浅谈事业单位人事档案管理

王志超 济南市莱芜老干部服务中心

在新形势下，事业单位人事档案管理工作效率和质量要想得到显著提升，就需要配备专业化、技能化的管理人员，而从实践情况来看，在人事档案管理工作中，相关的管理人员往往都不是专职的，其专业技能和业务素养严重不足，很多人员是从其他部门调去的，由此导致档案管理效率不能得到充分提升，很多管理工作与相应的标准不够吻合，整体质量不容乐观。在事业单位的各项管理工作，人事档案管理工作是其中至关重要的组成部分，着重做好人事档案管理工作，才能使事业单位人事管理工作效率显著提升，并且进一步适应时代发展需求，使事业单位实现更加良好的发展。当前，随着社会的发展和时代的进步，事业单位档案管理工作也要与时俱进，进行更加规范化、科学化的管理，然而从实际情况来看，在人事档案管理工作中仍然有很多的不足，对于事业单位的管理效率造成严重影响，对此，就需要进一步提出切实可行的对策，使各项管理工作呈现更加良好的效益。

一、事业单位人事档案信息化管理的意义

我国人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事档案这一措施。档案分为很多种，人事档案只是其中一个重要的方面，有它本身独特的作用。人事档案主要收录员工的履历、考核、政治面貌、奖励和处分、工资等方面，员工的个人信息都会包括在里面，因此保密工作一定要做好，错误率也应该尽可能降低，这是对员工的一种安全保障，人事档案也可以作为选拔人才的重要依据。人事档案对于企业有很重要的意义，可以减少人员不合理分配的现象。人事档案管理如果与信息化相结合，可以更加方便快捷，方便更改和调动，大幅度提高管理效率。现代化的设备可以将纸质档案转化为图片或者电子版，可以随时随地打印和复印，快捷方便，同时可以有效保障员工个人信息的安全性，对于员工而言可以更放心，同时更全身心投入到自己的工作岗位中。

二、事业单位人事档案管理

（一）加大人事档案工作的信息化建设力度

目前，在人事档案管理过程中，应全面落实信息化技术，制定完善的人事档案管理信息化体系，这个方式也可进一步解决人事档案管理的质量问题。第一，在事业单位中，应该在人事档案管理部门适当配备一些软硬件器材，比如，计算机、管理软件以及扫描仪等多个不同设备，这些设备都可以将图片或文字形式逐渐转化为数字形式，这样就进一步达到纸质和电子格式互相储存的目标，在很大程度上提高归档工作效率。除此之外，还需结合一些相关的计算机网络技术，进一步改善人事档案管理工作内容，从而为社会提供更加优秀的档案信息服务，这样就可以在很大程度上解决人事档案工作的质量问题，促进相关工作可以更加稳定的发展和进步。

（二）引进竞争机制，规范考核机制

在人力资源管理工作中，可以引进竞争机制和激励机制，激发工作人员的积极性，充分挖掘员工的潜能，合理配置人力资源，做到人尽其才。采用竞聘上岗制度，能够避免传统工作制度的影响，打破封闭化的单位运作方式和一些腐败现象。优胜劣汰，招聘高素质的工作人员。引进激励机制，将工作人员的日常表现、业务能力和绩效挂钩，规范绩效考核机制，从而激发工作人员的积极性。

（三）注重由档案管理者向信息开发者之间的转变

事业单位要实现档案管理的信息化不仅要重视设备的更新和技术的引进，更重要的是转变和提高人事档案管理者的思想观念和综合素质。信息化管理已经是人事档案管理模式的转变趋势，因此事业单位的管理者必须要给予充分的重视。档案管理工作者的素质甚至在某种程度上决定着人事档案管理系统的兴衰。新时期的人事档案管理者不仅要注重信息的保存，实际上还要加上很多方面的工作，才能组成人事档案管理系统。管理者除了要有掌握基础设施的能力之外，还要有强烈的责任心，每个人都有自己负责的板块和区域，做好分内工作的同时也要开动脑筋，及时更新自己的管理理念，从而提高工作效率，减少错误率。另外，工作者一定要注重信息的开发，及时更新档案信息库，为企业提供更多的用人参考。同时人事档案管理者一定要注重自己观念的转变，及时上报更新自己的管理设备和管理系统，为事业单位和员工提供更高效、更快捷、更方便的服务。

（四）逐步完善人事档案管理的基本设施建设

事业单位应适当增加资金投入，购进先进的档案管理设备，创新工作管理手段，提高这项工作的管理水平。另外，应该重视基本设施建设工作，以相关建设标准作为主要依据，建设档案阅读室，为人事档案存放提供良好的条件，保证其采光与通风性能都符合档案存放标准，并加强防潮与防盗保护措施，安全保存档案。负责档案管理的工作人员应该定期对档案进行维护，保障人事档案管理工作的顺利开展。

三、结语

总之，在当前事业单位中，应建立一种现代化人事档案管理措施和具体方案，这可以在很大程度上提升职工自身的管理水平以及工作效率。根据目前的发展现状，在事业单位档案管理工作当中仍然存在着一部分的问题，比如相关工作人员没有全面了解档案管理中的重点、自身的管理能力比较弱等，因此，本文就事业单位人事档案管理所发挥的重要作用以及其中出现的问题提出一些相应的对策，以便可以为事业单位人事档案管理更加规范提供参考。