高校抗疫档案收集与管理研究

张震雄

摘 要：新型冠状病毒肺炎疫情期间，由于高校人员密度大，其疫情防抗工作至关重要。将档案工作与抗疫工作相结合，收集疫情防控档案，记录抗疫历史，是高校档案工作的重要内容。笔者在梳理抗疫档案发展历史、作用、特点的基础上，结合高校实际，构建了高校抗疫档案管理工作模式，确定归档范围，并指出档案工作的重点，为高校抗疫档案管理工作提供参考及建议。

关键词：高校;抗疫档案;收集;管理

一、引言

新年伊始，新型冠状病毒肺炎疫情肆虐中华大地，每个人在这次疫情中都不能置身事外，都是抗击疫情的一份子。作为高校档案工作人员，虽然不在抗击新冠肺炎疫情第一线，但是可利用档案专业的优势，做好抗疫档案工作是抗疫工作中形成的“副产品”，做好疫情防控档案的收集工作，真实记录预防、应对、处置突发疫情的情况，将这次疫情完整、全面、客观地记录在档案中，记载人类战胜各种危机灾难最完整和直接的“一手材料”，构建起新型冠状肺炎疫情这个特殊历史时期的群体记忆。因此，加强对突发事件档案的科学管理，其意义重大而深远。

二、抗疫档案发展历史

早在东汉年间，张仲景在《伤寒杂病论》里就有关于疫情的记载“余宗族素多，向余二百。建安纪年以来，犹末十稔，其死亡者，三分有二，伤寒十居其七。”根据张仲景书中序言中记载，可见当时疫情，夺走了族中多人的性命，也正因疫情吞噬百姓生命，社会动荡不安，张仲景通读古代医书，收集了众多验方，通过对大量医案的汇编，结合自己行医经验，著成《伤寒杂病论》，该著作也可作为，这可谓古代著名医案档案汇编。

关于古代疫情的记录不仅于在医学著作有记载，还广泛存在于史书、地方志、官府文牍、报刊、杂记、碑刻、宗谱、书信、传记等“原始资料汇编”中，这些史料从传统医学的视角来认识和记录疫情，较全面客观地反映了古疫情的面貌，我们可借助这些档案记载了解当时疫情的情况。

新中国成立以来，随着防疫体系的建立与发展，我国的防疫工作走上了正规化、制度化轨道。 防疫体系的发展，也带动了抗疫档案管理工作的健全和完善。抗疫档案管理工作从单纯的对疫情病案的保存，一步步发展至今，现已成为疫情防控体系中各环节重要的历史记录的管理和利用工作。

2003年非典型肺炎疫情暴发，全国上下一盘棋合力抵抗疫情。结合当时疫情防控工作特点，中央下发了《关于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集工作的通知》，要求各单位重视本单位防治非典型肺炎工作文件的收集和整理工作，将档案收集延伸到防治非典型肺炎工作第一线，全方位、多渠道收集到了大量防治非典型肺炎档案。这些档案不仅保存了当年非典型肺炎疫情期间的记忆，而且收集到应对疫情有效措施和成功经验，以便应用到今后的疫情防控工作中。

三、新冠肺炎抗疫档案的作用

1.記录新冠肺炎疫情这一重大公共卫生事件始末

新冠肺炎疫情作为重大公共卫生事件，其应对工作的开展必须遵循《中华人民共和国突发事件应对法》，以下简称《应对法》。《应对法》指出突发事件的应对和处理包括预防与应急准备、监测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建活动。应对和处理这突发事件的工作各环节，均产生大量文件、图片等材料，其内容涵盖整个社会、经济、文化、科技等多元复杂领域，通过档案的管理方式，将这些材料有机的整合，记录和保存了公共卫生事件的历史面貌，构建公共卫生事件的集体记忆。

面对疫情，高校应将防控疫情作为学校的一项重点工作，其所开展的防控工作、采取的应对措施，是高校记忆的重要组成部分。因此，收集高校疫情防控档案，是为学校保存珍贵史料，记录学校历史轨迹。

2.为今后应对处理突发事件提供参考

新型冠状病毒肺炎疫情不是第一次的大规模的公共卫生事件，也不是最后一次，这是对我国治理体系及疾病防控能力的一次大考。疫情初期，国家档案局发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，通知要求各单位重视疫情期间的档案工作，全面收集新冠肺炎疫情防控档案。自疫情爆发，我国在短短几个月内有效的控制了疫情的蔓延，防控部门所采取的有力举措，通过档案的形式保存，可作为今后处理公共卫生事件的宝贵经验，值得借鉴。

在这次疫情中，正因为保存有过往疫情的档案，各单位在开展防控工作时受益颇多。特别通过查阅2003 年非典型性肺炎疫情期间收集的档案，因其疫情类型及传播方式有相似之处，其抗疫档案具有重要的参考价值，如扬州市苏北人民医院通过查阅并参考该院抗击“非典”时期档案资料，及时出台了防控工作制度，有效对抗这次疫情。因此，资政参考是新冠肺炎抗疫档案另一用途。

四、高校新冠肺炎抗疫档案特点及管理模式

高校作为众多学生和教师共同生活和学习的场所，人员密度大，由于在校生来自全国各地，来源复杂。在疫情期间必须对广大师生的健康及出行情况有详细的把握，故对学生和教师上述情况的监控，是高校防控工作的重点。结合高校疫情防控工作这一特点，其档案收集的重点应是师生员工的健康及返校疫情防控相关文字、图片及实物。

1.高校抗疫档案的特点

结合公共卫生事件的突发性、复杂性等特征，其相应档案应具有：产生的不确定性、来源的复杂性、内容的成套性、载体的多样性等特点。

（1）高校抗疫档案产生的不确定性。新冠肺炎抗疫档案伴随着疫情出现而产生，是随着疫情发生、发展而产生的档案管理工作。其档案材料的产生及内容是随着疫情防控工作发展及演变而改变的，所形成的档案材料及档案类型多种多样，这是档案不确定性的重要表现。因此，其在时间上，档案形式上都具有不确定性，其收集归档时间与高校普通文书类档案按年度收集归档不同，其收集时限根据疫情发展过程来确定。

（2）高校抗疫档案来源的复杂性。新冠肺炎病毒肺炎疫情防控工作，是多部门参与，各部门联动的工作。对于高校来说，抗疫工作需要校长办公室、宣传部门、保卫部门、校医院、后勤保障部门及各学院共同参与。这些部门在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的记录，都是抗疫斗争中最真实的历史写照，必须归档保存。因此，抗疫档案来源较复杂。

（3）高校抗疫档案内容的成套性。高校新冠肺炎抗疫档案应记录整个抗疫过程，从接受上级部门下发的疫情防控任务开始，到疫情防控工作的开展，直至防控工作结束，是高校的一项“专项”工作，其档案收集应紧密结合防控工作的各环节、各项工作开展，这些工作紧密联系，缺一不可。因此，高校抗疫档案也应完整的反映防控工作各环节，是防控工作的真实写照，通过单独立卷的方式，独立成套保存。

（4）高校抗疫档案载体的多样性。凡在高校疫情防控工作中形成的有保存和参考利用价值的各类型记录均应归档保存，其中包括文件、相片、防控防护器材都纳入归档范围。这些材料载体多种多样，有纸质文件、图片、声像、电子文件、网页和实物等。

2.高校抗疫档案管理模式

（1）高校抗疫档案管理原则。根据国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，档案工作应纳入防控工作的总体部署。只要完善学校重大疫情防控体制机制、健全高校公共卫生应急管理体系、推进学校治理体系和治理能力现代化，对工作查考、历史研究、经验借鉴具有重要意义的材料，要做到“应收尽收，应归尽归”，保证档案内容客观、真实、完整。

（2）高校抗疫档案归档范围。结合高校疫情防控工作的特点，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录，均应纳入收集归档范围。主要包括：①上级部门下发的关于疫情防控工作的文件、通知、指示等;②学校在疫情防控工作中制定的规章制度、公告、通知、通告等;③学校领导在疫情防控工作中的批示和讲话材料;④学校各单位成立疫情防控工作相关领导小组、建立协调机制相关文件资料;⑤学校及各单位开展疫情防控工作的各类重要会议通知、议程、会议纪要、新闻报道、音视频和图片资料等;⑥疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料等;⑦各单位党员干部、师生员工参与疫情防控工作志愿服务人员名单，及其工作过程中产生的文件材料;⑧做好疫情防控相关后勤保障工作形成的文件材料;⑨有关单位部门在做好疫情防控相关的线上线下教学安排，科学研究工作形成的文件材料、图片资料等;⑩各单位对师生返校疫情防控相关工作文件材料;?学校和各单位、个人（含校友）向疫区捐赠财物的凭证、记录;?抗击疫情过程中，学校防疫物资采购清单，接受社会各类救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等相关资料;?新闻媒体及相关单位关于学校疫情防控工作、师生先进事迹的各类宣传材料、音乐和美术类艺术作品;?校医院在疫情防控期间转诊病人、组织医疗人员赴隔离点开展医疗服务、保障师生问诊开药等形成的相关文件材料;?对进出校院各场所的卫生检疫和管控形成的文件材料;?疫情防控过程中使用过的实物，如测温枪，出入证等;?其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

（3）高校疫情档案的管理。高校各责任单位负责收集相关材料及实物，在疫情结束后移交校档案馆集中保管。档案馆按归档材料的内容、载体等，进行分类整理。因疫情防控档案材料众多，其包含内容自成体系，不宜分散存放在党群行政文件中，建议制作“疫情防控专卷”，独立保存，使其保持完整性。对于不同载体的档案材料需放置在不同的保管地点的，采用“互见卡”的方式，标明其存放位置，方便查找。

各责任单位应深入贯彻总体国家安全观，严格执行档案保管保护保密各项制度规定，不断推进疫情防控档案管理科学化、规范化、标准化，确保疫情防控档案实体和信息绝对安全。采用“两套制”形式保存抗疫档案，在收集纸质材料的同时收集电子档案，对于上级来文，缺少电子文件的，应将纸质档案全文扫描进行数字化处理。科学地著录归档文件目录级和原文级的信息，构建疫情防控档案数据库，方便今后检索和利用。

五、高校抗疫档案的工作要点

1.做好抗疫档案工作的顶层设计

结合学校实际，制定抗疫档案工作制度，将档案工作与疫情防控工作相结合，在疫情防控工作中，有意识的收集档案材料。由校领导直接牵头抗疫档案工作。根据学校抗疫工作实际，制定抗疫档案制度，在制度中，除了明确常规内容，如收集疫情档案工作的地位和作用、组织机构的职责和权力、收集范围和移交办法等，还应明确规定收集的时效、各归档责任档案、档案征集、档案利用权限等事项。从制度上规范抗疫档案的收集管理工作，明确各责任单位的归档任务，抗疫档案的归档范围。确保抗疫档案客观全面，做到归档材料不缺失不重复。

2.积极提升参与防控工作人员的档案意识

高校各责任单位统一认识，提高站位，将档案工作真正落到實处，在疫情防控工作中有意识的收集档案材料。各责任单位应指定专人负责收集和保管档案，确保全面收集新冠肺炎疫情防控档案。档案管理人员主动与疫情防控责任单位对接，做好靠前服务，充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、移动客户端等适宜方式，督促指导各责任单位的档案工作，从而提升归档单位工作人员的档案意识，对收集的档案资料作出规范性要求，确保档案资料的完整、规范。

3.做好高校抗疫档案数字化

抗疫档案的收集是为了今后更好的查阅和利用。在全面收集档案材料的基础上，通过档案专业人员的技术处理，将不同载体的档案汇总为抗疫专卷成套保存。利用档案管理软件，著录文件目录级和原文级的信息，构建抗疫档案专卷数据库，实现对抗疫档案的全文检索，更方便快捷的查找有用信息。

4.做好高校抗疫档案的利用

在全面收集抗疫档案的基础上，充分利用档案资源，为今后高校工作服务。

首先，积极开展对抗疫档案的编研。一方面对抗疫档案工作进行归纳总结，通过抗疫过程中档案的收集、整理、分类、编目、归档和开发利用的现状、问题和规律的研究，为进一步科学规范化地开展突发事件档案工作提供理论支持。另一方面，通过查找档案材料信息，可挖掘疫情发生的规律、特点及性质，为今后预防疫情应对、处置和善后恢复等所采取的举措，发现这类型公共卫生事件应对和处置的方法、规律等，为预案修订、危机控制和防范应对提供科学依据。

其次，充分利用抗疫档案举办展览等形式加强对新冠肺炎疫情这一重大突发事件的宣传教育，促进广大师生全面认识新冠肺炎疫情的防控，了解抗疫期间应对和处置过程，增强预防意识、提高应对和处置能力。

六、结论

历史不能重演，但却惊人地相似，档案就是历史的镜子。高校疫情防控档案工作伴随疫情防控工作产生，记录了新型冠状病毒肺炎疫情发展全过程，高校各责任部门应高度重视档案工作。高校档案部门认清当前形式，牢记初心使命，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，把抗疫档案管理工作作为当前重点工作来抓，切实做到“应收尽收，应归尽归”，为打赢疫情防控阻击战作出档案人的贡献。

参考文献：

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（作者单位：江西师范大学档案馆）