电算化条件下的会计档案管理探究

武晓燕

摘要：目前我国经济和信息技术发展十分快速，会计电算化在会计领域的应用和普及，会计电子档案的管理显得越来越重要。对于一个企业来说，定期进行运营数据分析是可以帮助企业更快更好地发展的，运营数据分析的前提条件是能够很好地存储、分类、分析运营数据。但由于企业日常经营所需的数据种类繁多，信息量大，难以保存和整理，所以在过去的经营过程中，一般企业对经营数据的分析都比较简单。直到电子存储器和计算机的出现，为企业的数据存储和分析带来了极大的便利，节省了大量的人力、物力。此外，会计电算化档案是企业经营过程中产生的财务信息，对风险管理、经营分析有重要作用。因此，必须重视会计电算化档案的长期保存问题。

关键词：会计档案;电子档案;信息化

引言

互联网技术的快速发展，对我国经济产生较大的影响，作为经济发展的重要环节，财务会计管理工作也随之进入“云管理”时代，其工作模式和工作环境都发生较大的变化，且随着互联网中的云计算、大数据及人工智能等技术的出现，具有不同管理背景的企业都改变了企业的会计管理方式。对于会计档案而言，传统的管理模式具有效率低、信息收发不及时等不足，容易提高企业成本，从而不利于企业的进一步发展。

1会计档案的作用

会计档案作为企业经济活动的重要依据，对于制订企业发展目标的各种管理制度、促进企业管理水平的提高具有十分重要的作用。一是为企业制定内部管理制度提供重要的参考依据。比如，企业近几年产品成本定额、工资定额、库存水平、在产品周转速度等会计档案数据，都将成为制订企业内部管理制度、各种产品消耗定额的直接参考依据。二是为企业扩大产品销售、合理定价提供重要的成本信息和历史参考依据。比如，企业的历年商品销售单位成本、历年的商品销售数量变化趋势等，成为企业合理确定销售价格的重要凭据。三是对于加强企业的资金管理，防止资金流失，提供直接依据。比如，企业会计档案记载的单位应收款的账务原始记录，企业各种不良资产的盘点表等，都直接为企业管理部门提供了企业债权及资产的状况，为及时收回企业债权，及早处理有问题资产提供帮助。四是提供进行加工后的会计档案，容易被职工理解，有利于职工了解企业的经营情况，开展劳动竞赛，提高工作积极性，促进企业的发展，激发工作热情。五是在不影响企业技术秘密情况下，对外提供企业会计档案分析资料，有利于债权人及权益人了解企业的经营情况，追加投资或吸引潜在的投资者，为企业的发展注入新的活力。六是会计档案有利于财政、税务等国家有关部门及时掌握企业的经济活动动态，加强宏观管理。

2会计电算化档案长期保存面临的问题

2.1财务档案的储存形态发生改变

会计工作中财务档案的提取申请与财务档案工作上的系统记录，是会计电算化发展中完成工作融合，也是拓展电算化工作应用形式的主要方向。按照完成财务档案管理工作的步骤，在财务档案的存储介质上融入电算化发展带来的数据储存形态的改变，可以在财务档案管理的数据存储方面，按照企业财务的应用方向与不同部门的资金支出拓展财务档案管理的范围。同时，使用电算化中电子数据的档案管理形式，为目前增加财务档案管理效率建设系统化财务档案管理平台的工作思路。以财务档案消息的接收与财务档案的提取作为电算化融合的主要研究点，是在企业财务档案管理中，按照多个渠道的财务数据特点加强财务数据关联性的重要内容。

2.2会计电算化的重视程度不够

在当前的会计工作中，企业中的领导阶层和管理阶层对会计电算化的重视程度不够，存在认识不到位现象。在这种不重视的背景下，会计电算化的作用无法有效发挥，其功能也无法高效应用。在企业的会计工作中，会计电算化一般会针对会计核算工作，以此来减少对人力资源的需求量，并且提高工作的实际效果。不过要注意的是，虽然在落实到了实际的工作中，但是依旧有对会计电算化不重视的现象。这种现象直接导致了一些会计信息无法快速实时地进行处理，会计电算化的作用性偏低。在这种情况下，进一步助长了不重视现象的出现，企业的管理阶层和领导阶层就会减少对会计电算化方面的资金投入和财政倾斜，进而极大地阻碍了会计电算化的实际发展，甚至于产生了恶性循环，制约了企业的发展和经济效益的提高。

3会计电算化档案长期保存的优化策略

3.1完善会计电算化档案管理系统

电子会计档案具有诸多优点，它对各种业务的开展都会产生重要影响。既能提高管理水平，又能节约经营成本，提高工作效率，减少资源浪费，促进企事业单位信息化建设。电子会计档案是大势所趋，但所有这些优点都是建立在有了清晰明确的管理制度的前提下，没有规则、不成文的规定，没有清晰明了的管理制度，所有这些优点都将是无稽之谈，甚至会因管理不善而给企业带来重大损失，而制定管理制度是电子档案长期保存的制度保障。因此任何企业在开展业务之初，都应重视档案管理流程的建立，从最开始就让档案管理进入良性循环，否则就会给企业埋下安全隐患。

3.2加快企业会计档案的信息化、数字化、网络化建设

加快会计档案的信息化步伐，首先要加大资金投入，购置现代化办公设备，建设符合电子会计档案保存要求的电子档案室，及长期保存会计电子档案的维护设施。其次，要加强会计档案的电子编目、检索及自动查询系统的研究，及时为企业管理活动提供档案信息。再次，要利用网络系统及时搜集会计档案信息，确保会计档案及时性、完整性、准确性。另外，在有可能的条件下，要建立会计档案的利用信息反馈系统，不断提高会计档案的服务利用水平，并有针对性地改进会计档案的服务工作，使企业会计档案工作在不断改进中发展完善。

3.3加强财务人员的数据分析水平

會计电算化工作水平的提高，其中最大的变量为财务人员的数据分析水平。会计电算化的运用带来了数据线上化、分析精准化、工作平台化的改革，降低了企业会计工作基础流程的同时，也强调了企业财务人员的数据预测能力。由此可见，影响会计电算化最大的因素为会计管理人员能否合并财务数据的固有支出，并按照企业发展的基本态势建立范围更广的数据表格。获悉固有的企业财务支出，统计企业中波动浮动较大的财务应用在技术发展提供的大量财务数据中将会计工作的重心转移到财务分析中，才能在技术的融合上成立应用价值更高的财务管理模型。因而，会计工作中人员的素质水平是将企业中现有的数据表格按照固有的财务管理形态优先进行财务数据选择与财务管理工作安排的基石，加强会计人员的素质水平。

结语

综上所述，基于当前会计信息数据处理应用技术快速发展，以及会计实际应用现状，对于会计工作而言，在大数据的环境下，沿着会计电算化发展是必然的。对会计档案的管理和存储提出了更高的要求，并将得到企业的不断发展壮大，产生的数据也将更多，对设备的要求也将更高，实现电子会计档案的完善管理系统、专业人才体系、电子档案资源开发与利用。提出了一种相应的管理实施指导策略。

参考文献

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