浅析新形势下档案管理现代化的有效途径

陈红艳

摘要：随着现代互联网技术和大数据技术的不断发展，社会各个行业都开始利用信息化来帮助自身工作效率的提升，从而不断地提升综合实力。档案管理作为各个单位和企业单位的基础工作，必须要依托时代技术的不断应用提高工作质量，从而促进档案管理的现代化。

关键词：新形势;档案管理;现代化;途径

引言

在我国各个单位的发展中，档案管理一直都存在，这是对于各个单位员工管理的重要一部分工作，能够保障各个单位员工的稳定性。但是在传统的档案管理中，大部分的工作都是人为手动来完成，管理效率相对比较低。尤其是对于员工档案的管理手段不足，对于档案的整理和分析不深入，导致不能有效的通过有效的管理管理来促进各个单位人才的发展和稳定，从而对各个单位的长期发展造成不良的影响。在当今时代的发展中，各个单位开始逐渐的重视档案管理工作，开始进一步细化各个单位的档案管理，通过多种手段不断发挥档案管理的作用，激发各个单位发展活力。在具体的管理中，各个单位要充分意识到档案管理在人力资源工作中的巨大作用，规范档案管理行为，提升档案的利用效率。

一、当前档案管理中存在的问题

（一）各个单位对于档案的重视程度不足

在当前的档案管理工作中，各个单位领导对于这方面工作的认识还不全面，对于档案管理工作的重视程度还不足，认为各个单位的档案管理只是档案管理的一小部分，并没有必要花时间保证其质量，这就导致各个单位的档案管理工作进展缓慢，不能为各个单位的人才选用和结构调整提供具体的依据。一方面，部分各个单位在档案管理工作中的流程不规范，对于人员之间在档案管理中的管理职责并没有进行具体的分工，导致档案管理工作的质量下降;另一方面，由于分管部门领导的不重视，使得在这方面投入的管理资金不足，无法有效的调动工作者的积极性，导致档案管理的质量下降。

（二）管理手段相对落后

在传统的档案管理中，对于档案的排查和信息的统计大部分都依靠工作人员手工记录，管理设施相对落后，信息化技术的使用也不足[1]。一方面降低了各个单位档案管理的效率。另一方面，也增加了数据统计出错的概率，不利于各个单位的发展。在档案管理中，由于其系统的功能较少，只能进行简单的数据储存和记录，导致各个单位在进行信息利用时无法对现有的数据进行深层次的分析加工，使得最终呈现的可用结果较少;同时，在一些数字化的管理和使用中，由于部分各个单位使用的是纸质化的档案管理和储存方式，这样就会导致工作人员在记性档案管理的过程中不小心损坏档案，导致其数据出现错误或者信息无法辨认，增加了管理的风险，降低了管理的效率。

（三）档案的利用价值较低

各个单位的档案管理對于各个单位发展的作用巨大，做好档案的管理工作，能够进一步提高各个单位工作者的服务能力，从而为各个单位的发展提供更多的信息和依据。作为管理者，必须要懂得合理的利用档案管理的价值，为各个单位的发展提供动力。但是在许多单位的工作中，对于档案管理中获得的信息并没有进行充分的利用，这就导致档案管理获得数据不能充分的反映人才的实际情况，也就无法进行有效的分析，从而为各个单位发展提供更多的信息。

二、新形势下档案管理现代化的有效途径

（一）逐步建立完善档案管理制度

在档案管理工作中，要提升工作的质量，就必须依靠制度的制约。各个单位要逐步的建立完善档案管理制度，建立各个单位自己的信息化数据库，从而提升档案数据查询和管理的便捷性，提高工作人员的工作效率。在具体的工作中，工作人员要对档案进行分类的整理和汇总。工作人员要及时的做好各个单位内在编人员和编外人员的管理，对于各个单位人才培养中的各个环节进行了解研究，从而合理的做出安排。在管理的过程中，还需要对档案进行一定的排查，对于一些资料不齐和存在问题的档案要进行及时的解决和处理，档案管理人员在不断的实践和服务中要不断的提升自己的能力，加强对于档案信息的分析和应用，在提高工作效率的同时不断为各个单位的发展提供一定的参考依据。

（二）完善各个单位档案信息管理系统

随着我国的信息化和数字化的不断发展，档案管理工作也迎来了巨大的机遇，在当前的社会发展中，要提升档案管理的效率和质量，就需要建立档案信息化管理系统。各个单位要逐渐的建立档案数据库，从而更好的进行数据的分析，提高信息的利用效率。其次，各个单位要通过信息技术的不断提升进一步加强档案管理的数字化建设，从而加强档案管理的服务，实现各个单位内部的资源共享。最后，各个单位要通过信息化的分析加强档案的真实性考察，保证档案的精确性，提升档案管理的实际效率[2]。

（三）创新档案服务模式，提升档案价值

现代化的档案管理最终的目的就是为档案需求人员创造更多的便利，从而帮助其更加快捷的进行档案内容的获取。在新的形势发展下，档案管理质量要提升，就必须要不断创新档案的服务模式，不断提升档案管理的价值。档案管理人员在进行档案管理时，要及时的利用现代化的技术为档案需求者提供更好的服务。比如在进行档案管理时，可以利用微信等的社交软件为档案需求者提供更多的选择，不断地拓展信息管理系统的功能。另外，要及时的为档案需求者提供检索的学习资料，让相关人员在使用的过程中逐渐的了解档案管理系统，从而为档案管理工作的开展奠定良好的基础。同时，要不断地体现档案的实际价值，及时的对一些重要的档案进行分类管理，制定成电子信息系统能够识别的图片档案，从而增强档案的耐储存性。

三、结束语

总的来说，在如今的市场竞争中，只有充分的发挥人力资源管理的作用，不断实现人事档案管理的价值，才能及时的发挥事业单位的优势，站稳脚跟。通过新的人事档案管理方式和技术的出现，事业单位工作人员的素质将会不断提升，人事档案管理的质量也将得到进一步的提升。

参考文献

[1]徐铮.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].卷宗，2021，9（32）：6.

[2]王中瑞.档案管理原理在档案管理现代化中的运用[J].新商务周刊，2019（21）：71.