现代档案管理中的声像档案管理措施研究

周美春

摘要：声像档案作为现代档案常见类型，是以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式，涉及到政治、经济、文化等各领域的具有保存价值的音像材料，其在推动社会发展方面发挥重要作用。而声像档案管理中也存在一些问题，解决这些问题，探明现代档案管理中声像档案管理的科学举措，才能带来现代声像档案管理的落地。本文主要就现代档案管理中的声像档案管理问题进行探讨，在明确声像档案特殊性及利用原则的基础上，明确其管理的有效举措，以更好地发挥声像档案的价值。

关键词：声像档案;管理;现代档案;举措

作为现代档案管理的重要构成，声像档案对应的是有价值的照片、底片影片等，其材料载体多元，主要以声音为主，辅以文字说明。我们在档案考察利用时，要特别关注声像档案，保护并利用好这些生动形象的声像档案材料，以真正实现档案材料价值的发挥，因此研究声像档案管理的有效举措具有现实必要性。

一、声像档案的特征

声像档案有着自身的鲜明特征，首先声像档案生动，给人以时空感和真实感，突破了原有纸质档案的原始记录局限。其二，保管难度大。因为声像档案载体形式特殊，原件与复制件区分难度大，这也使得声像档案收集保管并非易事。其三保管要求高，声像档案主要由感光材或者料磁性材料构成，对比纸质载体材料[1]，其对应的保管要求更高。其四依赖性，声像档案特殊的形式使其对档案载体有较强的依赖性，也一般需要相应的媒介来显示内容，因此在管理中需要确认声像档案存储载体、新设备的兼容性，避免出现档案遗失损毁的情况。

二、档案开发利用原则

（一）序化整合原则

很多声像档案原始状态零散残缺，在利用之前必须归纳整理，序化整合。按照声像档案管理的要求，进行档案材料的全面界定和科学整理，剔除声像档案中的重复文件，标注好有保密等级的档案材料等。序化整合是开发利于声像档案的基础。

（二）突出效益原则

声像档案也被认为是智力资源，需要相应的人力、物力、财力建设投入。在声像档案管理中，应突出效益原则，坚持效益优先原则[2]，争取投入最少的人力、物力、财力取得最理想的效益回报，真正发挥声像档案的价值，满足社会利用需求。

（三）善于广开渠道

声像档案的管理、开发及利用应走向市场，配合专栏展示、橱窗展示、档案展览，让声像档案信息得以公布或者编印馆藏介绍以及相关的文件目录，实现声像档案的部门传输，提高声像档案利用率，从而扩大声像档案的社会影响力，进一步扩大声像档案开发与利用范围。

三、现代档案管理中声像档案管理的有效措施

（一）建立完善的声像档案管理制度

完善的档案管理制度是档案管理的参考和依据，鉴于当前声像档案管理存在的流程混乱、目标模糊等问题，建立完善的管理制度就是让一切的档案管理工作有章可循。以档案管理制度的规范化建设，实现声像档案材料的有序整理[3]。档案室内材料统一保管，执行严格的管理制度，避免档案流失或损毁，例如声像档案的日常管理就需要有明确的制度，对于具有永久保存价值的档案需要定期向大型点藏馆转移。制度也是声像档案管理职责分配的依据，对档案管理人员档案管理行为给予指导和约束，以提高声像档案管理质量。

（二）提高声像档案管理人员意识

我们应高度重视声像档案管理工作，各部门、各主体各司其职，各负其责，以让声像档案管理获得广泛的社会关注，获得多主体的支持[4]。提高声像档案管理人员档案管理意识，引导档案管理人员自觉做好声像档案材料的收集，档案材料收集时有侧重且主题突出，反映重大活动的主题、人物、环境及相关内容。在收集声像材料时要精挑细选，选择分辨率高、画面完整、主题鲜明的素材，并科学归档，在归档时要配以完整的档案文字说明，使得档案管理工作科学，让档案材料的搜集整理成为档案管理人员自觉性的行为。

（三）重视声像档案的归档管理

声像档案的归档难度较大，也应明确声像档案的具体归档管理策略，首先是正常移交，将收集到的声像材料移交给档案室，档案室再移交给档案馆。其次，重点单位进行重点材料的收集。特别是一些重要讲话的声像材料应妥善保管。最后要广泛地进行社会征集，对于散落在民间的声像档案材料，相关管理人员应运用发公告等宣传方式上门寻求或采取有偿措施或建立无偿捐赠机制的方式去动员采集，以吸纳优秀的档案材料，完成声像档案的采集和保存工作。

（四）优化声像档案管理队伍建设

在声像档案管理中也应建立良好的档案管理队伍，认真做好声像档案管理工作。提高声像档案管理人员专业技能，职业素养，让其定期接受教育培训，了解声像档案的作用、整理原则、归档方法以及保管保存方法[5]，提高档案管理人员声像档案管理能力，对于声像档案管理开发中存在的突发问题，也能有突发应对的能力。档案管理人员也应重视日常的声像档案管理汇报工作，多部门配合，多主体协调，让声像档案管理中的棘手问题得以彻底解决。

（五）关注声像档案的保存

声像档案与普通的档案管理不同，在于其保存要求较高，需要根据声像档案安全管理的要求做好温度、湿度、光线等多方面的准备，各个单位必须要全面学习如何保存声像档案，将声像档案放入密闭的柜子里单独存放，且考虑周围的磁场、光源干扰。尽可能地推行数字化存储，以延长声像档案的寿命。目前声像档案多是分散保存的，很难及时完全地归档和统一，可能现有的声像档案并不齐全，也没有相应的来源说明，且一些声像资料往往分散在各个部门，达成统一管理的目标还有较大距离，因此，应基于统一管控的思维去明确声像档案管理的现实要求，做好基础性的准备工作，以认真开展声像档案管理工作。

（六）重视原始档案保护

互联网技术的发展信息海量，这对于声像档案管理来说既是机遇也是挑战，声像档案材料来源更广，信息采集更方便，可以进行网络检索，及时获取素材，也确保声像档案保持原貌，不会出现档案材料失真的问题，也确保了档案信息采集的高效化。但信息时代档案材料更新速度快，信息材料鱼龙混杂，这对于档案管理人员来说，要正确辨别、有效筛选，同时基于档案的信息化建设，也应推行声像档案的数字化管理模式，解决声像档案数据库、专题库等问题。

结束语

技术的不断发展，档案的现代化变革势在必行，声像档案作为档案材料中的常见类型，在现代化的发展背景下，也应积极寻求高效、高质化的管理之路，要端正档案管理的态度，明确声像档案管理的重难点，坚持“对症下药”，选取针对性的管理举措，以提高声像档案信息采集效率，提高声像档案归档管理水平，推动声像档案的科学利用。

参考文献

[1]李沐佳.医院声像档案数字化与信息化管理对策[J].办公自动化，2021， 26（14）：49-50+53.

[2]劉玲.现代档案管理中的声像档案管理分析[J].兰台内外，2021（19）：22 -24.

[3]梁晞，王毅.近十年来我国抗战口述档案研究述评[J/OL].山西档案：1-12 [2021-07-19].http：//kns.cnki.net/kcms/detail/14.1162.G2.20210629.1142.002.html.

[4]冯金宇，付卓.声像档案在城建档案中的意义及其发展建议[J].城建档案，2021（06）：52-53.

[5]郑李青.关于城市建设声像档案工作的实践与思考[J].城建档案，2021 （06）：54-55.