中小企业内部控制现状——以RJ企业为例

朱寅慧 上海理工大学MPAcc研究生

一、基本情况介绍

RJ公司2003年在上海成立，注册资本500万元人民币，总投资达5000多万元。近年来，公司规模不断扩大并注册了不少国际商标品牌。

公司现有员工近30人，6项商标注册权，32项专利以及16项著作权，合作伙伴包括沃尔沃、康明斯、艾默生等知名企业。公司旗下产品包括各种液压附件、精密联轴器、冷却器等。2019年利润达344万元。

二、内部控制存在的问题

（一）组织架构不完整，部门权责混乱

RJ公司的组织架构较为简单，总经理管理全公司所有的部门。每个部门的职员少工作事项多，为了统一日常的管理，公司选择购买ERP线上管理系统。行政部针对管理系统，组织过员工培训，但是收效甚微。员工对于本职工作以外的各项记录较为排斥，认为日常的考勤和工作记录以外的内容是额外的负担，比如建立合同应是销售部门的职责，记录考核指标完成情况本应是行政部门的职责。这直接导致了整个管理系统运行效率低下，管理工作中常常出错。

（二）资金管理不合理，研发费用管理不够

资金管理是财务内部控制制度的重要组成部分，RJ公司资金管理水平相对落后。最明显的就是预算流于形式，未根据企业发展的实际制合理的预算方案。大多都是超预算实施，资金滥用或挪用现象比较严重，对超出预算的部分并未作出约束。资金来源主要依赖于投资者投资或者是国家补贴，没有对外借款，筹资形式单一。作为高新技术企业，研发费用是很重要的一部分。但RJ公司针对研发费用的管理与同类型的大型公司相比，仍有不小差距。

（三）信息披露质量不高

RJ公司没有对外披露的义务，只对投资者和债权人负责。在内部的财务系统中，存在财务信息前后不一致且相差较大、信息重复修改、信息滞后、信息失真等较大问题。企业现有的自我评价对于揭示公司管理中的重要缺陷有限，内部控制自我评价的方式、范围、程序和频率与企业实际情况符合不太相符，自我评价的力度弱。

三、内部控制存在问题的原因分析

（一）公司规模小，各部门分工不严

和很多小公司一样，管理者对于各部门职责的分工不够明细，对于处于部门交叉范围内的事项秉持鼓励原则，谁有空谁就做，谁方便谁就做，在员工的印象里没有这项本职工作，有时反而会因为一时疏忽，做了吃力不讨好的事，长此以往，部门间自然会相互推诿扯皮，整体效率低下。

（二）内控设计不专业

RJ公司内部控制制度的设计依赖于前期借鉴的同等经营规模的公司的制度。公司变更为高新技术企业后，由于缺乏专业的财务管理人员，相关的管理制度并未得到及时的改进与更新。作为高新技术企业，研发费用必然是占费用很重要的一部分。但是RJ公司现有的内部控制制度针对研发费用的专项管理不够。虽然相较于其他的几项费用来说，研发费用的相关制度较为全面细致，但是和同类型的大型公司相比，仍有不小差距。

（三）管理者重视短期利益

RJ公司缺乏独立的内部审计机制，参与内部审计的人员风险管理意识淡薄。究其原因，主要是RJ公司过于追求短期利润最大化，担心将更多地人力物力财力投入到一些风险较低的管理业务中，会拉低整体的年度收益率。企业内部审计工作缺乏制度保障，风险应对能力弱还体现在企业相关制度不完善，内部审计人员与风险管理人员分工模糊，对风险管理的人是无法实现全局性、系统性的把握，面临风险时，企业很可能不能及时规避和解决风险。

四、内部控制改进建议

（一）健全企业组织架构，明确权责分工

RJ公司要根据自己的特点，设计合适的组织机构，完善企业各部门的职能。首先，行政部要发挥建设作用，积极加强员工职能培训，强化权责意识，将责任落实到具体的个体而非部门，明确分离不相容的职务；其次，通过定期的员工轮岗制度，在各部门中间要逐步形成相互制约与监督的机制，能简单、高效的执行内部控制活动；最后，在公司层面，要强化各部门的分工意识，通过为员工提供专业化训练和职业技能培训等方式，强调各部门的重要性，不要过度依赖于让各部门发挥主观能动性。

（二）优化资金预算考核方案，完善研发费用专项管理和审计制度

加强资金预算管理，必须要构建好完整流畅的预算控制体系。可从以下几方面做起：首先，变更零基预算为增量预算，确保企业资金流通顺畅，提高流通速度和使用效率；其次，管理层需要从之前的预算方案选择中吸取教训，将出现的新的风险因素纳入考虑范围；最后，针对预算方案执行的情况，将其作为考核部门绩效的一个指标，不只将预算流于形式。

对于研发费用的专项管理：首先，抓住公司正在进行的研发重点项目和产品，定期组织内部人员进行研发费用的专项审计，包括研发人员的工资，研发用的固定资产的折旧等方面；其次，针对研发人员的工资支出，不再计入应付职工薪酬科目，而是列在研发费用项下的子科目当中，与其他部门的人员工资分开核算；再次，提前将部分资金划入研发费用账户，以对抗研发技术产品化、产业化过程中风险带来的负收益；最后，改进研发费用的审批制度。原来的研发费用直接由财务部门划拨，加强内部控制后，研发费用应先由研发部门主管报备总经理审批，审批过后与财务部门经理沟通划拨。

（三）强化内部监督意识

政府监督的工作不能扫射每一个死角，企业不应只注重政府监督或是其他外部监督，更重要的是做好内部监督。RJ公司当务之急是建立健全企业内部控制评价机制，拓宽企业内部控制范围。管理层应当率先践行改进措施，保障自上而下的贯彻。依靠已经建立的企业内部控制评价指标体系，从管理层开始不断强化内部控制意识。应该建立相应的动态评价指标体系，选用相应的数学模型，以应对外部变化带来的风险，保证企业顺利进行。