程不断加深的过程中，一些落后的档案管理工作也随着显现出来，在实际工作中引发了不少问题。首先，信息化程度较低。在企业的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与企业变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善，如笔者所在的各个企业也积极探索自身变革，从而发展自身的核心竞争力。企业对自身的体制、机制、企业架构等都在不断完善，以应对市场环境中风云变幻的条件因素。在这个过程中，人们更注重短期、直观、看得见的收益，更看重生产经营部门或产品营销人员的工作，但却没有意识到档案管理对企业长期发展的重要意义，对档案文件的收集、整合利用、归档放置等工作事项，仍没有足够的重视，也没有应用较为先进的信息技术予以改进。信息化程度较低也让企业的档案管理效益难以与企业发展相适配，若想要归类整合、查找利用档案，则一般需要在大量故纸堆中耗费许多时间，也影响了档案资料的可保存期限和保存的便捷性。

2.档案管理不够重视

由于档案保管的特殊性质，需要将文件材料保存在一定湿度、温度且防火防水的环境，企业大多数档案没有配备温湿度调控设备、防火设备，对档案保管带来极大安全隐患。由于没有采购相关设施（档案柜、保险柜）及租赁或建造场地（档案室）存放文件材料，文件资料的存放相对较为随意，容易造成文件材料丢失、缺失，不利于档案保管工作的进行。而且，从档案的主体明确性来看，企业档案工作不应当只限于对人力资源的人事档案管理，而应当注意设施设备档案、企业各种活动的档案记录等，从而保障企业能够拥有支持自身发展的重要档案资料。当前不少企业的对档案管理的重视程度不够，档案主体观念存在偏差，使得企业开展的档案工作常常未能把握其主体性关键，对企业发展形成的、具有影响和促进企业发展的价值档案，常常难以有效的进行开发利用，从而影响了企业档案重要价值的发挥。档案管理不够重视也让企业的人力资源流动，常常影响文件、技术的档案资料也随之流失，还有一些企业的档案工作会因为让位于当时的生产经营而在改制中被挤脱，不利于企业的长远发展。

3.档案管理制度不健全

在实际档案管理的过程当中，很多企业没有针对档案管理制度和档案管理流程进行完善，没有对档案管理进行一个标准的统一，导致实际的过程中会存在着很多问题，大大降低了档案的信息的准确性、有效性。导致企业需要运用这些档案的时候，没有办法很快地提取出有效的信息，无法满足档案管理的标准化和规范化，影响了档案信息管理的质量。

例如曾发生的档案文件恶意篡改事件，就是一些不法分子借着一些企业档案管理制度不健全、有疏忽和漏洞的空子，就恶意地篡改了档案这一严肃性文件中的资料，使其不再具有准确性和有效性。而档案文件无中生有、伪造虚构的资料内容，也使得想要利用档案资料做升职降职、福利补贴安排的企业，难以从中提取真实有效的信息、做出公平公正的决策，对我国整体的档案管理带来恶劣的影响。

4.档案管理人员专业素质低

在企业档案管理的过程中，档案管理者是一个十分重要的角色，对于档案管理工作发挥着主要作用，这就对其自身的能力和职业素养要求十分之高。目前很多企业在档案管理工作中，管理人员专业素养都较为低，缺乏专业的知识，没有对应的学习能力，与当下信息化的档案管理脱节。这就导致了很多企业档案管理人员仍旧遵循着传统的档案管理方式，不对原有的企业档案管理流程优化和创新，严重阻碍了企业档案管理工作的发展。从以上问题分析可以看出，企业现有的档案管理工作已难以适应企业的发展要求，也难以发挥档案资料对企业发展的重要促进作用，因此应当在对档案管理更为重视的同时对其进行改进、改革，但当前档案管理人员专业素质低的现实问题，也阻碍了档案管理的实际发展。为了改革和发展档案管理工作，让其更适应企业的发展要求，这个过程也对企业的档案管理人员有了愈发严格的要求，包括正确的政治思想水平，对计算机知识、技术的专业能力，对工作的认真、细致的态度，这些都是更好的运用档案管理，推進企业健康发展的档案管理人员要求。然而，当前我国很多企业档案管理工作人员自身的工作量、工作强度都比较大，大大分散了他们对于专业技能学习、培训的精力，对于档案管理工作的积极性也不够，这显然不利于档案管理工作人员的素质、专业能力发展。而且，根据笔者从业企业的档案管理工作电子化实践试点来看，管理人员在只接受初步培训的条件下，对如何保管各种电子档案物质载体，包括U盘、电脑主机等，都认识不够，对电子工具载体的管理并未像纸质档案的登记、记录和存放式管理，而是以在抽屉、桌面的随意摆放为主，影响了电子档案管理的安全性和稳定性。而且，直接将原有档案重要信息录入电子档案的方式，并未根据电子档案的特点落实和改进管理标准，让电子档案中各类型文件资料备份管理工作极为混乱。

三、企业档案管理的策略

1.加强档案信息化建设

当下企业档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来若档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到;而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。

所以，要顺应新时代发展需要，现代企业要对传统档案管理信息编变革，使用信息化管理手段，构建档案管理信息化平台，设立电子档案信息库，增强信息交互性，提高档案利用率和效用，有助于企业健康可持续的发展。

2.加大档案设施建设

对纸质档案进行，改善档案保管条件，结合实际情况进一步做到档案保管室与办公、阅览有效分开。按照档案保管“八防”要求，完善设施设备，具体内容有对档案室加装防盗措施，如安装防盗门窗;为档案室的通风口、窗户加装窗帘、门帘，防止阳光直射到档案室内;在湿度较大的天气里、房间里配备除湿机或者使用吸潮剂;健全档案室的防火制度并且配备相关防火器材，如灭火器等，同时严禁库内吸烟，杜绝火灾的发生;设置灭鼠笼、投放灭鼠药，防止老鼠啃食档案;有条件的组织可以安装空调设备，保持库房适宜的温度，条件稍差的可以通过通风、洒水、等方式方法缓解档案室内高温的情况;加装双层窗来防止灰尘的进入，同时要使用吸尘器对档案架上的灰尘做到定期清扫;在档案室、档案局上放置防虫药品，通过以上措施来做到防虫、防尘、防光、防霉菌、防火、防盗、防潮湿、防高温。同时充实档案装具，对档案安全管理形成有效的保障。

而且，从档案管理工作的发展进步来看，有必要在原有的纸质档案管理基础上引入电子、信息技术，从而让档案运用能够对企业发展产生更好的效果。这就导致档案设施的建设显得极为重要，以高效、先进、信息化的档案设施，能够支持电子信息化档案管理工作的开展，有助于提升电子档案管理的效益和质量。企业电子档案设施建设包括硬件保障设施、网络安全保障设施和系统应用设施。硬件保障设施能够提供档案管理工作改进、改革的基础，让企业对档案资料存储、文件资料利用和服务器运行状况等，都有更清楚的了解。通过对机房环境、档案设施的维护和管理，无法正常运行的设备进行及时修理和更换，从而为档案管理工作的改革创新发展奠定硬件设施基础。网络安全保障设施则主要是由管理人员对企业所有档案信息文件的定期核算，借网络浏览权限的设置，避免档案管理工作的信息化系统被病毒侵入、影响档案管理的实际效益。系统应用设施则是根据本企业档案信息的特点，选择适宜的处理系统程序，从而大大提升企业档案管理工作的效益和便捷性。

3.建立完善的档案管理制度

建立一个完善的档案管理制度，统一档案管理标准，将管理的职责落实到个人，是档案管理工作有条不紊地进行。完善规章制度，对整个管理流程进行合理的设置，详细地对现有的档案管理制度进行补足，对档案的管理流程明确作出规定，立足于信息时代，提升档案的管理水平，建立一个科学、有效的企业档案管理制度，强化制度的力量，落实责任制度。完善化的档案管理制度通过制度化的标准、精细规定，能够有效地减少档案管理中各个环节可能发生的失误，依靠制度来对人进行约束，将档案丢失、破损等问题出现几率降到最低。例如在笔者工作的档案馆，对档案馆有每日早中晚的三检查，就是由管理人员巡视档案馆有无异常、有无问题发生、摆放是否整齐易寻找等，及时解决问题、打扫卫生。还兼有每周一大检查和卫生防护，对档案馆卫生、档案摆放、馆内条件等做好检查，保障档案的档案存储安全性和规范性。这样严格化档案管理制度，防范了档案室的可能风险问题，加强了档案管理的安全性、准确性和规范性。通过对本企业档案管理工作的特点进行分析，采用有针对性地高效管理制度构建，从而避免档案信息的遗失和档案资料的谬误问题。若档案管理工作要进行信息化改革，应当以完善的档案管理制度来规范各工作人员的权限，保障档案信息和资料的安全性。通过加强对企业内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，保障企业的档案管理工作能够井井有条的进行。

4.提升檔案管理人员的专业素质

为了能够更好的发挥档案管理者对于档案管理的重要作用，应当注意提升档案管理人员的专业素质，加强其进行档案管理工作的能力和职业素养。

一方面，可以通过相关的业务、知识技能培训，让本部门员工积极参与，并从中获得专业素养的提升;还可以通过组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员主动学习专业知识，发展自身的学习能力，从而在当下信息化档案管理的时代发展中，紧跟时代步伐，提升档案管理工作的效果。另一方面，适当提升档案管理工作的人员门槛，只有在应聘人员专业能力水平达标的情况才准许从事档案管理工作;对于新入职的人员，积极发展老员工带新员工的档案管理学习方式，从而使新入职的档案管理人员能够对企业的档案管理流程有更快的熟悉和上手，从而提升档案管理工作的整体效率。档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。企业的档案管理涉及各种类型的杂多内容，并且管理应用工作具有较强的专业性要求，也需要一定的实际管理经验，因此各档案管理人员应当主动学习专业化的知识技能，保障自身的专业能力足以应对档案管理工作需要。

四、结语

在新的发展时期，档案作为记录人过往成长轨迹的准确的重要文件，对保障社会的可持续发展、加强社会人员的综合管理具有重要意义，因此企业的档案管理工作应该受到足够的重视。正确的认识到企业档案管理的重要性，在工作中探索出一条切实有效的企档案管理手段，满足新时代企业需求，能够最大化地提高企业效益，为企业的可持续健康发展注入源源不断的活力。

参考文献：

[1]戚军强.企业档案管理存在的问题及其改善策略[J].环球市场，2019

[2]田晓苇.企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路[J].卷宗，2019

[3]林丽媚.企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路[J].兰台内外，2019

（作者单位：忻州市卫生健康综合行政执法队）