新常态下企业办公室管理的困境与对策

徐剑

摘要：办公室的管理工作，是结合各部门性质，提供相应的协调及服务，在生产经营工作中发挥着重要的作用。优秀的办公室管理技能可促进企业的办公室业务的全面发展，极大地提升企业的形象。但在新形势下，办公室管理工作还存在体制落后、员工素养不高、创新能力差等问题。针对这些企业存在的共性问题，必须采取措施，确保企业的长远发展。

关键词：新常态;企业办公室管理;困境与对策

引言

对于任何一个单位而言，办公室都是非常重要的组织机构，在单位运行中起到了枢纽的作用。在日常工作中，办公室常常起到承上启下，协调各方的枢纽作用，赋有服务、参谋等职能，因此办公室发挥着其他部门不可替代的管理作用。

一、企业办公室管理概述

办公室在企业运行过程中的主要功能，是对企业各部门及人员进行业务协调和服务，上传和分发企业业务信息，并同时代表了企业的形象。办公室要想顺利履行其工作职责，就必须对企业的发展有全面而详细的了解，不仅要了解业务重点，还要明确企业能力以及未来规划发展方向，以确保企业健康快速地发展。同时，办公室作为企业的外窗，代表着企业的综合能力，除协调企业内部工作外，还要促进企业文化和理念的广泛传播。新时代市场经济的发展，为企业带来了巨大的机遇和挑战，因此，企业要结合当前的时代背景和特点，办公室管理工作要不断创新，懂得抓住机遇，在各种挑战中不断成长，使企业的管理能力到达新的水平。

二、办公室管理的特点

第一，政策性。办公室主要负责贯彻上级领导的各项部署，处理各种各样不同文件，因此具有极强的政策性。办公室把握和研读政策能力将直接影响到单位领导决策部署状况，最终会影响到单位发展。第二，服务性。办公室是工作桥梁，办公室必须为单位各个部门做好服务工作，因此办公室的各项工作都体现了服务性质。第三，开放性。办公室是单位的窗口，对内代表领导，需要广泛听取各方意见;对外代表的是单位的形象，言谈举止必须得体，处理工作应当规范有序。

三、新常态下办公室管理的困境

（一）缺乏完善的管理制度

规范各项管理制度，是企业办公室管理业务顺利开展的前提，是创新管理的要求。部分企业办公室管理体系不完善，缺乏遏制能力。办公人员职责分工不明确，缺乏一定的相关性和明确性，并且岗位工作目标模糊，导致人员工作计划缺乏系统性，导致工作流程管理不到位。这些问题降低了企业办公室管理人员的工作效率，甚至损害了企业办公室的整体形象。在企业办公室管理中，服务意识在办公职能中占有重要的地位，属于企业办公室管理的基本职能。服务水平取决于员工的管理意识，部分企业的人员服务意识淡薄，无法理解服务的重要性。被动地等待领导对相关工作的监管，没有积极思考。各部室缺乏沟通，导致了部门之间出现沟通不畅的问题。同时对服务业务的认识不深刻，没有形成创新和服务发展的主动服务意识。

（二）创新管理能力还不够强

在工作中，一定程度上存在着完成任务不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象。有些工作已形成了固定的套路，习惯于舊思维、老经验，不去追求高效率、新方法，思路比较狭窄，应对新形势、新情况时，解决新问题的能力有欠缺，工作提档升级需进一步改善。办公室工作本身就是综合性极强的工作，要求员工要根据遇到的事务灵活处理，这在一定程度上，对员工的创新能力有了较高的要求。办公室的工作，要求不断根据以往的经验教训，持续性改进处理方式，不能生搬硬套，要不然，降低员工的工作效率和对工作的积极性。

四、新常态下企业办公室管理的对策

（一）制度完善

第一，完善管理制度，做到责任到人。办公室的管理存在着制度不完善的问题，办公室需要按照中央要求，严格控制“三公”经费，执行政府的各项规定，严禁超标。与此同时，办公室还需要加强制度的组织落实，督促领导干部做表率，将各项责任层层落实到人。除此之外，办公室还需要完善各项奖励和监督措施，加强监督检查，对于违反规定的行为进行查处，以增强工作人员的责任意识，提升工作效率。第二，完善激励制度，调动广大工作人员的工作激情。为了提升办公室工作质量，办公室需要引入竞争机制，在配置人员岗位时需要按照人才技能配置岗位，实现人岗匹配，避免论资排辈的情况。与此同时，办公室还需要坚持物质和精神相结合的激励措施，可以通过德能勤绩廉多个角度考察工作人员的工作表现，为他们量身制定物质激励制度。

（二）提高办公室管理工作的效率与质量

第一，在日常工作中，办公室管理工作人员应根据工作地主次、轻重、缓急合理安排各项工作的时间，从而提高办公室工作的效率与质量。办公室管理工作人员要充分发挥“承上启下、横向联系、沟通内外”的作用，将有效信息及时反馈给领导，为领导的工作决策提前做好安排，并将领导的精神与工作部署及时向本级其他科室及下级机构传达，做到事无巨细、认真负责、不遗漏、不延误。第二，在后勤保障工作中，要对办公用品进行及时核对，并对库存不足用品及时提醒办公室负责人做好补充与发放，避免耽误相关部门的使用。对于单位内的办公设备应定期进行检修与维护，确保不会影响工作人员的正常使用，从而保证单位工作能够有序、有效的正常开展。第三，办公室管理部门应为单位工作人员提供良好的办公环境。因此，对办公楼要做好日常维护与及时修葺、对老旧线路、灯具、插座等进行及时更新，以保证办公环境的安全。

（三）加强对信息技术的应用，降低行政工作难度

在信息技术不断发展的背景下，信息化技术已经融合到了各个行业，既提升了工作效率，又增强了工作质量，所以在办公室行政工作中也需要加大对信息化技术的应用，减少繁杂工作给行政工作人员造成的压力。首先，企业需要结合实际的状况，建立信息化管理体系，加大信息处理力度，保障资金投入的合理性，结合计算机技术和网络技术发挥智能化管理的优势。其次，在信息化技术应用过程中，需要加大对信息化技术应用的重视，利用信息化技术实现对各类数据和信息的收集，为企业领导决策提供更多支持。最后，在企业内部开展信息化技术应用时，企业工作人员可以在管理过程中加大对各类办公软件的应用，如邮箱、钉钉等软件，做到对各类软件的科学维护，整合企业内部的现有资源，促进各类资料和档案的数字化整理，从多个角度开展各项工作内容，促进行政工作的科学开展。

（四）提升能力素质

办公室工作人员需要抓住零散时间努力提升自己，以提高自身综合实力，缓解职业倦怠感。学习方式不限于书本，为提升办公室工作人员的综合素质，办公室工作人员可以加强与其他工作人员的接触，通过其他工作人员学习到新知识。

结束语

在新常态下办公室管理要完成一定的创新，不仅要使管理理念和管理方式符合新常态企业管理的要求，更要与时代的发展相结合，让员工在和谐、公平的工作环境中充分发挥技能。同时，在企业办公室管理中，要认识到办公室管理工作存在的不足，制定科学合理的管理策略，使办公管理适应新时代经济的发展方向，提升企业的整体形象，有效地促进公司更好地发展。

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