浅谈机关事业单位档案管理的问题与对策

陈海云 四川省巴中市巴州区政法宣传中心

一、机关事业单位档案管理工作的意义

（一）机关事业单位档案管理是管理单位及干部信息的重要手段

机关事业单位档案管理的重要组成部分之一就是单位及机关事业单位干部人事档案，是一项政策性强，原则性强的重要工作，是为机关事业单位各项工作服务的一项专门的业务，如档案管理所记录的有职工学历学位、政审、表彰奖励、违规违纪违法、工资等各项信息，记录着单位干部职工的重要成长经历，是对干部“三龄两历一身份”认定的重要依据和来源，特别是档案中的表彰奖励既能反映干部职工在工作中所作的贡献，也能突显机关事业单位在发展过程中所取得的成就、成绩的总结分析。

（二）机关事业单位档案管理是促进单位科学决策的重要参考源

随着改革的深入，机关事业单位承担的公共服务职能体现的越来越重要，在社会主义现代化建设中担任着重要的角色，不断为经济社会发展提供优质的公共服务。档案管理是机关事业单位重要的组成部分，有助于为领导提供较强的决策参考。在档案管理过程中除了基本的档案收集与归纳之外，还要求高标准、高效率的管理，不仅仅只是简单记录干部信息和单位发展，也可以通过对过往的干部成长及单位重要决策事项进行梳理分析，能够让领导层充分了解单位的运行状况，同时机关事业单位干部的职务以及工作情况是处在不断变化的状态中，结合实际情况对档案管理记录信息的完善及更新，准确、全面、真实档案资料，让领导决策有参考，调度有依据，才能有助于领导做出的更加正确科学决策。为此必须对档案管理工作给予足够的重视，完善档案管理制度，促使档案管理更加科学精准。

二、机关事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理机制不完善

完善的规章制度和规范的工作流程是机关事业单位能有序开展档案管理工作的重要保障。目前在少数机关事业单位的档案管理工作中，有未建立档案管理制度的，有建立但制度不完善的，也有建立完善规范制度但监督落实不到位的；也存在各部门自行管理，或以组织人事部门为主，其他部门相互协调管理但审核制度及进度不一致的现象。缺乏规范档案材料审核管理，在具体的填写过程中相对随意导致如年龄（出生年月）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间）信息前后不一致；字迹潦草、有涂改甚至出现多个音同字不同的姓名等不规范的现象，直接影响干部档案信息的真实性和完整性，给干部人事管理工作带来隐患。

（二）档案管理利用率不高

个别机关事业单位领导没有深刻领会档案管理的重要性，客观制约了机关事业单位档案管理水平，从而降低了使用效率；一些干部职工不配合，不积极主动完善个人档案，少数单位归档不及时，新材料的补充速度较慢、内容较少，反映干部个人信息家庭管理的内容偏多，针对近期业绩、个人特长等的内容较少，难以客观全面地反映干部的现实面貌。另外，干部人事档案整体的利用效率偏低，除了干部晋升提拔、调动、办理退休需要查阅档案相关资料，平时很少用到干部个人档案信息，单位各科股室的档案资料存档后没有再翻阅，导致了档案管理成果运用较低。

（三）档案管理信息化水平不高

随着现代信息科学技术的迅猛发展，“互联网+”服务已经在各单位实际工作中广泛应用，相对于传统的纸质档案，电子档案有着存储范围大，保存方便、便捷查找等特点，便于提取和利用等诸多优势，充分利用电子档案可以更加高效收集、整理、分析档案，极大地提高了档案管理的效率，但也还存在不小差距，无法真正实现信息共享。

（四）档案管理人员的专业水平有待提高

档案管理工作看似很简单，但实际上是一项专业性极强的工作，对档案管理人员专业技能和素质提出了更高要求，然而档案管理工作人员大都非专业出身，缺乏一定的专业技能，同时在思想认识上也有不足，认为档案管理工作枯燥，缺乏耐心和热情，助长了消极心理，导致长期坚持在档案管理的工作的专业人员较少；少数机关事业单位在档案管理工作方面，由于单位人手不足，没有配备专门的档案管理人员，而是调用其他岗位的职工临时兼职档案管理，一些专职的档案管理工作者也身兼数职，没有专门的时间和精力从事档案管理工作，管理时的粗糙或不细致，容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现纰漏；档案管理的专业性知识不足，一些部门由于专业人员的欠缺，聘用临时人员来管理档案；档案管理人员变动频繁，传帮带工作不到位，组织人事部门较少组织系统专业的档案管理知识培训，对入档材料审核把关、收集、整理、归档、装订等的政策法规、业务流程、具体要求不熟，严重影响了干部人事档案管理水平。

三、机关事业单位档案管理工作对策

（一）不断完善档案管理机制

制度建设是管根本管长远的有效举措，在当代信息化管理方面，档案管理方面的制度建设需加快进程，制度的缺陷将影响档案管理的水平。机关事业单位根据实际情况完善档案管理和使用机制，明确档案管理人员的职能职责，规范档案管理流程，对档案管理人员进行统一领导，分级管理；构建相对完善的审核归档制度，档案管理工作人员，必须关注材料审核关口，熟练掌握对材料分类的技巧，依据干部人事档案管理的具体要求，设计明确的审核标准，确定具体的鉴别关键点，确保整个归档工作的科学性与严谨性，进行鉴别归档时，必须要做到重点明确、主次明晰；完善档案管理的监管制度，加强对档案管理审核装档、信息完善、成果运用的监督，督促严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，杜绝违法违规行为的出现。

（二）提高档案管理信息化建设

为提高档案管理工作的效率，单位在思想上重视的同时，还应与时俱进，主动投入大数据时代，做好档案管理物资设备投入工作。充分运用现代化设施管理档案，建设专门现代化的档案管理室，针对信息收集、反馈与查询等内容构建专门的数字归档、多媒体档案，配备专门的纸质档扫描和电子档保管设施设备，从而优化当下档案管理效率方面的问题，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，购置、研发与单位发展相适应的档案管理软件，加强对图像与影音等资料的记录，提高信息资料的使用率，提高档案信息化程度。

（三）提高档案管理的利用率

首先，要严格按照《干部人事档案工作条例》等相关政策规定，完善档案内容，确保档案资料内容真实齐全有效；其次，建立档案的管理与利用机制，在干部人事任免、职务职级、职称评定等方面充分参考干部人事档案，提升干部人事档案的影响力；再次，要创新档案管理工作方式方法，优化流程，加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，可以建立档案动态监督流程，保障档案资料更新及时。

（四）提高档案管理人员的能力素质

档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求档案管理工作人员应当具备政治素养过硬，政策理论功底扎实，能忠于职守、严守秘密的本领。通过培养政策明白人，定期或不定期对档案管理人员进行培训，系统的学习先进的档案管理知识，吃透档案管理精神，明白档案管理的政策，提升档案管理人员政策水平；培养专业技能人，搭建平台，举办档案管理技能交流活动，增强纸质档案审核，信息化运用技术的能力，提高档案管理的精度、效率；培养档案工作者甘于奉献人、热爱本职工作的良好品质，有效提升档案工作者社会认同感、自身责任心，完善档案管理工作人员考核，让长期坚守档案管理工作岗位的人员得到应有肯定。

四、总结

随着我国经济社会的全面发展，机关事业单位档案管理工作愈发重要，传统的档案管理方法也不能完全适应新形势的需要，档案管理也要与时俱进，结合单位管理实际，不断在档案管理专业化、规范化、信息化、保密要求上下功夫，不断提高思想认识，要切实重视档案管理工作，抓住领导干部这个少数，提升整体领导水平，进一步优化完善档案管理工作的制度，切实利用现代化技术、办法优化档案管理水平。要加强专业档案队伍的人才建设，保持档案人员的稳定性，加强培训，为档案管理提供人才支撑。要严格把好入口关，必须高度关注入档材料真实性和准确性，严格审核，严格监督，做好保密要求。通过一系列的政策措施和现代化技术管理档案手段，坚持新档案管理理念，将推动档案管理工作取得新成效。