信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施

水利部海河水利委员会引滦工程管理局 张晓芳

一、导言

档案管理工作在多年的发展中很难受到人们的重视，因此发展速度受到了不利影响，发展难度也较大。档案是对历史的记载，而且还有一部分档案中记录的信息十分重要，因此国家应该更加重视对档案的管理。现如今，大部分地区的档案管理工作仍然是人工管理，无论是收集档案，还是对档案进行管理都是以人工的形式进行，人工的工作方式可能会导致管理档案的过程中出现失误，无法有效保障档案的安全。想要提高档案管理工作的质量，发挥档案管理的作用，负责档案管理工作的部门应该加强信息技术与档案管理工作的结合，使用信息技术解决档案管理工作中遇到的各种问题，而且相较于传统的管理方式具备更多优势，有利于促进信息的共享。

二、信息化背景下档案管理工作的特征

基于新时代背景下，可以明显地看到档案管理工作也正在朝着信息化的方向发展，这一举措使得档案管理工作具备以下两方面的特征：第一，管理对象发生了转变，以数字档案为主。新时代视阈下，以往传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代。据相关调查显示，当前大多数单位的档案管理都以电子档案为主。与传统纸质档案有所不同，电子档案具有一定的虚拟性且具备多种功能，如复制功能、拷贝功能以及压缩传输功能等。第二，档案管理核心方向有所转变，现已从保管储藏向收集利用方向转变。在以往的档案管理工作中，纸质档案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量时间以及人力的消耗下完成的，且工作效率还非常低下。而信息化时代的到来，传统纸质档案已转变为电子档案，档案管理工作人员只需要充分利用网络信息技术就能够实现档案信息的收集、整理与储存等工作，大大提升了档案管理的工作质量和工作效率。

三、档案信息化管理的优点

（一）提高办公效率

在传统的档案管理工作中大多数工作都会通过人力解决，导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力，无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误，甚至可能会造成档案丢失的情况，在进行档案记录工作的过程中，部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况，因此，曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的，错误出现的频率较高。在将信息化技术应用于档案管理工作后，该项工作不仅流程变得更加简单，而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化，让工作人员的档案管理工作变得更加轻松，并且还有效提高了工作效率。

（二）方便资源共享

传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事，要求工作人员对档案进行逐个查找，很难在短时间内就找到所需文件，工作内容复杂且困难，因此信息查阅工作效率非常低，所以信息共享也很难实现，许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用，是十分浪费的。而使用信息化技术对档案进行管理，可以把所有档案按照不同种类分别进行储存，档案管理变得更加条理，档案管理中的各项工作都变得更加简单了，人们能够在网络平台上获取需要的文件，对各种信息数据都可以非常快的获得，实现资源共享。

（三）有效提高了传递速度和传递的安全性

负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件，传统的文件传递大多是使用邮政系统，需要较长时间，而且可能会受到多种突发因素的影响，引起各种事故，比如文件丢失或损坏等，因此这是非常危险的一个选择，会给各部门的工作造成非常大的影响。在使用信息化技术进行档案管理工作后，文件传递则变得十分简单，可以直接使用网络向对方进行传递，不仅速度快，而且安全性更高。

四、信息化背景下档案管理工作中存在的问题

（一）工作意识存在问题

随着时代的发展，我国档案管理工作内容和工作形式也发生了一定的改变与创新，虽然大多数单位都引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，但由于部分档案管理人员其思想意识中还是没有明确认识到档案管理工作的重要性，从而导致在日常档案管理工作中常常出现档案信息漏填或填写不规范的现象，且由于管理人员传统思想的作用和专业培训的缺乏，使得部分档案管理人员只会利用信息技术进行档案整理和归档等工作，对相关单位档案管理工作的开展与创新造成了严重影响，并在一定程度上阻碍了档案管理工作的信息化建设。

（二）基础设施建设不完善

众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理人员信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识，而信息技术人员对档案管理工作也缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。

（三）档案管理机制不健全

通常情况下，在档案管理工作中常常会出现以下两种情况：第一，档案运输；第二，档案换机构进行管理。这两种情况地出现在一定程度上加大了档案管理工作的难度，具体表现为职责划分不明确以及缺乏良好且有效的档案管理措施。首先是职责划分不明确，据相关调查显示，当前我国大多数档案管理单位都没有完善的档案管理制度，因此，常常出现档案在运输或换机构管理的过程中出现信息重复收录的情况，这种情况不仅会造成人力资源的浪费，还会在一定程度上造成档案信息资源的浪费。其次是有效档案管理措施的缺乏。因档案管理制度的缺乏，导致部分单位或机构在日常档案管理工作中只是简单地将档案进行堆放与存储，等到需要使用档案时再进行转递或移交，而有关档案的整理都是在临时有需求时才会进行。

五、信息化背景下优化档案管理工作的具体实施措施

（一）形成档案管理信息化意识

随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养；其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助；最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作的效率与质量。

（二）加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

确切来说，信息化档案管理建设是一项复杂且长期的工作，并不是立刻就能够成功的，是需要大量时间、资金、人力资源以及各种信息化技术设备的投入才能够保障的。在实际档案管理工作中，相关档案管理部门应与国家相关部门进行深入沟通与协商，以此获得专项财政资金拨款用于档案管理信息化建设。除此之外，档案管理部门可以充分发挥社会公众的力量，引进社会资金来促进档案管理工作信息化建设。当然，在实现档案管理信息化建设的过程中，相关档案管理人员还需要注意档案管理人员的配置，除了基本档案管理专业人员之外，要注重技术人才的引进。与此同时，在引进技术人才的基础上也要加强内部人员培训再教育工作，以此来促进档案管理人员以及信息技术人员技能水平以及档案管理水平的提升。

（三）建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平

在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点，即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么各单位为档案管理工作付出的努力则会归之于零。为保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来制定档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严厉惩罚，必要时追究其法律责任。

六、结语

总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。