试论如何提高企业行政部门办会质量

企业作为一个经济组织和市场主体，为维持正常运转，几乎每天都离不开这样或那样的会议，而且不同的会议发挥着不同的功能和作用，对企业正常运行举足轻重。作为行政部门，提高办会质量、保障会议效果是其核心职能。如果办会质量不高，则耽误的是一群人的时间成本，影响是的整个企业的效益。作为行政管理人员，要认清会议活动的本质，找准办会的短板，从制度规范、会前准备、时间管理、会议落实等角度持续改进提升，最大程度提升会议效果，释放会议成果，为企业创造会议增值。

一、各类行政会议在企业管理中的作用

决策性会议。企业在运行过程中，根据制度规定，生产经营重大事项需通过党委会、总经理办公会、董事会、股东会等会议做决策。这类决策性会议主要解决干不干的问题，直接关系着企业战略方向和计划目标的实现，其作用不言而喻。在完成决策程序后，经理层牵头组织落实。市场形势瞬息万变，经营决策讲究既快又准。决策会议的及时性和效率对企业非常重要，稍有延误和迟疑则可能带来效益上重大损失。

工作布置类会议。企业在制定全年生产经营预算和目标后，重点转向如何抓落实的问题。那么经营管理层，就要通过一个稳定的渠道来传达经营管理方略、分解任务、明确责任，及时协调解决执行过程中的问题，推进工作进度。工作布置类会议就是这样的一个渠道，如企业内部的公司年度工作会、生产早会、生产周会、月度司务会、燃料分析专题会等，这些会议主要解决怎么干的问题，关系企业正常运转和绩效达成。

交流讨论性会议。企业在作重要决策之前，受制于企业决策层知识和经验局限等因素，通常会广泛征集各部门及干部职工的意见，研究论证可行性，为科学决策提供支持。如企业内部的务虚会、座谈会、专家论证会就是如此，主要为干不干、怎什干提供依据参考，关系着企业决策的科学性和工作措施的合理性。

二、影响企业办会质量的主要症结

会前准备不足。不同的企业每天都在召开不同的会议，但普遍存在会议效率不高的问题，其中的原因很多，但有一个重要决定性因素，那就是会前准备。现实情况是，很多企业的会议组织者没有这个意识，会前马马虎虎、临时抱佛脚，将希望寄托于会中，最终的结果可想而知。

会中时间失控。我们经常可以看到，企业里面原本计划1个小时开完的会，结果用了两三个小时还未结束。有的企业领导人员没有时间概念，习惯性拖堂，导致一群人跟着陪会。更有甚者，开会前不规划时间，开到哪算哪，结果会议从白天开到晚上还没完结。这些现实问题对企业和员工时间成本是巨大的浪费，不加以改进则可能给企业造成损失。

会后不了了之。有的办会人员经常会犯本末倒置的错误，虎头蛇尾，会议开得轰轰烈烈，在会议结束后却不了了之，没有通过必要的创造性工作，提炼并固化会议成果。或是，虽然有会议纪要，但对会议决策和安排事项的执行情况不闻不问，到下次会议时，有的事项又不得不再次“回炉”。这是对会议成果的巨大消耗，将严重损伤企业的运行效率。

三、多措并举提高企业行政部门办会质量

建立健全会议管理制度。要提高办会质量，首要任务时

做好顶层设计，建立健全一整套会议管理制度和流程。通过制度明确各类会议的会前、会中、会后三个环节的具体要求，并约定会议纪律，细化会议落实、执行检查和结构考核的流程。对于决策性会议，一方面要在企业章程中规定股东会、董事会及经理层会议各自的决策范围和权限，另一方面要建立配套的董事会议事规则、总经理办公会议事规则、监事会议事规则等。其他行政类会议，可通过行政会议管理制度统一予以规范，明确会议相关组织责任、流程和要求。

做到会前充分准备。无论是什么性质的会议，会前准备都是最为重要的。应该说，组织会议的功夫主要在会议之外，会前准备环节就是其中最重要的一环。对于决策性会议，上会的议题准备极其重要，需要在会前完成调查研究、资料准备、求证确认、论证沟通等工作，唯有如此，与会人员才能在较短的时间内快速达成一致、做出决定，否则在会上不仅时间，最终可能导致议题“流产”，无法达不会议目标。对于工作布置类会议，会前也要做足功课，提前与相关部门沟通，并就需提交的资料表明具体要求。在会议资料收集过程中要严格把关，倒逼对应部门提高会议资料的质量。在此基础上，行政办会部门进行系统化的整理，并与相关部门、出席会议领导确认和报告。会议最后一道程序是发布会议通知，将会议时间、地点、内容等信息提前传达到人，留足会前消化相关内容的时间，确保所有与会人员应知尽知会议涉及的内容。

严格控制会议时间。每个会议都是有时间成本的。有的会议讨论很热烈，最终莫衷一是，有的会上各抒己见，最后却没有一锤定音。这些现象每天都在上演。会议的时长本身有一定的不可控性，但通过办会人员的专业性、创造性的工作是可以提高时间利用率的。首先要注重会议议程的设置，对议程内容的先后顺序进行反复推演论证，以求达到更符合逻辑、过会更顺畅的效果。其次要尽可能精准设置好每个事项或议程内容的时间，至少要精确到分钟。为了帮助主持人更好的控制时间，可在会场设置报时器，在某个事项用时到点时，报时器自动提醒，或通过办会部门及时提醒主持人。

四、抓实会议成果的整理和应用。原则上所有的会议都要形

成会议纪要，它就是会议本身的成果。会议纪要发布前要用心确认各个细节，特别是决定性会议更是如此，避免模棱两可、责任不明、没有失效的表述。然而仅仅有会议纪要是远远不够的，关键在于会议成果的应用，即抓落实，这是会外功夫的另一个重要方面。行政管理部门切不可忽视这个环节重要性，要安排专人依据会议纪要，以表格的形式将会议内容转化为具体化、条目化的工作任务清单，并且做到“三定”，即定责任部门、定责任人、定完成时间。后续对照清单跟踪工作落实进度，当遇到进度可能滞后的情况时，提前与责任部门或责任人沟通，督促加快节奏，确保按期完成。对于特别重要的工作，可另行形成督办函或督办令。工作清单和督办函的执行情况要定期向会议主持人或分管领导报告。对于执行中存在客观障碍、需要协调资源的事项，可根据需要组织专题推进会，保障会议确定的事项件件有着落、事事有回音。对于执行不到位的，会议督办部门要提出考核意见，经过一定的审批程序后与绩效或奖金挂钩，体现到实实在在的收入上。

会议对企业运行至关重要，会议效率的提升是一个持续不断的过程。作为行政管理部门，要将提高办会质量作为头等大事，充分发挥部门的功能和作用，创造性地办好各类会议，不断提高企业会议的质量，为企业创造更大的管理价值。

作者简介

赵云（1983年10月出生），男，漢族，籍贯：甘肃武威，大学文化。研究方向：行政管理与基层党建。