新时期加快企业档案信息化建设的措施

周芬(陕西陕化煤化工集团有限公司，陕西 渭南 714100)

0 引言

档案建设可以为企业经营、生产与管理提供信息资源的支持，为了保证三项工作顺利开展，并满足新时期下对企业档案提出的要求，就需借助现代化技术，实现企业档案信息化。因此，需对当前行业市场的发展形势进行全面分析，并结合企业实况，不断优化建设工作，从整体上提高企业档案信息化建设水平。

1 档案信息化建设内容

1.1 基础设施建设

基础设施主要以两项内容即信息化软件以及信息化硬件。在建设前者时，需建设OA办公自动化系统、电子文件归档系统等，最为重要的是档案管理数据库系统的建设。在开展信息化硬件建设工作时，需重点关注计算机、服务器、网络连接设备等模块。此外，在建设过程中，所涉及到的软件系统模块应达到企业在档案管理、编撰以及安全方面的标准。

1.2 信息资源建设

信息资源建设工作在实现档案信息化过程中起着重要的作用，也是最为核心的建设内容之一，在开展该项建设工作时，应明确工作重点即对数据库的建设与管理。通过分析当前部分企业档案内容以及类型后，其所涵盖的数据库类型有目录、多媒体、企业重要档案以及全文数据库[1]。

1.3 标准规范建设

为了保证档案信息化建设的科学性、有效性，达到管理和利用的价值，企业就需完善建设标准与规范，为档案信息化建设提供制度保障。通常情况下，在制定相关标准时，需依据国家所出台的相关规定进行，并分析新时期下，对档案信息化建设的需求，在此基础上，制定科学且能够起到管理作用的规范与标准。

1.4 应用系统建设

想要充分发挥信息资源的价值，就需建设健全的应用系统作为价值实现的支撑，该项工作在建设时主要有两项建设内容即局域网、信息网。在开展前者建设工作时，主要涉及到计算机、网络连接设备、服务器等，而后者在建设时，主要包括多个系统的建设如：DOS系统、与档案管理有关的服务器系统，在运作系统时，一般由企业档案室负责管理并扮演数字信息加工的角色。通过建设信息网，能够实现档案信息化同互联网进行衔接的目的，以达到信息资源实时共享。

2 加快企业档案信息化建设的有效措施

2.1 加强基础设施建设，确保信息安全

基础设施主要包括档案信息网络系统以及档案数字化设备，系统与设备的建设与完善能够实现信息传输、共享的目的，只有在信息网络足够先进与完善的情况下，才能使档案信息发挥出其所具备的基本价值，促使效益进一步提升。建设基础设施时，需科学应用数字化的档案信息，以达到档案的安全管理，在选择基础设施时，尽可能采购国有品牌，便于后期维护，同时还需确保设备具有自主的知识产权。档案部门需基于网络建设，对服务对象与范围进行归类，并使用物理隔离方法，为档案信息化构建出外网与内网系统，保证二者能够独立运行且不受影响，以此提高档案信息系统的安全性。此外，加强对扫描仪、打印机等设备的监管，避免数据被盗取。需为档案信息系统配置与之相配套的杀毒软件，并制定相关的管理制度，要求系统运行与管理人员明确岗位职责，在保证信息安全的情况下，推进档案信息化建设工作进程[2]。

2.2 解决“四化一库”问题，推进建设工作

档案信息化建设的主要目的便是解决“四化一库”问题。

首先，局管管理信息化，负责企业档案管理的部门在设计档案信息建设流程时，需同时考虑企业的改革管理，并做到共同策划、共同部署、共同推进，进一步规范工作行为，促使工作质量与效率得以提升，便于管档人员管理以及用户使用。此外，工作人员需认识到企业各资源配置的重要性，以此达到减少运作成本的目的，实现多个系统自我调节与自我控制，并加大信息化管理体系的建设力度，以提升管档水准。

其次，行政监管网络化，现阶段对档案的行政监管通常以人工的方法进行，其中所涉猎的表格如信息报表、备案表等，大多为纸质，这一不健全的监管方式不能有效将监管信息进行整合，导致在开展档案行政监管工作的效率不高，且达不到预期监管效果。在新时期下，需明确信息技术的重要性，并采用信息化手段对档案行政监管模式进行创新与变革，再借助互联网实时性的特点，采集并整理实时档案数据，同时，还需对档案相关业务进行监管，以此达到无缝且实时监管的目的。

再次，档案管理智能化，档案信息化的实现体现管理智能化上，因此，在建设档案信息化时，需注重智慧档案室建设工作的开展，并将其作为建设方向。档案管理智能化能够对企业档案进行感知与定位，确保档案信息安全，同时数字化的档案有利于贯彻“无纸化办公”，极大减少了纸张的使用，进而实现节能环保的作用。在解决档案管理智能化问题时，工作人员应了解建设相关内容如智能融合、以人为本持续创新等，实现智能管理、保存企业档案的目的。

最后，档案服务全面化，服务质量与效率是推动企业档案信息化建设的重要前提。为了实现服务全面化，促使档案用户达到满意，就需借助大数据以及数据挖掘技术对用户的真实需求进行综合分析，根据分析结果，丰富信息资源基础，促使所建设的服务系统具有分析、管理与决策多方面的性能。在建设期间，需依托于互联网、局域网为企业甚至是社会群体提供高质量的档案服务，并增大服务范围覆盖面，且服务时间更具灵活性。还可以使用新时期下衍生出的各种新型媒体平台，实施档案信息服务工作，促使用户得到更为多样化的服务体验。

“一库”即档案核心数据库，也是档案信息化的资源总库，企业建设档案的目的是对企业以往信息、实时信息甚至是未来发展信息进行长时间保存，而档案信息化的建设不仅能够做到上述所说的目的，还能提高档案整体安全性，并实现调取档案信息的便捷性，这一优势是传统档案无法比拟的。为了保证档案信息化建设的有效性、实用性，就需建立健全的核心数据库作为功能实现的保障，其运作原理是采用现代化技术以及科学的方法，将档案信息长期保存至专用的数据库中。核心数据库的建立能够使数据摆脱对各个系统的依赖，以此增加数据信息保存的时长。

2.3 重视人才队伍建设，提高工作效率

企业需明确档案部门应行使的职责与权力，同时掌握在档案信息系统中，所存有的档案信息数量，以及现阶段企业档案开发、利用、建设的现状，为档案信息建设配置相应数量的档案人员。并要求档案人员具备专业技能以及道德素养，对于档案信息中的内容做到不泄密、不外传。同时，还需具有极高文化素养，对于档案基础理论知识、文史知识以及网络知识等也需达到熟练掌握，以此保证档案人员能够将档案相关的政策法规以及所掌握的知识科学的应用到实际工作中，促使档案工作效率得以提升。通过宣传或培训档案政策法规的方法，进一步强化档案人员的管理意识，使其能够认识到该项工作对于企业发展与管理中的重要性，并建立完善档管领导体系，该体系的设立可以监督、检查并考核企业领导对于档管信息化建设工作的态度以及重视程度，实现档管工作管理水平的提高。此外，还需强化档案人员的服务意识，定期组织有关于职业道德的教育培训，对服务方法不断优化与完善，促使服务质量得以提升，并在服务过程中，深入了解用户需求，提高服务效率的同时加快企业档案信息化建设进程[2]。

2.4 抓好信息建设安全，防范安全风险

首先，从管理角度出发防范安全风险。落实档案安全保障、以企业员工为主体的建设原则，强化企业档案管理人员的防范意识，确保档案信息安全的同时提高档案信息化建设效率。开展建设工作时，需重视工作人员专业技能以及安全教育的培训，并要求其形成风险防范的工作思想，通过向其灌输档案安全思想，告知档案安全的重要性，促使其更为主动的对各类风险进行分析与预判。同时，建立针对各项工作的制度，以保证工作过程更具规范性、高效性，实现工作各环节的优化。

其次，以设备角度出发防范安全风险。安全是档案信息化建设的关键内容，而设备的应用与支持，是保证档案安全的重要前提。对此，技术人员需打造出更为安全的设备，为档案信息系统设立防火墙、入侵检测等，针对一些需采购的设备应加大投资力度。此外，还需确保设备运作安全，实时监管服务器、网络设备等，针对存在运行障碍或潜在风险，需及时进行处理。

最后，从技术层面出发防范安全风险。借助物联网技术，实时监测档案的动态，保证档案安全。同时，加大对信息安全技术的应用力度，促使档案安全得以保障。并分析安全域，在对其进行划分后，实行分模块管控，在此过程中，合理应用互联网、局域网，以达到由信息技术带来的档案安全保障[3]。

3 结语

为了顺应新时期行业市场的发展，提高企业运作效率，就需将档案信息化建设作为当前企业经营中的工作重点，并在此基础上，制定科学且适合企业运作的信息化目标。该项工作的开展、实施与完成，需要花费大量的时间。因此，应引进并重用具备现代化思想且掌握信息化技术的人才，推动建设质量与进程。