浅议开放式涉密单位涉密载体管理工作

◆刘婷

（中国原子能科学研究院放射化研究所 北京 102413）

国家秘密载体（以下简称涉密载体）是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载、存储国家秘密信息的纸介质、电磁介质、光介质等各类物品（本文的涉密载体主要为纸质载体）。涉密载体一旦失密，将给国家带来损失。2010年修订的《中华人民共和国保密法》将涉密载体的管理上升到了法律层面。在从事涉密项目研发的开放式涉密单位中，既要遵从法规做好保密工作，业务工作本身又要求开展合作与交流，开放性的模式会增加涉密人员与非涉密人员交流和接触的机会，无形中放大了涉密信息被泄露的风险。因此在涉密载体管理上遵循“统一管理、分级负责、严格标准、确保安全”的原则，具有开放式涉密单位工作的特点。本文在分析涉密载体管理特点的基础上，对管理措施提出建议。

1 涉密载体管理现状

1.1 员工保密意识淡薄

为应对新形势下保密工作面临的严峻形势，在保密资格审查认证的推动下，各涉密单位的保密工作发生了深刻的变化，对保密工作的重视程度也有了较大的提高。但在实际工作中，很多担负着科研项目的涉密人员工作繁忙，不能积极参加组织的保密培训或仅是在签到表上代签、补签姓名，在一定程度上说明涉密人员缺乏自觉意识。涉密单位每年都会接受上级主管单位、保密监督部门等各项检查，在历次检查中，不仅有新的问题产生，还有一些老问题重复出现，未能及时进行整改。究其原因还是涉密人员缺乏责任意识。

1.2 载体涉密缺乏规范性

对国家秘密的知悉范围进行严格的限定。但在实践中，部分单位出于编写报告或是外出实验等需要，对涉密人员增长的数量和必要性没有严格管控，使得最小化原则未能落实到位。对在涉密事项拟制阶段，科研单位存在定密责任人对拟定的密级、保密期限、知悉范围审批不严谨的情况，造成涉密载体定密不准确、国家秘密标志不正确的情况；存在科研人员认为已对项目或课题定密，则该项目或课题产生的各类报告、建议书等正式涉密载体未履行定密审批程序。

1.3 合作方涉密载体管理难度较高

科研活动通常存在多单位分工协作完成，因此会与合作伙伴涉及涉密载体的传递。在此过程中，存在双方合作伙伴对于定密事项标准不一致的情况，由此可能导致出现非机要渠道传递涉密载体的问题。因此，在合作方传递载体之前，需要科研人员对文件具有一定的甄别力量，双方协商好密点，对于非机要渠道的敏感信息及时进行申报并鉴定密级。

1.4 涉密载体管理需兼顾学术交流需求

在开展科研工作时，交流与合作是技术发展的主要措施之一，在开展必要的技术交流的同时保守国家秘密，对涉密载体管理提出了新要求。目前，通常的做法是对技术进行分级，非密的技术进行正常交流，涉密的技术仅在知悉范围内交流或仅是单向借鉴。在此种情况下，对涉密会议上的涉密载体管理提出了更高的要求，如将不同领域的涉密载体分别管理，特别是对载体的流向要严格控制。

1.5 历史涉密文件过程手续不全

在国家出台涉密管理相关法规后，科研单位均建立了较为完善的涉密文件审批、流转、销毁等过程管理体系，但对于时间较长的历史文件，在管理过程中存在一些共性问题，例如缺少载体流转过程的审批及交接签字、载体来源不清等，不利于涉密载体的全生命周期管理。笔者认为，历史文件所履行的手续与现行管理程序存在差异，应对该类文件的手续进行单独管理，注明与现行程序的不同点，并按照现行程序进行流向管理。

1.6 涉密载体的借阅频度不高

现阶段不少单位对于自己存档的部分时期较长，有学习、参考价值的涉密载体，存在较为严重的“多藏少用”现象，即科研人员将工作重点放在产生、收集涉密载体上，而对其内在价值的挖掘度不够。另外，不少涉密人员认为办理借阅手续复杂从而影响了学习、利用的积极性。

1.7 缺乏有效的管理信息系统

由于各种原因，涉密载体管理相对落后，不少单位仍停留在电子表格管理模式，即将收集好的载体信息通过人工输入方式转化成电子版管理形式保存，没有真正建立起信息化管理系统[1]。此种管理模式的缺点显而易见，例如记录容易误操作修改；只能人工进行信息更新，不能实时反映涉密载体的状态；涉密载体清点、盘存耗费大量的人力物力，管理水平受到限制等等。特别是针对涉密载体过程文件数量多、流转速度快的特点，没有有效的管理系统对其进行管控。

2 涉密载体管理建议

2.1 加强涉密人员对涉密载体管理重视程度

涉密载体管理的基础是涉密载体的台账，关键在涉密人员。单位应重视强化、提升涉密人员对涉密载体管理方面的认识，特别要有责任心意识。首先在载体定密时，责任人要严格根据工作实际，本着对号入座原则，准确界定本单位的国家秘密事项，不给保密工作留下隐患；其次载体使用过程中，通过减少个人持有涉密载体数量、明确涉密载体使用时间、严格控制涉密载体传阅及发放范围、规范涉密载体交接手续，例如填写《涉密载体流转交接表》、《个人留存涉密载体登记表》等，确保办理的各项业务认真履行相关手续且手续完备；在涉密载体销毁前，管理人员要认真核对填写表单，确保每一份待销毁载体账物相符。单位应定期组织保密专项教育，组织涉密人员观看保密教育片等，把保密教育渗透到业务工作中，让涉密人员时刻提高警惕、不断增强保密意识，提高保密防护能力，不断筑牢思想上的防线，确保自己知悉与管理的国家秘密及有关载体安全万无一失。

2.2 增强风险意识，建立泄密风险评估机制，确保载体安全保密

涉密载体的使用必须严格履行涉密审批手续，管理人员除了要严格遵守相关保密规定，还应该增强风险意识，按照国家划定的秘密等级采取相应的保密措施进行管控，再配合信息化的手段通过系统流转追踪、审计日志等途径监控使用过程，消除泄密隐患，保障涉密载体安全受控。在对外交流过程中，保密委员会还应对交流的议题和内容进行泄密风险评估，并对划定的关键信息予以隐蔽或替换，不得在对外交流中泄漏[2]。

2.3 细化密点，做好涉密载体过程管理

对于涉密项目，在开展科研工作前，应对涉密地点进行分级细化，明确科研活动中对于定密、涉密载体管理的过程管理细则，切实履行定密审批程序，实现载体管理有章可循。过程管理中，例如涉密会议中，涉密材料的分发、涉密文件回收签字记录是否齐全；涉密载体外送时，外出携带审批及载体签收手续是否完备；在涉密载体使用过程中，是否办理个人留存载体手续。在实际工作中，很多环节的载体交接手续因为人为原因被简化，造成了严重的失泄密隐患。载体的过程管理环节最为复杂也最难管理，需要每位涉密人员严格遵守制度、上级管理部门有效监督共同努力完成。涉密人员可依据保密考核检查标准每月进行自查，各单位可以成立保密检查组对保密工作进行定期或不定期的检查。

2.4 完善保密制度、规范涉密载体管理

规范涉密载体管理要以健全的管理制度为依据，只有建立健全的规章制度，涉密载体管理工作才能做到有章可循。目前，有些单位制定的保密管理制度不够完善、可操作性不强，需要根据本行业、本单位的业务特点进一步健全，结合实际情况，制定出科学性更强、更准确规范的制度，以指导规范工作开展。特别在对于涉密载体的流转过程及外来涉密载体等管理难点上，各单位应在相关规定制度的制定上最大力度的约束涉密人员行为，确保本单位的涉密载体管理工作合规有效进行。

2.5 明确责任、集中管理

笔者单位遵循“统一管理、分级负责、严格标准、确保安全”的原则，对涉密载体实行相对集中管理。涉密载体保管人员对保管的涉密载体负总责，经手人为相应环节责任人，实施“谁经手，谁负责”的责任转移制度和责任追究制度，清晰划分涉密载体每个环节的责任人；对涉密载体实施相对集中管理，对个人原则上不允许留存涉密载体，实行责任单位一本台账，建立涉密载体户籍制度，促进涉密载体全周期管理[3]。明确集中管理以后，本着简洁、高效的管理思路，再对管理流程进行优化，最终实现闭环管理。对于相关审批表单的格式、要求期限等一定要加以明确，并以行政发文的形式下发、宣贯。这样，既体现了管理者思路的清晰明确，也避免了由于下级单位的迷茫，造成管理不统一和缺少执行力等问题的产生。

2.6 加强信息化管理

近年来，随着信息技术的快速发展，使用信息化手段管理涉密载体已是大势所趋。基于涉密载体的安全属性，在涉密载体管理信息化建设过程中必须采取一系列措施确保载体的安全保密。使用涉密载体管理系统，可解决以手工管理带来的安全和效率之间的矛盾。系统可以覆盖涉密载体的全生命周期管理，包括制作、流转、销毁、归档等环节，做到对涉密载体底数清、责任明和实时查询管理，例如实现自动化查询现有库存载体信息，提升载体的利用率。在保障载体安全的同时，增加业务便捷性，提高工作效率。

2.7 强化监督检查

监督检查是保密工作中不可缺少的环节。在没有完善有效的涉密载体管理信息系统时，保密工作管理部门只能通过监督检查了解涉密载体管理的状态；即使在涉密载体管理系统建立起来以后，监督检查仍然不可或缺。管理系统并不是万能的，信息系统的运行也有可能带来各种新问题，因此涉密载体管理中人力因素不容忽视。建立持续、有效的监督检查机制，及时发现问题立即解决；对增强涉密人员的保密意识和责任方面进行正面引导；对抱有侥幸心理的人员起到警示作用，将安全保密风险降到最低。

3 结语

涉密载体承载国家秘密信息，种类多，数量大，是保密安全工作管理的难点。做好涉密载体管理工作，既要明确各方的相关管理责任、强化提升涉密人员的保密认识，又要建立有效的管理程序，还需配备信息化技术管理手段，最后做好监督检查工作。只有将各项规定要求真正落到实处，才能将安全隐患降到最低。