事业单位档案管理效率提升的路径

任继伟

摘 要：现阶段，事业单位的发展进步是非常明显的，而且体制机制也在不断变革，在这一过程中，事业单位档案管理工作显得越来越重要，这就要求能够进一步提高事业单位档案管理的效率水平，对管理方式不断进行创新，满足时代的不断发展变化，能够将档案的价值最大程度发挥出来，从而为事业单位后期的改革发展创造积极的条件。所以，事业单位需要进一步提高档案管理的重视程度，认识到档案管理工作对事业单位长续发展的重要意义，顺应社会和时代的发展变化，做好档案管理工作，最大限度地提高档案管理效益以及质量水平。

关键词：事业单位;档案管理;效率提升;路径

在事业单位的日常运行过程中，会产生比较多有价值的档案信息，这不仅从一个侧面反映了事业单位日常工作的成效，而且对经济社会服务方面也能够取得比较好的作用。在新的时代背景下，事业单位档案管理工作有了更高水平的要求，尤其是在互联网信息化技术的深入发展下，档案管理既需要保障质量水平，还要进一步提高管理效率。所以，事业单位需要结合具体情况，针对性地开展档案管理工作，采取行而有效的措施来最大限度地提高档案管理的效率水平。

一、提高事业单位档案管理效率水平的重要作用

目前，随着科学技术水平的快速发展，我国已经进入了大数据时代，通过采取措施来提高事业单位档案管理效率水平会在很大程度上关系到事业单位的发展，能够不断优化完善档案管理工作的实际岗位以及人员结构，让事业单位档案管理的成本得到大幅度降低，档案存储的空间也会有很大程度的节约，全方位提高事业单位档案管理的效益以及便捷程度，这也会在一定程度上推动事业单位档案管理方式的创新以及流程的优化。此外，在新的时代背景下，也要积极将信息化管理手段融入事业单位档案管理中去，在确保档案管理安全性的基础上，还能够最大程度地避免档案在储存的时候出现遗失以及损毁问题，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。

二、事业单位档案管理存在的弊病

1.档案检索和实际应用效率低

目前，事业单位在档案检索方面普遍存在检索效率低的情况。档案检索和实际应用二者之间的关系是密不可分的，如果档案检索存在很多不便，那么就会在很大程度上降低档案的利用效率。存在这样的问题主要是由于相关事业单位没有高度重视档案管理工作，需要的硬件以及软件配备不够完善，没有足够的基础设施来保障档案管理工作有序开展，而且也没有充分应用信息化技术管理手段，这也导致了檔案管理的信息化程度不能够达到要求，尤其是很多档案检索设备不能够满足相应要求，无法给用户提供多元化的检索方式。同时，虽然事业单位存在比较多的档案数据信息，能够在很大程度上推动经济社会快速发展，但是在实际应用方面却不太乐观，利用率比较低，很多事业单位存在“重管理、轻开发”思想，没有足够重视档案信息资源开发工作，这在一定程度上阻碍了档案信息资源的实际应用。

2.档案管理方式比较落后

现阶段，事业单位档案信息化建设已经是大势所趋，但是一部分事业单位仍存在比较落后的思想，不能够清楚地认识到信息化管理的优势，仍然采用过去的管理模式，在社会高速运转背景下，这已经不能够满足实际的使用需要。其保守的思想总是认为数字化档案会存在比较大的安全问题，仍然认为纸质档案更能满足现阶段的实际需要，在档案管理创新方面没有足够的积极性。此外，也有一部分事业单位没有认真贯彻落实上级要求，没有对从事档案管理人员进行培训，这也导致了事业单位档案管理信息化建设进展比较慢，不利于提高事业单位档案管理效率。

3.事业单位档案管理制度不够健全

目前，大部分事业单位没有建立健全档案管理制度，很多制度建设都处于比较落后阶段，无法很好满足现阶段档案管理的实际要求。而且在大数据时代背景下，这也要求档案管理工作要朝着更高标准、信息化手段进行推进，但就目前的情况来讲，档案管理的传统制度手段面对一些新的问题已经无法解决，这也导致了现阶段很多档案管理工作没有制度可以遵循。此外，很多事业单位虽然在制度方面进行了优化，但是优化调整的部分只针对其中某一个方面，没有从根本上改革创新事业单位档案管理的制度手段，这就导致了对现阶段的事业单位档案管理工作起不到该有的约束作用。

4.档案管理人员能力有待提升

大数据时代背景下，事业单位需要积极利用技术手段的力量来提高档案管理的效率水平，但是相应的工作人员自身的职业能力水平问题也严重阻碍了事业单位档案管理的质量水平。尤其是在开展档案管理信息化建设的过程中，需要管理人员能够有更高水平的信息化能力，但是很多档案管理人员没有足够的信息化专业水平，这也在很大程度上阻碍了信息化技术手段在档案管理方面的实际应用，无法充分发挥信息化档案管理的优势作用，这在很大程度上降低了事业单位档案管理的工作效率水平。

5.档案管理方面风险隐患比较高

无论是过去的纸质档案，还是现在的信息化电子档案，这些都会在很大程度上存在一定安全隐患，所以就需要采取行而有效的措施来最大限度地提高档案管理的安全性，进一步提高档案管理效率水平。在大数据时代背景下，档案管理安全隐患发生的可能性是非常高的，这在很大程度上阻碍了档案的实际应用以及管理效率的提升。

三、事业单位档案管理的创新性思路

1.充分利用大数据技术手段

在我国，对大数据技术手段的创新研发是受到很大重视的，而且我国已经在一些实际的案例中对大数据技术进行大规模应用，“智慧城市”项目就是应用大数据技术的实际案例。针对一些数据比较庞大的内容，利用大数据技术手段有着很强的优势作用，所在事业单位需要充分认识到大数据技术在档案管理方面的积极作用，能够进一步提高档案管理的效率水平，由传统的思想观念朝着大数据思维转变，将过去的纸质档案材料朝着数据化、信息化的方向转变，充分利用大数据技术的优势作用来做好管理工作。所以，事业单位首先就要不断提高自身的信息化技术水平，在档案管理工作环节中积极引进信息化技术作为支撑，充分利用信息化技术在档案管理方面的优势作用，相关工作人员也要积极适应信息化档案管理工作，熟练掌握信息化技术应用的技巧，然后再着手将全部档案资料进行信息化转化。

2.做好设计以及指导工作

事业单位在这么长时间的运转过程中，所产生的档案材料数量是非常多的，而且档案材料之间存在非常紧密的联系，其复杂程度也比较高，有着比较强的依赖关系，所以就要充分考虑纸质档案与电子化档案之间的转化问题，要能够将档案之间的密切联系进行统筹考虑，确保档案材料能够有序进行电子化转换，这就要求要提前进行科学合理的设计与指导，让信息化技术手段得到更深度的应用，只有摸清档案之间的逻辑架构，才能够让信息化技术手段的应用效果最大程度发挥出来，才能够为后期的检索应用奠定坚实的基础。由于档案资料自身的特性，在将其进行信息化转化的过程中就需要有科学的设计以及指导方针，为此事业单位在进行档案信息的转化之前应当根据自身档案的数量和性质拟定转化方式，确保不会出现问题后再进行档案的转化。

四、事业单位档案管理效率提升的路径

1.做好档案管理工作宣传

现阶段，在事业单位档案管理工作的实际开展过程中，相关领导以及具体工作人员没有充分认识到档案管理的重要作用，在不重视的思想观念下，事业单位档案管理工作在实际施工过程中就会存在一系列的问题，这也在很大程度上增大了事业单位档案管理的难度水平，管理效率也得不到提升。为了能够有效应对这一难题，事业单位相关领导以及工作人员要进一步提高对档案管理工作的重视程度，要站在全局角度认识到档案管理工作的重要性，那就要加大对档案管理工作的宣传力度，而且还要根据实际情况扩大宣传范围。一方面，领导干部先要转变对档案管理工作的认识，从思想观念上意识到档案管理工作存在的重要性，而且还要重视相关的宣传工作，给予大力支持，为后续的具体执行奠定基础，进一步扩大档案管理工作宣传效果。另一方面，事业单位需要在已有的宣传基础之上，对宣传手段进行创新，积极利用多元化的宣传渠道来提高宣传效果。最后，在档案管理工作宣传之外，还要强化监管，要确保相关管理人员能够以认真负责的态度投入到工作中去，确保管理效率能够达到要求水平。

2.加快档案管理的信息化

在事业单位中需要积极利用先进的管理技术手段来提高管理效率水平，在这一过程中，要能够充分应用一些新兴的技术手段，推动档案管理工作能够更加便捷化、智能化、高效化，让管理效率能够得到大幅度提高。事业单位要充分利用高科技手段来解决现阶段档案管理工作中所面临的难题，最大程度地发挥出档案的应用价值。在实施档案信息化管理的过程中，需要强化对互联网技术的整合以及应用，只有这样才能够让彼此的优势作用充分发挥出来，进一步提高档案管理效率水平以及质量水平。推动事业单位档案的信息化管理，不仅能够进一步提高管理效率，而且还能够在很大程度上避免造成资源浪费，大幅度降低档案管理工作的成本。为了确保档案信息化管理工作的顺利开展，事业单位需要强化信息化管理设备的配置，积极引进先进的网络以及数字化技术手段，灵活应用相关技术设备。事业单位也要积极设置负责档案信息化管理的工作人员，落實好职责。

3.健全完善档案管理制度体制

目前，档案管理所应用的技术手段以及管理模式是相对比较落后的，创新性存在很大不足，而且档案管理的规范化问题也没有得到足够重视，这也在很大程度上直接影响到了档案管理的质量水平以及效率。所以，事业单位要提高对档案管理制度制定完善的重视程度，而且在不断优化完善档案管理制度的过程中，要针对遇到的实际问题进行分析研究，不断改进，进一步提高档案管理工作的规范水平。一方面，优化完善档案管理手段需要适应社会和时代发展的要求，要能够满足相应的科技水平，充分利用多元化的管理手段来提高档案管理的效率和质量。另一方面，将数字技术、信息技术、科技智能手段进行有机整合，健全完善档案管理的全方位体系，进一步提高档案管理的效率水平。最后，要在档案管理制度建设方面纳入相应的管理办法以及技术手段等内容，为档案管理工作提供技术支撑保障，确保各项工作开展得更有力，进一步强化档案管理工作的规范化水平。

4.加大培训力度

从既有的情况来看，档案管理工作人员的自身专业能力水平已经不能够很好地满足实际工作需要，尤其是在信息技术方面还存在很大不足，不能够很好地满足时代以及档案管理的实际要求，在很大程度上降低了档案管理工作的实际效果，而且也阻碍了事业单位的健康可持续发展。所以，为了能最大程度提高档案管理的效率水平，就需要进一步提升档案管理人员的专业素质水平，强化对档案管理人员的教育培训工作，通过提升人员管理效率和质量的方式来保障档案管理的成效。事业单位部门需要结合具体实际情况来不断健全完善培训教育制度，按照实际岗位以及职责分工要求，针对性地开展培训教育工作，全方位地提升档案管理人员的专业能力水平。一方面，事业单位需要对档案管理人员的业务水平进行能力培训，而且还要针对信息化技术掌握落后的问题进行针对性培训，要不断教育引导档案管理人员逐渐熟悉掌握先进的档案管理技术，而且还要在档案管理实际工作中积极应用，确保档案管理工作能够高效开展。在进行培训的过程中，可以采用多元化的手段措施，如通过讲座、多媒体培训等方式。另一方面，思想道德培训工作也是必不可少的，需要帮助档案管理人员树立其正确的工作观念，秉持认真严谨的态度来开展档案管理工作。

5.提升档案资源利用效率

事业单位不断强化档案管理工作的主要目的就是为了能够进一步提高档案的利用价值，能够在实际的工作中充分应用已经收集到的档案信息，进一步提高工作效率。事业单位对档案信息进行积极分类以及管理主要是为了能够提高事业单位的综合能力水平，那么在进行档案管理工作的过程中也需要认识到这一问题，考虑到档案应用的需要，以此为落脚点做好档案管理效率，并以此为落脚点做好档案管理，提升管理效率。事业单位要进行档案资源共享的改革，增强档案服务效用。例如，事业单位可以采用云共享手段来提升管理效率，还可以借助云共享技术来储存和整理好各项档案资料，并且通过与互联网的联合应用来发挥档案利用价值。

五、结束语

档案管理工作在事业单位中所占据的地位是非常重要的，而且档案管理效率的提升也会在很大程度上直接影响到事业单位工作的创新性发展。所以，事业单位需要积极认清社会和时代变化，采取行之有效的措施来跟随时代发展，而且还要统筹考虑事业单位的内部管理情况，深入研究分析档案管理工作效率提升的途径，要积极做好宣传、信息化技术应用、人员培训等方面的工作，推动事业单位档案管理工作能够健康可持续发展。

参考文献：

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（作者单位：临沂市自然资源开发服务中心）