大科学装置档案管理的问题和优化分析

赵旌含 刘冠秀 曾刚 王传珂

摘 要 本文首先根据大科学装置的特点，分析阐述大科学装置管理全过程中形成的档案的特点;然后以激光聚变用驱动装置（ICF）为例，结合工作中的实际情况，对大科学装置档案管理的现状进行分析，并指出目前存在的问题;最后针对存在的问题提出优化解决的途径，用以规范和指导大科学装置档案管理，以期达到提高大科学装置档案管理水平的目的。

关键词 大科学装置 档案管理 规范 优化

大科学装置是面向世界科技前沿、面向经济主战场、面向国家重大需求，通过较大规模投入和工程建设完成的、建成后需长期稳定运行和持续开展科学技术活动，以实现重大科学技术和公益服务的国家大型基础设施[1-3]。大科学装置兼具工程建设和科学研究的属性，其设计、建造、运行和维护，既体现了国家意志，又实现了科技能力的突破。伴随着经济发展和科技创新，大科学装置已经成为世界各国展示综合国力和科技发展水平的重要指标[4]72。

随着我国综合国力的不断提升，诸如北京正负电子对撞机、合肥同步辐射装置、兰州重离子加速器、海洋科学综合考察船（MORV项目）、FAST等一批大科学装置建成并投入使用。大科学装置的特点决定了其形成的档案呈现出数量大、类别多、载体形式多的特点，同时由于工程量大、涉及多学科多专业，还具有档案形成周期长、形成端口多的特点。

本文以激光聚变用驱动装置为例，分析大科学装置形成的档案的特点，结合装置实际工作情况，研究了大科学装置档案管理的现状和存在的问题，并提出了优化解决的途径。

一、大科学装置与大科学装置档案

1.大科学装置的特点。大科学装置普遍具有设计建造周期长、资金投入数量多、技术要求难度大、涉及学科门类广、运行维护成本高的特点，能够为多领域、多学科研究提供支撑。由于其本身的复杂程度，也使大科学装置成为人才汇集和管理创新的平台。

激光聚变研究（ICF）[5]76是典型的大科学工程，涉及等离子体物理、流体物理、材料物理、原子与分子物理、光学工程、光电子科学、精密加工、精密制造等多门学科或专业，涉及理论、实验、诊断、制靶、驱动器五大领域工作，是一项目标明确、投资巨大、技术难度极高的大科学工程。激光聚变用驱动器属于典型的大科学装置，如位于中科院上海光机所的神光—Ⅱ装置和神光—Ⅱ升级装置，位于中国工程物理研究院激光聚变研究中心的神光—Ⅲ原型装置和星光—Ⅲ装置。一方面，具有明确的国家战略需求、明确的科学工程目标、明确的研究周期和研究经费;另一方面具有技术指标高、经费体量大、研制周期长的特点。

2.大科学装置档案的特点。大科学装置档案是装置在论证、立项、设计、建造、交付、运行和维护全过程中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料，是对大科学装置全过程的真实记录。可为项目的科学决策、建设管理、监察审计、竣工验收、运行维护、改造升级、改建扩建、维权追责等提供全面、可靠的参考和凭证[4]72。

伴随ICF装置的建设，开始形成大量的文件材料，档案管理工作也同步开展。目前，ICF装置的档案管理遵循“承担单位保存本单位任务的完整档案，主管单位保存本单位形成的文件材料、合同要求成果形式和承担单位归档清单”的管理模式。ICF大科学装置档案管理模式如图所示。

由于合同的约束，主管单位要求的成果形式基本能实现归档齐全。各承担单位因为管理水平和管理要求的不一致，容易出现归档质量参差不齐的情况，从齐全、完整、系统、规范的角度都存在或多或少的问题，如重要节点或阶段的文件未归档、复印件太多、文件有效性无法确认等。

二、大科学装置档案管理存在的问题

综合来看，不管是承办单位还是主管单位的档案管理，都存在以下一些问题。

1.重科研、轻管理。重视科研文件材料的收集归档，容易忽略管理性文件归档。科研文件固然在生产建设和科学研究中起到重要的参考作用，但一些重要的管理性文件，如会议纪要、管理规定;账外文件，如会议材料、专家工作笔记等，对回顾历史和辅助科研同样起到非常重要的作用。

2.重文字、轻声像。重视文字性材料的收集归档，容易忽略声像档案的采集。人们对档案的理解大多还停留在纸质载体上，对声像载体档案的重要性认识不足。比如，ICF装置建设过程中，一些重要的阶段和节点，如奠基、开工、评审、验收以及施工过程中的隐蔽工程阶段;科研工作中，一些重要的实验现场、评审会议;宣传报道中重要人物来访、参观等，都需要声像档案的支撑，才能更好、更立体地还原大科学装置的整个建设过程。

3.重纸质、轻数字。重视纸质档案的管理，容易忽略数字化工作。现代网络信息技术的发展和普及冲击着传统纸质档案的管理模式，人们对效率提升和资源共享的需求，使档案数字化已成为一项迫在眉睫的任务，这是檔案事业顺应时代潮流的必然要求。而在目前的工作中，管理部门把重心放在纸质档案的收集归档上，意识不到数字化对档案管理和提供利用的重要作用，数字化工作开展相对滞后，由此导致工作量的堆积，增加数字化的难度。另一方面，基于“主管单位存合同要求成果形式和归档清单”的工作原则，作为ICF装置建设的责任单位，其保存的档案既达不到齐全性要求，也无法实现系统性要求。而开展数字化工作，用档案数字化成果代替归档清单，利于解决这一问题。

4.重形式、轻内容。重视归档的形式，容易忽略档案本身的内容和价值。在实际工作中，由于受到制度的约束，文件形成部门或形成者将文件归档作为一项任务完成，强调归档这一动作，却容易忽略文件本身是否具有归档价值。由于缺乏价值鉴定，容易形成“该归档的未归档，不该归档的误归档”的现象，不但影响后期利用的查准率，还会给数字化工作和库房容量增加压力，后期档案进馆也增加了鉴定的工作量。

5.重成果、轻过程。重视合同要求中成果形式的归档，容易忽略过程性文件的归档。由于合同中明确了应形成和归档的成果形式，因此在归档过程中，这些内容更容易引起重视。合同约束之外的一些过程性文件，如调试记录、评审文件、汇报PPT、外协往来文件等，也从不同的侧面记载了整个装置建设过程，同样具有重要的参考价值。而在管理和归档工作中，大家往往容易忽略这方面的文件。

6.重归档、轻利用。重视档案实体归档，容易忽略归档后的档案利用工作。提供利用是档案管理的最终目的，也是档案价值的唯一体现。现实工作中，有一系列的规章制度用以约束文件材料的归档范围、归档时间、归档要求等，同时各单位也付诸一定的人力、财力用于档案的整理、保管，库房的建设等。相较之下，关于档案利用的管理要求和规章制度要少很多。尤其在档案编研方面，作为档案主动利用的重要手段，往往缺乏人手，缺乏相应的经费支持;另一方面，由于保密要求日趋严格，不同承担单位对于知识产权的保护日益突出，档案的被动利用次数也寥寥可数，凝聚了众多心血和精华的档案被束之高阁，自身价值得不到发挥。

三、优化途径分析

1.强化管理流程设计。顶层设计是整个管理流程的关键和基础，它既是宏观上对战略全局的规划，也能从微观上指明目标和方向。一方面，要强化档案工作在整个大科学装置顶层设计中的地位，将档案工作纳入大科学装置的质量管理体系，纳入年度目标考核，纳入合同管理验收，确保档案深入工作的各个环节，从而强化文件形成者的档案意识;另一方面，要强化档案工作本身的顶层设计。以档案齐全、完整、系统、规范和实现档案资源利用共享为目的，自上而下的建立档案工作体系。ICF档案管理顶层设计如图所示。

2.健全管理规章制度。规章制度是约束工作规范性的重要方式。从档案管理的角度出发，以实现前端控制和全程管理两个目标为切入点，建立健全覆盖ICF装置工作全流程的档案规章制度，确保每一个环节都有法可依，有据可考。要加大档案规章制度与其他工作制度的融合度，不能孤立于业务工作谈档案;要提高制度的可操作性和便利性，避免科研人员和管理人员视档案为压力。

3.建立有效网络体系。建立切实有效的档案管理网络体系。在激励考核机制和档案规章制度的双重作用下，建立以专职档案员和兼职档案员为主体的档案管理网络体系，如图所示。依托ICF装置基于WBS构建的任务分解结构[6]，结合任务分工，在每一项目，每一课题都设置兼职档案员，分担档案工作压力，各自负责本层级形成的文件材料的收集归档。专职档案员负责检查和指导兼职档案员的工作，负责ICF装置档案的收集、整理、保管和提供利用工作。通过管理网络的交互合作，实现档案的齐全、完整、有效和规范。

4.开发先进管理系统。档案管理系统是实现前端控制和全程管理的重要平台。以ICF装置项目管理系统为基础，开发满足以下需求的档案管理系统：打通项目管理系统与档案管理系统的接口，监控文件形成、流转、办理和归档的过程;在文件形成阶段设置关键词、摘要等字段，便于档案人员开展鉴定和编研;实现兼职档案员在线归档和实时归档的操作;自动捕捉项目管理系统中的元数据，确保归档文件的一致性;电子文件全文归档，减轻数字化工作压力;查询利用桌面化，提供网上审批，实现电子文件的全文检索和利用。

5.提升服务保障能力。提升服务保障能力，主动开展档案利用工作。以需求为导向，开展针对不同对象的利用服务：提供面向科研人员和管理人员的普遍性服务，借助档案管理系统，定期推送不同权限和范围的文件目录;提供面向总设计师和专家的定向性服务，围绕ICF装置的重点、重要研究方向推送相关文件[7]103;提供针对个人的个性化服务，借助大数据和人工智能技术，向不同用户推送近期与其关注事项相关的文件目录。

开展不同深度的编研工作。一方面依据文件形成者对关键词、摘要的标注，编制特定专题的文件汇编，通过利用界面，推送到相关人员桌面;另一方面，与ICF装置的科研人员共同开展关于课题研究、数据分析等深层次的编研工作。

6.加强人才队伍建设。培养一支素质高、业务专、见识广的档案人才队伍是提高档案管理水平和质量的关键。档案人才队伍的建设既要注重人员数量，也要注重人员质量;既要注重工作的严谨，也要注重思维的创新;既要注重学历学位，也要注重继续教育;既要注重档案业务，也要注重全方面发展。只有加强档案人才队伍的建设，才能更好地确保各项档案工作规范落地，才能更好地为大科学装置的各项工作提供服务。

大科学装置通常是针对特定的科学问题和国家战略任务而部署建设，肩负着国家使命。这也决定了装置的建设起点高、运行时间久、科学寿命长的特点和其开放共享的最终本质。大科学装置档案在装置的整个生命周期中肩负着反映事实和还原历史的重任，承载着管理和学术的宝贵经验，是装置开放共享的媒介和载体。因此如何优化和解决档案管理中存在的问题，確保档案作用的最大发挥，成为目前大科学装置档案工作的重点。本文相关意见和建议对于规范和提升大科学装置的档案管理工作有较强的借鉴意义。

参考文献

[1]邢淑英.中国科学院大科学工程的管理[J].中国科学院院刊， 2000（1）：33-36.

[2]何尧熙， 戴元超， 盛礼奇. 重大科学工程的特点[J].中国工程咨询， 2003（5）：8-11.

[3]刘涛，陈省平，罗轶.大科学研究的现状及其发展趋势[J].科技进步与对策， 2005， 22（1）：5-7.

[4]张丽瑛.大科学工程档案形成过程的管理[J]. 兰台世界， 2013（35）：72-73.

[5] 徐隆波，王传珂， 莫磊. 大科学工程ICF装置建设中的光学元器件技术状态管理[J].项目管理技术， 2018，18（7）：75-78.

[6]王传珂，吕信，贺少勃， et al. 基于WBS的大科学工程总设计师系统构建——以F工程为例[J].项目管理技术， 2017（2）.

[7]辛小萍，蒋西虹. 围绕大科学装置，深化图书馆服务[J].图书馆理论与实践， 2008（5）：102-104.