浅谈企业合同管理的要素

刘玮 北矿检测技术有限公司

一、合同管理的意义

现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。高效的合同管理能使企业在市场竞争中占据一定优势并能减少大量法律风险。合同管理成为现代企业经营管理的重要组成部分。有效的合同管理能够很好推进企业间合作，有效的规范各方的责任和权限，保证企业经营活动合法合规的进行。

一般来说，合同管理过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，到合同完结或失效的全流程管理。同时合同管理也是动态过程，特别是在合同履约过程中，面对客户或者供应商的状况的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止。合同履约结束后，对合同进行评估和备案。公司合同全过程管理，可以有效规避和防范风险，满足公司财务审计要求，助力公司业务的长期发展。

二、合同管理的要点

（一）合作伙伴的确立

1.前期调研

合同签订前要进行必要的市场调查和市场预测，对于未来一段时间市场供需变化，行业企业经营状态等有所把控，有助于未来长期合作开展。与此同时，需建立对行业合作伙伴的信息资料库并进行动态管理，持续关注合作伙伴动态和行业进展。

优秀的合作伙伴对于任何企业来说都是一项重要的资产，建立上下游企业合作伙伴关系可以提升企业核心竞争力，并可以通过合作伙伴发现新的市场机会，彼此合作和影响，塑造企业持续的竞争优势。一般来说，合作伙伴的市场声誉和行业地位，是初选合作伙伴主要考量因素。同时，要根据企业的业务要求和服务范围，对合作伙伴进行筛选和确立。最大限度降低合同签订和执行的风险[1]。

2.资格审查

对于合作伙伴的信息审查是合同签订的必要条件，是合同能够履约的重要保证。对于法人或公司单位，需审查其是否具有依法成立，营业执照的有效性，其经营活动是否超越营业执照范围等。同时，需对企业进行信用审查。可以利用互联网征信平台对公司进行信用评价和风险评估等。同时，合同签订前对其进行主体资格、注册资本、营运能力、信誉、履约能力等调查核实，确保其合同履约能力和独立承担民事责任能力。

（二）合同起草与签订

1.合同文本草拟

从合同签订形式来说有口头合同，纸质合同和其他合同。在企业的合同管理中，大多企业均采用书面形式作为合同订立的唯一方式，目的是为了减少不必要的合同纠纷，并有据可查。具体来说，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。书面形式作为合同载体，这也是合同双方共同意志的外在化和固定化。合同不同利益主体在法律合理范围内追求利益最大化是合理现象。

在合同文本起草过程中要注意合同主体得当，规范合同文字描述，做到严谨准确，文本完整，责权利清晰，风险分担条款明确，同时要注意合同描述符合法律规定，违反法律强制性规定的合同为无效合同。公司的经营行为每一步骤都受合同条款约定限制，一旦忽略对合同文本合法性、合理性、可行性的论证和审查，必将从一开始就处于高风险的不利位置。标准合同文本可以在一定程度上规避合同风险，但同样需要注意合同文本的适用性[2]。

2.合同审批与签订

对于不同类型的合同审批，可以建立不同合同管理流程，如可根据合同金额，划分为重大合同和一般合同，在履约和审批阶段分类管理。重大合同应由技术、安监、财会、审计等专业人员进行谈判，保证合同签署的公正性，对合同的经济性、可行性，严密性和合法性也要严格把控。

理清合同签订过程中岗位的职责与权限，规范合同决策层级，根据不同合同明确相应的职责部门，有效提高合同的严密性，准确性和可操作性也非常有益。此外，由于合同的约束里超越了企业内部生产管理等事务，受国家法律的规范和约束，因此合同涉及到大量的法律问题需由公司法律事务部门把关，也是合同审批的重要环节之一。

（三）合同执行与备案

1.合同履约执行

合同的签订，明确了双方权利义务，建立合同档案，定期进行合同的履约情况跟踪与管理，通过监督管理根据合同履约情况，随时向合同各相关部门反馈，防止合同违约的发生，合同履约执行和跟踪是防范合同风险的重要环节。

合同结算是合同履约的主要环节和内容，把好合同结算关，既是对合同签订审查，也是对合同履约的监督。

2.合同备案

合同签订生效后，要对应建立合同台账，并做好分类登记，便于查询及合同履约跟踪。在合同执行过程中的信息反馈，合同变更，也应在台账中做相应更新。合同档案是关于公司各类合同文本及相关资料的分类、整理、登记、统计、保管及查找利用的一系列具体规定。

合同完结后，对合同整体情况进行评估分析，也是合同管理的必要组成部分，这也体现了合同的完整性。

在国家支持技术创新的大背景下技术类合同可在地方科委等进行备案，可享受一定政策支持和政府补贴。合同备案也是公司规范管理的重要方面。

三、结语

合同管理是企业管理的重要组成部分，联结企业外部经营与内部管理各环节的重要手段，加强企业间协作的重要纽带。随着公司的不断壮大，合同数量和合同标的额都不断增多，随之而来的合同风险不断加大。没有规矩不成方圆，建立健全合同审批流程，定期进行合同的监督检查，合同终止后，同时要做好合同的复盘和梳理工作。总结合同执行和实施过程的经验和教训，不断提高合同的管理水平[3]。