新时期加快企业档案信息化建设的措施

李立

摘要：在社会不断进步和发展的背景下，科学技术水平显著提升，在信息技术快速发展的今天，为了提升企业档案管理的实效性和科学性，在日常管理中运用信息技术的情况已相当普遍。本文从实际管理的角度出发，就企业档案管理中信息技术运用所面临的问题进行了分析和归纳，并提出了相应的解决对策，以供参考。

关键词：信息化;企业档案管理;问题;对策

引言

档案建设可以为企业经营、生产与管理提供信息资源的支持，为了保证三项工作顺利开展，并满足新时期下对企业档案提出的要求，就需借助现代化技术，实现企业档案信息化。因此，需对当前行业市场的发展形势进行全面分析，并结合企业实况，不断优化建设工作，从整体上提高企业档案信息化建设水平。

1新时期企业档案管理信息化建设的意义

1.1查询搜索更加便捷

在传统的企业档案管理工作中，关于有关搜索信息工作方面，档案管理人员花费的时间与精力比较多。通过企业档案管理信息化建设工作的发展，可以确保查询工作的高效完成，面对多样化的查询形式，还可以选用最优化的方式。在短时间内将所需的档案信息检索出来，不仅减少了档案管理人员的工作量，而且节约了宝贵的时间。

1.2档案保存的完整性和延续性有了极大的提升

传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境因素的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行完整性、长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。然而，通过档案的信息化建设，以上诸多问题都可以得到完美的解决。可以通过技术手段将以往的纸质档案，转化为数字信息，储存于计算机磁盘中。这样不仅可以实现档案存储地永久性和完整性，还可以提高档案存储空间的利用率，同时规避了不利环境因素对档案的损害。

2新时期企业档案管理的信息化构建中存在的问题

2.1档案管理人员的安全意识较弱

相关工作人员在管理档案信息时，缺乏一定的安全意识，这对档案信息化管理造成了重大影响，其主要原因是由于档案管理人员专业能力不足，并没有重视起档案信息化管理工作，在对其管理过程中经常出现操作失误、工作疏忽等现象，最终导致信息化管理工作产生档案数据不完整或者缺失等情况。与此同时，一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案的密码与账户管理不妥善，极易发生档案密码安全等级低或泄露于外的危险情况，假如被非法分子盗取单位内部档案信息，对单位会产生一定的威胁。

2.2信息人才需要引进

在档案信息管理工作中，许多企业档案管理人员对信息化知识内容接受起来较为困难，不注重积极开展学习活动。许多企业对此项工作的关注度较低，致使档案管理人员的收入偏低，这样很难对高素质的专业人才产生吸引力，致使档案管理队伍综合素质不高。

2.3管理手段和方式落后

在现阶段，部分企业档案管理中对档案的管理不但机制不够完善，而且管理设备设施较为落后，已不能适应新的发展需求。在日常的档案查阅调取工作中，人工查找查阅仍是其主要的方式，用来储存档案等信息资料的方式仍是笨重的铁皮柜，资料存放的准确性不能得到保障，易导致档案的遗失。企业对档案部门不能合理安排使用存储空间，加大了档案管理的工作难度，可能导致一系列风险事件的发生。在信息化、智能化已经发展并普及的现代社会，如果企业对档案管理的还是传统的方式，长期下去，不利于企业的快速发展。

3加强企业档案信息化建设的对策

3.1重视人才队伍建设，提高工作效率

在档案信息系统中，所存有的档案信息数量，以及现阶段企业档案开发、利用、建设的现状，为档案信息建设配置相应数量的档案人员。并要求档案人员具备专业技能以及道德素养，对于档案信息中的内容做到不泄密、不外传。同时，还需具有极高文化素养，对于档案基础理论知识、文史知识以及网络知识等也需达到熟练掌握，以此保证档案人员能够将档案相关的政策法规以及所掌握的知识科学的应用到实际工作中，促使档案工作效率得以提升。通过宣传或培训档案政策法规的方法，进一步强化档案人员的管理意识，使其能够认识到该项工作对于企业发展与管理中的重要性，并建立完善档管领导体系，该体系的设立可以监督、检查并考核企业领导对于档管信息化建设工作的态度以及重视程度，实现档管工作管理水平的提高。此外，还需强化档案人员的服务意识，定期组织有关于职业道德的教育培训，对服务方法不断优化与完善，促使服务质量得以提升，并在服务过程中，深入了解用户需求，提高服务效率的同时加快企业档案信息化建设进程。

3.2加大档案信息化修筑业务监督

数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层单位和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。

3.3充分利用信息化技术建立企业档案管理工作

现在大多数大中型企业，特别是国有企业，都已经配备相应的档案管理系统，但在档案管理系统的运用上，还是主要停留在代替纸质检索工具，同时办理在线借阅手续上，并没有有效发挥档案管理系统的最大作用，无法完全适应新常态下的企业档案管理需求。现在的大多数企业的档案系统，都是独立于企业信息化建设中，很少被充分考虑到信息化建设中，好一点的情况也就是某一系统与档案管理系统实现集成，实现电子实时归档而已。而在未来的档案管理中，笔者认为在系统设计时要充分考虑本企业档案特点，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，实行信息的双向流通，可以使企业方便地调取某一信息的历史信息，用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现企业现代化创新管理。同时，在未来的企业档案管理系统中，还应将档案管理中的收集、整理、录入、组卷乃至入库、鉴定等一系列工作完全纳入系统管理中，指将数字化技术和信息化技术融入到档案管理的各个环节，改进各个环节的工作效率，利用高速运转的信息技术，代替手工劳动，同时利用建立的數字化规则，实时监督检查归档文件规范性。

结语

综上所述，在信息化时代下，提升档案管理的信息化水平不仅是时代变化发展的要求，也是企业发展进步的题中应有之义。在企业档案管理的日常工作中，面对发生的各式各样的问题，应以信息化为出发点和落脚点，加强信息化管理模式的应用建设，提高档案工作的科学性、可持续性，以适应时代发展的要求，推进企业档案管理事业的发展。

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