企业档案整理方法问题及改进策略

赵锦 秦皇岛市自来水有限公司

一、引言

企业的档案整理与管理工作，除了要负责收集资料信息外，还要做好信息交流，并把得到的有效资料装订保存，避免出现疏忽等问题，影响管理工作的效率与质量。现在网络信息技术得到了广泛的普及，导致让传统档案管理方法受到冲击，也表明了相关工作的未来走向就是结合网络信息技术开展。与时俱进是满足发展需求的最好方法，也能提高档案整理与管理的水平，这不仅对自身的工作有提高，对整个企业都有益处。

二、档案整理方法分析

（一）分类方法

目前档案整理分类方法最常见的方式如下：1.年度分类法。工作人员需要根据文件类型及处理年度对档案进行整理，结合档案的具体时间对其进行细分。工作人员在实际整理过程中需要对全部档案按照档案具体日期进行整理归纳，再对档案进行标注，并通过不断实践使档案分类质量与效率提高。2.组织机构分类法。工作人员对全部档案按照档案处理阶段等进行分类，并根据承办单位的不同内部组织机构对相应分类类目进行设置。3.问题分类法。工作人员根据档案内容所反映事由、实际问题等对档案进行分类。

（二）档案装订

纸质档案作为重要的原始凭证，其整理和保管在档案管理中至关重要，其中档案装订工作是档案整理中重要的内容之一。由于档案分类、内容不同，其装订方法也应有所差异，主要包括了独立装订和混合装订的方式。在实际整理过程中，工作人员应根据档案的实际情况，选择合理的装订方式。另外，为了提高后期档案查阅效率，应将完成装订的相关档案放置在同一个类目中进行保管。

（三）档号章和页码编写

在档案整理过程中，通过档案页码、编号的有效编制，能够促进工作人员整理工作效率提高。在具体编制过程中，工作人员首先需要在全部档案的右上角档号章内编写档案号码、所属年份、馆编件号、机构代号、保管时限、问题代号等内容。再根据档案的分类标准，按照档案低级至高级的顺序进行编写。有利于档案案号编写效率提高，也为日后管理工作及查阅工作的开展提供了便利。

三、企业档案整理方法的应用策略

（一）建立健全企业档案管理制度

针对企业档案管理工作目前遇到的问题，首先从国家层面要尽快完善企业档案管理的相关法律和制度建设，只有国家在立法层面给予企业档案管理工作一定的重视，企业和其档案管理人员才能在实际工作中做到有法可依，档案管理水平才能逐步提高。国家重视，企业才会重视；企业重视，企业的员工自然而然也就不敢轻视忽略。其次，企业应当以现有的《中华人民共和国档案法》和其他相关法律条文为中心，结合企业的实际工作需求，对企业内部的档案管理制度进行优化和调整，促进企业档案管理创新和发展。

（二）加快档案管理信息化建设

档案管理工作信息化建设，也是一种技术上的创新，在网络时代背景下，档案管理工作也要采用现代化技术手段解决问题，相比传统的手工方式，网络信息技术可以有效提高管理效率与水平。如果信息化建设速度慢，就会导致管理工作无法发挥出全部效果，很多细节没有办法做到位，而拥有信息化技术的企业，可以利用网络提高管理水平，甚至是挖掘更多的价值，无论收集还是保存，都能实现最大的便利，所以当下的企业，应该注意信息化建设，让档案管理工作与企业的特性相结合，从而实现信息化管理目标。

（三）按照档案科学分类，促进整理方法的合理性

企业在进行档案信息分类时，在相关分类规则所确定的上述类别的基础上，还应对综合类别进行增设，使实际整理工作中出现的部分文件无法归类的问题得以有效解决。对企业各类别档案的具体内容进行深入调研和分析，按照不同档案内容，对其合理的整理方法进行研究和制定。按照国家相关档案行业整理规则和标准，对文书类档案和其他零散类别档案的方法和要求进行确定，使文件级档案整理得以实现。通过这种整理方式能够使事业单位、其他机关的同类档案整理方法实现统一，使管理中存在的差异性和矛盾等问题得以有效解决。针对企业档案中的科学技术研究类、产品类、设备仪器、基本建设类等档案资料，需要结合档案资料的具体情况，对适合档案自身特点的整理方式进行灵活选择和运用，更有利于后期档案管理和检索工作的开展。在实际工作中，采用文件级档案整理适用于零散的档案资料或数量较少的某一产品、某一项目或某一型号的档案资料，能够使子类目数量庞大的问题有效避免，提高整理和管理工作效率；案卷级档案整理方法适用于部分数量较多的某一产品、某一项目或某一型号的档案资料，可以在沿用同类档案整理方法的同时，使档案信息的整体性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通过案卷级档案整理和文件级档案整理相配合的方法，能够有效提高档案整理工作质量和效率。

四、结束语

为了能够达到理想的工作状态，当前的企业必须实施有效的方法，提高档案整理与管理工作，在实施的过程中，需要改变自身的观念与工作方式，通过创新、提高管理效率，获得进步，并实现档案管理工作信息化建设。另外，要采用标准、规范的工作方式，结合多部门之间的联系，以此来协调、配合工作，从而提高档案管理工作水平，促进相关企业的发展。