基于信息化背景探究档案管理工作存在的问题及应对

倪溯徽

摘要：互联网时代的快速发展，促使人们已经进入了全新的信息时代，尤其是档案管理工作也需要与时俱进，要符合新时代背景管理模式。随着新时代的发展趋势不断推进，目前信息化管理在国内档案信息管理中非常的重要，根据以往的历史进行分析，不论是企业还是个人，在对档案进行管理时，使用信息化的方式，会建立很多电子档案以及数码档案。构建较为完善的档案，可以促使获得更好的发展机遇，同时在发展中也会赢得更多的挑战。本文主要根据目前档案信息化管理在实施中所出现的问题进行分析。

关键词：信息;档案;数码;管理

引言：

档案信息化管理现在已经成为了热点名词，通过这一名词进行研究，其实首先要明确档案信息化管理的意义，档案信息化管理就是跟随时代的发展，为了解决档案管理所出现的问题以及挑战，从中找到解决的方式，档案信息化管理与现代化科技相融合，通过网络技术达到对档案进行实时管理，这对于档案管理工作来讲，可有利提升其工作效率，同时也会为社会发展提供更有力的服务。档案信息化管理目前可以顺应社会发展的需求，同时对其进行研究分析也具有根本意义。

一、档案信息化管理中存在的问题

（一）档案信息化管理管理落后

很长一段时间，国内都在使用传统的方式管理档案。手工记录以及整理存档，这种方式已经被淘汰。时代在进步，传统的方式目前已经无法顺应时代的变化，同时也无法满足工作人员对于档案的管理。根据目前的实际情况分析，传统的管理方式首先应该进行优化以及改革，希望可以充分利用信息化，并且不断的持续发展，目前想要改变传统的管理方式所带来的限制，首先应该从思想进行转变，相关管理人员应该充分的了解信息化时代的重要作用。档案信息化管理本身具有一定的必要性以及迫切性，所以应该提升对档案管理的效率，同时也要提升其利用率。

（二）对档案信息化管理的重视程度不够

根据分析表明，很多企业采用了档案信息化管理，但是在这个过程里，并未引起重视，相关工作人员对档案管理缺少正确的认知，所以档案信息化管理还存在一定的弊端。很多企业认为信息化管理非常麻烦，所以在管理方面还停留在过去的形式。甚至有些企业只是做表面工作，并没有实际执行档案信息化管理。因为相关企业认为档案信息化管理对自身的影响并不是很大，然而目前信息化管理已经成为社会的主体，积极响应国家的号召，使用档案信息化管理的方式，可适当提升工作效率，同时也能够解决资金投入以及人才缺失等情况。

（三）信息化管理的推进威胁到档案保密与档案安全

21世纪迎来了全新的网络时代，在档案管理领域中充分融合网络技术，可以确保档案的私密性。但是如果档案出现缺失以及泄露内容等情况，一般有两个因素所导致，第一个因素就是人为因素，在添加档案内容以及保存档案内容时，工作人员并不具备较强的保密意识，也不具备较强的安全意识。档案的保密以及安全是非常重要的，尤其是使用檔案信息化管理，在浏览档案网页时工作人员如果随意发表信息，有可能造成信息的缺失。另外，相关管理人员在对档案信息进行检查时，不具备较强的责任感，所以会导致信息暴露。第二个因素就是技术因素，网络本身具有一定的开放性，而也具备着很多的不安全因素，例如黑客的入侵会导致档案信息出现丢失，甚至有些不法黑客并不盗取资料，只是为了恶意破坏系统。

（四）档案信息化管理任务繁重

档案管理部门主要任务就是整理大量的信息，收集大量的资料归类整理存储，这一点在任何行业，任何部门，都无一例外。整理档案的工作，需要大量的时间在细节处梳理。这个工作要投入大量的人力与物力，但实际用途方面却不一定用得上。一直以来档案的管理工作仅仅是保证档案内容的完整，不同的领域对档案管理工作要求也有所不同。因为要求不同，所以没有具体的执行标准。对于各类档案不能统一操作整理的弊端，要通过现代科技对档案进行梳理与储存。

二、对于档案信息化管理提出的对策

（一）转变管理观念

目前，针对时代的不断进步，各行各业各种先进信息化变革都在快速提升。为了适应新时代信息化的进程，跟着时代进步的脚步，档案信息化管理也需要更进一步。信息化时代，主要以网络传播为主要途径，档案管理务必跟上此时时代前进的步伐。找出自己的不足，借鉴网络传媒等高科技努力提升自己的认知与管理。大胆创新，大胆改革，不局限以前固有的模式，不错失网络带给各行各业挑战创新。提升自已，档案信息化管理网络化，现代化、变革势在必行！

（二）提高档案信息化管理的技术水平

档案信息化管理工作的具体实施工作，以及在实施过程中具体的管理操作工作，都要用现代化的网络参与配合。结合现代化的网络技术，在对档案存储的现代化管理存储中，包含着现代技术参与。当然在这样的共享现代化存储过程中，信息技术上会有一些想不到的困难，需要克服，信息的技术管理水平需要提高，档案信息通过网络达到资源共享。社会网络档案，资源共享也会对某些档案隐秘性造成安全方面威胁，针对档案网络智能共享中的安全方面及某些保密方面涉及到的一系列实操问题，需要针对保密安全方面进一步完善网络智能搜索等安全屏障，以期达到档案共享隐秘双运。

（三）建立档案信息资源数据库

建立网络信息档案数据库，对于信息的查询者和应用者来说方便快捷。建立数据库系统、完善信息档案的管理，通过文件智能网络。搜索，建立精确关键词，发挥网络存储优势，使档案数据库信息更加全面，快捷为使用者服务。这样既能广泛地达到资源共享，能为使用者方便快捷的查找和应用。还能通过网络智能科技将档案全面的存储于网络系统中。

结束语

档案信息化管理中遇到的问题，以及以前的传统性遇到的弊端，以后智能化将要面临的问题，提出了预测与大致的解决方向。结合以前传统的弊端，认识到网络信息化的必然，针对对档案部门的期望，提出对档案信息化管理有效的建议与对策，为提升档案信息化管理水平提出可操作性建议。

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