信息化背景下档案管理创新研究

摘要：信息化逐渐渗透到人们的工作生活中，促进行业发展，提高生活品质。档案管理工作日益得到行业内重视，做好档案管理工作，有利于提高各单位档案管理水平，提高工作效率。传统档案管理方式已经无法满足档案资源管理需求，在信息化背景下，应该利用计算机信息技术，创新管理方式，提高档案管理的安全性。本文将就目前存在的问题，提出档案管理创新思路。

关键词：信息化;档案管理;创新思路

引言：

在科学信息技术的发展背景下，档案传统管理方式既面临发展机遇，又面临一定挑战，需要档案管理人员突破传统管理方式，从现代档案管理角度出发，创新管理方式，提高档案利用价值，在方便查询的同时，提高档案的安全性，做好档案信息保密工作。这就需要档案管理人员改变传统管理方式，不断更新管理档案理论知识，并应用在日常档案管理工作中，优化档案管理模式，发挥信息技术优势，提高档案管理效率[1]。

一、信息化背景下档案管理新特征

（一）数字档案成为主要管理对象

在科学信息技术高速发展背景下，信息化逐渐成为档案资源的发展方向，由于纸质档案在后期管理保存过程中存在一定缺陷，促使数字档案代替了部分纸质档案，将其保存在计算机中，具有传输与复制特点。

（二）收集利用逐渐成为管理核心

数字档案给管理人员节省了大量的收集整理时间，因此，档案保管显得更加重要，管理人员的管理对象由纸质档案转变为数字档案，数字档案管理数量越来越多，因此，管理人员应该着重考虑如何将这些数字档案进行分类归档以及保存等。

（三）档案利用方式网络化

在传统档案管理中，将档案以纸质版方式进行归类整理并保存在档案室内，相关人员如果查阅档案资源需要经过同意之后进入档案室进行查阅，导致纸质档案利用效率相对较低。通过信息化管理，多数档案都能够以电子版形式呈现出来，方便了人们查阅，在很大程度上提高了工作效率。

二、信息化背景下档案管理存在的问题

（一）档案数据归档问题

在传统档案管理过程中，档案归档范围非常清晰，传统档案多数以文书或者实物照片等方式为主，因此，在归档过程中根据具体规定，将其存放在合理的类别中即可。但是针对于数字档案来说，部分档案在归档时存在分类不清现象。除此之外，档案归档方式也存在一定问题，由于数字档案数量越来越多，各个级别单位针对于同一种类别的档案归档方式不同，导致档案管理方式存在较大的差别[2]。

（二）网络安全问题

在信息化背景下，档案管理发生了巨大变化，这给档案管理带来了发展机遇，但同时也给其带来了一定的问题。数字化档案管理方式提高了工作水平，为管理人员节省了大量工作时间，促使管理人员将工作核心放在更重要的管理内容上。但与此同时，信息化管理方式也降低了档案管理的安全性，近年来，有时会出现档案信息资源泄露现象，尤其是一些重要信息内容，一旦发生泄露，会给单位带来一定的损失，更严重的会影响国家安全，因此，做好网络安全建设至关重要。

（三）电子档案的真实性问题

传统纸质档案都是以书面形式存在，通常情况下，不会出现虚假现象。但是在信息化背景下，给造价行为提供了便利，电子档案具有一定的虚拟性，容易导致其出现各种问题，真实性问题一直得到管理人员的重视，主要是由于档案原件无法确定其真实性，在保存时，也有可能因为操作人员的失误，导致档案出现数据不符现象，但是这种问题在后期工作中也难以发现，因此，使得档案数据不准确，失去原有价值。

三、信息化背景下档案管理创新

（一）加强对电子档案的归档

在信息化背景下，电子档案必须加强信息资源的收集整理与归档工作，档案管理人员在允许的情况下，尽可能多的收集各种档案信息，根据对电子档案的归档要求，创新归档方式，不断提高电子档案的归档水平，促使各个管理工作环节能够有效衔接。电子公文也应该做好归档工作，管理人员需要熟知电子公文相关归档要求，从而对电子公文形式进行转换，需要对其做好归档的模块与接口工作，为相关操作人员提供工作便利，促使操作人员能够了解将电子公文應该归档在何处，如何归档等，并保证公文档案的内容准确性。与此同时，还应该还应该做好多媒体档案归档工作。由于多媒体档案类别较多，管理人员在归档操作过程中处理起来难度较大，因此，必须做好分类管理工作，根据单位档案管理实际情况，完善相应的规章制度，建立归档标准，将多媒体等信息资源划分好类别，做好归档工作。

（二）以法治思维构建档案信息安全体系

档案管理是贯穿于单位各项工作始终，档案管理科室必须树立法治思维，提高档案信息资源的安全准确性，从而提高档案使用价值。首先，档案管理科室需要建立健全信息安全制度，并加强监督力度，确保档案管理人员真正落实各项工作标准。其次，应该规范信息使用流程，必须经过上级相关人员同意之后才能进行查阅，提高信息安全性，加强网络安全与信息化建设[3]。

（三）创新档案利用机制

发挥信息数据优势，档案管理部门应该熟知各个部分的工作性质，为其提供主动推送服务，有利于提高档案使用价值。另外，加强档案资源共享，建立信息资源共享平台，整合相关数据，促使各部门能够实现资源共享，提供一站式服务，提高各个工作人员对档案管理认知。

（四）加大经费投入与人才培养力度

在信息化背景下，档案管理工作离不开相关信息设备的使用，因此，单位应该加大对档案科室的资金投入，增加信息化基础设备，便于管理人员开展相关工作;此外，还应该提高档案管理人员综合素质，培养管理人才，有利于管理人员提高对信息化工作方式的认知，突破传统管理方式，创新管理思路，坚守工作岗位，不断创新管理方式，提高档案管理效率。

结语：

由此可见，档案管理工作在现代单位发展中发挥重要作用，有利于促进单位发展，因此应该加强档案管理力度。在信息化背景下，档案管理人员也要认识到传统档案管理方式已经无法满足现代管理需要，应该创新管理方式，加强信息化管理，完善档案管理规章制度，建立各类档案归档标准，建立信息化资源数据共享平台，实现档案资源共享，提高档案使用价值，促使人们认识到档案管理的重要性，有利于提高档案管理水平。

参考文献：

[1]陈彦婷. 信息化背景下档案管理创新研究[J]. 2020，12：151.

[2]康琴. 信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J]. 办公室业务， 2020（16）：2.

作者简介：常莹，1983.4.11，女，河南，汉，本科，馆员，研究方向：档案管理