高校办公室工作精细化管理的对策研究

摘要：高校公文处理关乎高校办公室工作水平，是治校理政的重要载体，也是学校管理工作的重要组成部分。“以文辅政”的重点在于文稿起草和公文处理。高校办公室工作人员必须牢固树立“以文辅政”的观念，在实际工作中加强自身文稿撰写水平。同时，“以文辅政”需要长期性和经常性践行社会主义核心价值观，在开展工作的过程中与中国特色社会主义核心思想结合起来，才能让高校办公室工作水平不断攀升。提出高校办公室业务管理结构优化的相关策略，以此发挥高校办公室的作用，促进高校健康发展。

关键词：高校;办公室工作;精细化;管理;对策;研究

引言

高校办公室工作人员在办公室职能发挥过程中肩负着高校信息傳递、领导阶层决策辅助等重要任务。所以，高校办公室工作人员的文稿水平与职能机构运转效率有着重要关联。重点阐述新时期做好高校办公室管理工作的举措。

1高校办公室工作水平提升的意义

1.1保障高校信息传递

高校内部机构体系庞杂多样，涉及管理的内容多，高校管理如同一个“微小城市”的管理。所以，高校日常信息量庞大，且这些信息又是领导决策影响的关键和根本所在。对于高校办公室来说，核心职能就是文稿起草、公文和文件处理，从而为领导决策提供必要的信息支撑。高校自身机构体系多，且近几年来信息种类和数据信息量不断递增，高校办公室必须科学合理进行相关信息的加工，才能确保文字信息能够经过短时间阅读具有信息传递价值，为领导决策提供辅助。

1.2深化高校办公室工作改革

长期以来，高校的教育工作都是重点关注的内容，因此教育管理得到的重视程度远远大于办公室管理，高校办公室管理被忽视。随着高校教育教学的深化改革以及高校现代化发展的推进，高校办公室工作发挥必要职能，进一步提升工作效率，显得非常迫切。近几年来，高校办公室工作改革开始推进，其中“以文辅政”便是改革重点。

1.3契合高校行政管理特点

高校是“政文合一”的行政机构，也如同一个区域社会环境，“以文辅政”高度概括了这一特点。当前高校行政管理已经愈发朝着专业化、高效化发展，对于领导阶层的素质水平要求更高。基于高校行政管理事务众多的原因，领导阶层的日常工作需要一群熟悉政策理论的“笔杆子”队伍。否则，由于日常管理事务繁杂，无法抽身进行信息筛选和信息总结，领导阶层无法进行正确决策和科学谋划，高校行政管理水平无法保证。

2高校办公室工作精细化管理的对策

2.1加强人本宣传教育，营造人本行政管理氛围

在高校行政办公室建构和运用人本管理制度的过程中，人本行政管理氛围的创设是不可或缺的一项基础管理工作。高校行政办公室应该认识到宣传教育在推进人本管理制度方面起到的重要作用，然后通过加强宣传教育的方式，在行政办公室中营造人本行政管理氛围，让行政人员可以在这一氛围下自觉地树立人本化行政服务理念，并使其对人本管理工作给予关注，带着热情参与到各项人本管理工作中来。某高校在加强人本管理宣传教育时，开展了报告会的宣传活动。高校召开这一宣传工作的报告会时，着重讲述了人本管理和人本管理制度的概念与内涵，鼓励行政人员关注人本化管理工作，甚至鼓励行政人员为创新人本化管理工作做出贡献，提出人本化管理建议，由行政办公室酌情采纳。这种做法可以让人本化行政管理得到越来越高的重视，始终将行政人员的主体能动性当成是行政管理工作健康开展的动力之源。目前该高校开展的这一人本化管理宣传教育，让行政人员内部达成了共识，共同努力推进人本化行政管理的创新发展，让行政人员可以在人本化行政管理氛围下提高自身的行政事务服务质量与管理水平。

2.2优化配置人才资源，开展动态人本行政管理

高校行政办公室应该关注人才资源在人本行政管理工作中起到的重要作用，注重对行政人才资源进行优化配置。在人才资源优化配置的工作中，行政管理者应该做到以下两点：第一，及时了解行政人员随时发生变化的发展诉求与个人期望;第二，在剖析行政人员实际需求的过程中，要引入动态管理理念，在先进的管理理念下，要对传统的静态行政管理问题进行分析，然后建构动态人本行政管理模式。从这两点来看，行政人才资源的优化配置必须立足于行政人员的实际需求。行政管理者在对人才资源进行管理时，还要适当地关注行政人才的专业特点及其特长，才能筛选出最合适的行政人才。为了满足这两个条件，高校行政办公室可以建立行政管理利益诉求渠道，或者建立服务信息反馈通道，让行政人员可以在新媒体平台上快速、便捷地与服务对象（包括高校教师和学生）进行实时的对话和交流。此外，在新媒体平台上，行政办公室还可以公开行政业务，接受监督，这可以对行政人员的权利进行制度性的制约，有利于保障行政事务管理的实效。行政管理者在人才资源优化配置之后，应将动态人本行政管理提上议程，落实到行政办公室的各种行政事务管理过程中。在动态人本行政管理的实践过程中，行政管理者可鼓励行政人员不断积累行政管理经验，接受相应的思想政治教育工作，使其增强自己的责任心，形成高尚的职业道德。在此基础上，行政人员可以不断提高自己的业务水平与服务质量，在更大限度上发挥自己的价值，为行政事务管理工作做出贡献。

2.3不断强化“以文辅政”的理念

“以文辅政”要想从根本上提升高校办公室办公水平和效率，还需要不断强化办公室工作人员“以文辅政”的理念。这就要求工作人员在日常工作中注意进行资料搜集和新的政策学习，做到对政策变化和素材更迭的细致入微了解。其次，工作人员需要依托“以文辅政”理念提升自己的主动意识，主动思考、主动作为，积极主动与领导进行沟通交流，尤其是一些新思路、新想法和新观点需要及时与领导反馈。还需要具有时间观念，尤其是一些紧急公文的撰写和重要材料的搜集，需要集中精力打好攻坚战。

2.4加快公文处理，积极与时俱进

5G技术深入发展，6G时代即将到来，标志着现代社会的信息化水平不断提升，高校办公室应当迎合信息技术不断发展的趋势，逐步实现自动化办公，加快公文处理速度。现阶段，大部分公文处理已经完成了手工处理向电子化处理的过渡。所以，高校办公室应当积极进行OA系统（办公自动化系统）的研发和引入，确保OA系统能为办公同步、公文收发、公文处理的各个环节进行精细化管理和流程化，让公文处理各个环节更透明、更高效。比如公文收发的OA系统可以实现高校各级办公人员的办公协同，更新管理观念，促进工作水平提升。

结束语

综上所述，随着我国教育改革工作的持续推进，高校的办公室管理工作发生了一定的变化。高校办公室的工作水平，直接代表了高校行政管理效率，展现了学校形象，也反映了高校的工作作风、执政能力和管理水平。高校办公室的文字工作，又是高校办公室的重点内容。所以，“以文辅政”，加强高校办公室文字处理水平，综合高效提升高校办公室办公水平，具有十分重要的作用和意义。这就要求高校办公室的工作人员都应当深入贯彻和落实“以文辅政”的重要理念，并在实际工作中基于“以文辅政”理念进行工作优化和工作改进，进而确保高校办公室能够发挥出作用，为高校管理作贡献，促进高校管理大发展。

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张鑫  1983年1月   男  汉  山东淄博   大学本科      办公室事务管理