基于ERP环境的中小房地产企业内部控制研究

李爱华

（山东省大秦实业集团有限公司，山东 济南 250100）

随着政府调控力度的加大，房地产行业开始了新一轮洗牌，众多房地产企业经营压力巨大，中小房企更是度日艰难，在此背景下，其内部控制的问题显露无遗。而ERP（企业资源计划）作为管理系统，有其独特的优势。它集信息和控制于一体，将房企原本各个独立的系统（材料采购、施工生产、成本控制、财务、人力、审计等）整合到一个流水线上来，将供应商、工程部门、销售网络、客户纳入同一个链条上，实现业务财务一体化。但同时，也对中小房企完善内部控制提出了更严格的要求。为此，本文基于ERP系统环境，就加强中小房地产企业内部控制问题进行重点研究。

一、企业内部控制的内涵及其与ERP的关系

内部控制是由企业董事会、经理层以及其他员工共同实施的，为企业遵守相关的法律法规，实现经营活动的效率和效果、提供可靠的财务报告等目标提供保证的一系列活动。这些活动包括评估企业面临的各种风险、为实现经营目标制定和实施各种政策、实施效率效果的反馈和修正等。内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与内部监督等五要素组成。

ERP系统是一个高集成性服务管理系统，其覆盖了企业内部控制的各个部门和业务体系，按照业务流程划分业务模块来重新打造企业流程模块，对企业核心价值链上各业务节点进行无缝衔接，要求企业的工作流程标准化、规范化、系统化，从而实现企业信息、资源共享，减少相同基础信息在各个部门之间重复处理，减轻基础工作量；企业管理扁平化、提升决策速度和水平；企业决策者和执行者之间的沟通快速有效，提高工作质量和效率等等。

内部控制与ERP系统都是为了实现公司的战略目标。首先，ERP可以改善企业内部控制。ERP系统具有高集成性、标准性、完整性的特征，要求按标准制度执行每个设置好的节点，能够促进企业改善内控。其次，ERP能够提高财务核算水平。传统的内部控制中各个部门数据统计会各行其是，业务部门和财务部门统计的数据往往不一致，而ERP系统实现了分析数据的统一口径，材料、成本、财务等部门收集同样的原始数据可以相互验证，提高了会计核算的准确性。最后，ERP与内部控制可以产生协同性。企业内部控制体系是一个动态的发挥作用的体系，ERP又是开放性的系统，它使得决策者和执行者快速沟通，彼此及时反馈，能够随着需求变化及时调控调整，两者相互促进、共同进步，产生协同效应。

二、ERP系统环境下中小房地产企业内部控制存在的问题

根据工信部等四部委颁布的《关于印发中小企业划型标准规定的通知》，中小房企是指年营业收入在20亿元以下或者资产总值在1亿元以下的房地产企业。ERP给中小房企带来高效率的同时也会使其内控面临新的问题。

（一）中小房企内部控制环境薄弱

1.创始人对内部控制认识不够

中国绝大部分中小房企为家族民企，借助房地产业雄起的东风快速发展，但其创始人往往缺乏内控意识和长远眼光，在资金管理、物资管理、财务核算等方面任人唯亲，没有职业化管理意识，也没有设置不相容岗位相互牵制的制衡措施，整个企业运转的流程和制度很不完善，企业领导普遍认为内部控制的实施与企业经营及效益关系不大，对于推进内部控制建设的态度比较消极。

2.管理层职业素质不高

中小房企一般是由小到大，很多管理者是追随老板成长起来的，对内控认识不到位，专业水准较低，片面追求经济效益，忽略企业内控建设、也意识不到内控建设的必要性和重要性。

目前，中小房企一般是利用市场上普适的ERP系统，根据自身需要进行改造，但企业鲜有了解企业全业务流程同时又熟悉ERP系统的员工，导致重组业务流程时提出的需求不明确或仅限于现状提出需求，不具备发展思维，业务流程不合时宜甚至是错误。而创始人和管理层又不重视内部控制，最终使得业务流程在实际上线运行时与内部控制要求产生较大差距，失去系统构建意义。

（二）风险评估不全面、制度设置不科学

1.风险点把控不全面

我国的中小房企创始人的风险意识多是停留在政府关系、营销上面，对于工程质量、资金流、财务税务等方面存在的风险不甚在意，也没有相应的制度和专业人才评估和量化各方面的风险，危机来临方意识到问题。以某中小房企为例，多年来其所建设的项目中车库质量一直堪忧，某次大雨使最新交房小区车库几十辆车被淹，业主通过媒体将此事公之于众，给企业带来了巨大的声誉损失和经济损失。

2.业务、财务制度、流程混乱

房企业务环节多且繁杂，很多中小房企内部控制设计不清晰，组织架构混乱，流程设置随意，人人都有管辖权，但是人人又不明确管辖范围。比如，财务部不掌握总包合同，如果付款金额不符合合同约定、结算单内容，财务解释是因为老板已经签字所以必须放款，而老板认为财务签字是已经核对了相关内容；财务部也从不与成本部和采购部进行甲供对账，如果甲供金额三部门对不上，虽然付款申请单上都已签字但是谁也不认为自己部门负有责任。由谁签字、负责哪块内容，流程上的人都不清楚，导致账务越来越混乱，经营数据不准确，企业利润到底是多少，没有人知道。

（三）信息沟通不畅、 内部控制活动不到位

1.管理层和员工之间缺乏有效的交流渠道

中小房企因制度和流程设计不明晰，职责不明晰，信息的传递和使用效果大打折扣，无论是管理层向下传达计划或布置工作任务，还是员工向上反馈工作结果或问题，渠道都不流畅，影响了企业的有效运行并可能导致决策失误或工作未达预期。

2.内部控制活动多是财务部门参与，其他部门缺位

内部控制活动涉及公司的所有部门，但很多中小房企几乎都是财务部门在发挥作用，财务部门催着其他部门修订制度、完善流程。一是财务部门掌握的资源、信息有限、专业能力有限，无法深入、有效地开展内控活动，导致很多工作滞后甚至搁置。而ERP需要每个员工、每个部门都参与进来，互相协作、相互促进。二是ERP环境下内部控制的数据处理依赖互联网技术，如果出现网络安全问题，瞬间使企业陷入业务停滞、经营瘫痪的状态，而且工作人员长期依赖电子化信息，纸质资料被忽略整理归档保存，将给企业带来不可估量的损失。

（四）内部监督功能有待加强

首先，老板文化导致内控监督机制缺乏。内部控制监督主要是评估制度建设和实施两个方面的有效性。很多中小房企组织架构中也设置了相应的监督层次，但是没有赋予实权，反馈机制和治理机制失效。其次，内部审计部门监管不力。不少中小房企也设置了内部审计部门，但是却设在财务部门之下，有些虽隶属于监事会，但是监事会本身没有监督权限，相当于内审直接对管理层负责，这大大影响了内审部门的独立性，并影响了其作用的发挥和功效的施展，难以对各项制度、执行以及决策进行有限的监督和评价。

三、ERP 环境下完善中小房地产企业内部控制的对策

（一）强化管理层对内部控制认知，培养复合型人才

中小房企创始人要重视内控建设，并将其作为战略目标来实现；管理层作为内控执行人，需通过各种方式提升自身的综合素质。与此同时，企业还应当组织全员培训ERP系统，从业务的发起到报表的输出，各个关键节点都要有控制，正式操作前对相关岗位进行大量的演示培训和测试练习，同时制定相应的奖惩措施，激励员工积极参与。另外，企业要组织外出培训学习，引入其他公司先进的管理理念，引入优秀的复合型人才，淘汰在其位不谋其政的人员。

（二）重视风险评估，完善内控制度

中小房企还应重视风险评估，设立风险管理委员会或具有同等职能的部门，招聘或任用有经验的专业人才，建设风险管理制度，查找公司各业务板块、各项经济活动中的风险点、风险等级、发生概率并出具针对性处置方案，尽量将风险控制在不影响公司目标的范围之内。将风险评估、控制纳入ERP系统中，常规风险（比如财务风险、质量风险）、异常风险（平时不常见风险，如员工突然死亡等）等不同情况设置不同的预警信号、等级、对应审批人员等，帮助企业实现战略目标。

（三）部门相互协作，加强控制活动

中小房企对ERP运行要指派具备相应能力的网络系统维护人员，安装成熟的网络安全软件、多重防火墙，定期对系统进行检测、漏洞扫描，保持机房的标准要求，每日对数据进行备份，操作留痕。重视人员权限管理，一方面ERP系统实行授权管理，对于数据的编辑、查询、审核等权责进行有效控制；另一方面，每个部门的员工要重视本人账号密码的管理，定期修改密码等，为企业的信息安全保驾护航。

（四）加强内部监督，内外审计双管齐下

在ERP环境下，中小房企的治理层应积极发挥作用，制定可量化的、合理的指标，定期监督和评价内部控制的有效性，重视员工的意见和反馈，对问题和缺陷及时纠偏。另外，还要发挥内审和外审的作用，及时发现存在的风险，拟定专业有效的建议，以供管理层和治理层进行正确科学的决策。