高校档案精细化管理的必要性及对策研究

摘要：为了对高校各类信息资源进行妥善保管，适应高校办学招生规模不断扩大的趋势，必须要从精细化的角度对档案进行管理。然而，在过去一段时间内，仍然有部分高校存在档案管理质量低下、档案管理制度不完善以及档案分工不科学等一系列问题，制约了高校档案管理工作转型。故此，文章就高校档案精细化管理的必要性进行阐述，指出当下存在的问题，并提出自己关于高校档案精细化管理的建议，旨在能够进一步发挥高校檔案资源在教学科研、党政管理、人事管理等工作中的作用。

关键词：必要性;精细化;高校档案;制度;对策

一、高校档案精细化管理的必要性

新时期，高校档案资源的数量不断增多，档案管理精细化尤为必要。一方面，这是提升档案管理效能的必然要求。随着高校各项工作深入推进，信息种类进一步丰富、数量进一步增加、范围进一步扩大。只有真正细化档案管理制度、内容与分工，才能真正对各类信息进行加工、资源重组、数据挖掘和知识采集，最终提升管理效能[1]。另一方面，发挥档案价值的内在要求。高校档案具有重要的文化价值。经济价值、政治价值，是高校拟定政策、开展决策活动、推动行政管理的重要资源。从精细化的角度管理档案，精简档案的类别、流程，能够更好地对档案资源进行存储、处理、评价、分析和收集，进而为相关部门提供信息参考。

二、高校档案管理中常见的问题

（一）忽视档案前款控制，管理质量低下

当下，部分高校对档案管理工作缺乏足够的重视，没有做好档案资源的前端控制工作，影响后期的开发利用[2]。一是高校档案种类划分不明确，档案管理无序化的问题突出。部分高校未结合本高校的信息资源类型，对同类型档案进行集中化管理，难以建设档案数据库，二是高校档案管理制度落实不力。部分高校档案管理人员未严格遵循制度规定，导致档案管理质量参差不齐，甚至存在二次加工、二次审核等重复劳动问题。

（二）高校档案管理制度不完善，难以提升精细化水平

当下，部分高校档案管理制度修编滞后，没有及时结合最新的档案管理政策法规和本单位实际制定或者修订规章制度，难以厘清权责界限，不利于档案精细化管理。一是未分别就纸质档案、电子档案的特点来制定不同的档案管理制度，难以适应信息化环境的档案事业发展趋势。例如，尚未对电子图文等数字档案的格式进行明确，不同电子图文采取的格式不一，难以通过档案管理系统进行集中处理。二是档案资源更新与销毁滞后，大量失效档案堆积，浪费档案管理空间的同时，不利于档案事业长远发展。

（三）档案管理分工不明，人才建设滞后

“基础不牢，地动山摇”。对于档案管理而言，如果不能细化分工和培养人才，势必会影响档案管理工作的规范性。一方面，部分高校业务部门与档案管理部门缺乏配合，与档案管理相关的所有工作全部归口至档案管理部门，既增加了档案管理部门的工作压力，也不利于衔接好文件管理与档案管理。另一方面，部分高校人才建设缓慢，档案管理人才素质难以满足精细化管理的要求[3]。

三、高校档案精细化管理的对策

（一）加强前端控制，提升高校档案管理质量

高校档案种类丰富、内容杂，涉及的范围广，管理难度大。为了更好地推动高校档案精细化管理，高校档案管理人员必须要转变观念，做好档案管理前端控制工作。一是要细化高校档案的种类，最大限度地保障档案资料的真实性、准确性以及完整性。通常而言，高校可以按照政策法规类、学籍类、行政管理类、人事类、公文文书类或者其他类别对信息资源进行细化，为档案管理人员后期档案分类工作提供指引。二是要严格按照高校现阶段的档案管理制度对档案资源进行管理，提升档案管理质量。档案管理部门要时常对档案管理工作进行考核，发现档案管理工作中存在的不足，并从精细化的角度进行优化，提升档案管理人员的责任意识。

（二）加快建章立制，提升档案管理的精细化水平

要提升档案管理工作的精细化水平，就必须要加快建章立制，从制度层面明确档案管理的标准、格式、流程以及内容，减少档案管理工作中存在的纰漏。一是要建立健全《高校纸质档案管理制度》《高校档案电子档案管理制度》《高校档案查阅制度》《高校档案管理职责》等制度，用制度规范档案管理人员的行为。需要注意的是，从档案精细化管理的角度来看，档案制度必须要重点明确不同种类档案资源的格式和标准。一方面，档案管理的标准既要遵守档案法以及相关规范性文件的要求，也要参照高校本身实际情况。另一方面，电子档案的格式通常可采用pdf、avi、jpg等格式。二是要明确高校档案更新与销毁制度，确保高校档案的实效性。高校档案管理人员应及时对档案资源进行更新和销毁，避免档案资源堆积，理顺档案管理机制，发挥档案资源在信息参考、信息凭证、决策咨询领域的作用。

（三）细化高校档案管理分工，打造精细化人才队伍

高校档案管理工作是一项全局性、复杂性、系统性的工作，需要各个部门相互配合。为此，一是要理清档案管理部门与其他业务部门的分工。从精细化的角度来看，就可以由高校业务部门的档案管理专责对高校档案资源进行初步处理，之后再转交档案管理部门审核、加工，提升管理效能。二是要不断提升高校档案管理人员的素质，打造精细化的队伍。首先，要了解档案管理人员的需求，增强培训工作的指向性。要根据档案管理人员的缺陷来设计培训内容，避免培训成本的浪费。其次，要坚持打造体系多层次、内容多元化的培训模式，强化档案管理人员在档案分类、利用、整理、收集等领域的能力，真正做到档案管理各个环节精细化。最后，要以“高校档案精细化管理”为主题，组织相关的交流活动、讲座活动，拓宽档案管理人员视野，为档案精细化管理打下扎实的基础。

四、结束语

高校档案管理人员必须要树立精细化管理理念，将档案管理工作作为一项基础性、全局性、系统性、科学性的工作来抓，减少档案管理中存在的漏洞。具体而言，一是要加强前端控制，提升高校档案管理质量;二是要加快建章立制，提升档案管理的精细化水平;三是要细化高校档案管理分工，打造精细化人才队伍。相信随着高校档案管理的软硬件设施不断优化、制度不断完善，档案管理精细化的目标终将实现。

参考文献

[1]梁艳.信息化技术对高校档案管理的影响研究[J].食品研究与开发，2020，41（19）：253.

[2]叶永香.信息化视域下的高校行政档案管理创新[J].技术与市场，2020，27（10）：149-150.

[3]冯炜雯.新时期高校档案管理工作创新探讨[J].产业与科技论坛，2020，19（18）：281-282.

作者简介：

陈丽娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州职业技术学院图文信息中心馆员，研究方向档案学。