新时期做好工程档案管理工作的创新思路分析

朱昀蕾

摘要：档案是纪录历史、服务社会的载体，而档案管理工作是运用先进的管理方式对单位发展进程中具有重要意义的文字、图像、声像等进行有效地 分类管理。为了跟更紧时代发展的步伐，单位需要不断转变档案管理思维、管理模式以及档案管理人员自身素质等。基于此，本文就新时期做好工程档案 管理工作的创新思路进行分析。

关键词：新时期;工程档案;管理工作;创新 思路

1.新时期做好工程档案管理工作的创新思路的重要性

强化档案管理的创新理念，这就需要深度理解原始理念，并让档案管 理者根深蒂固的思想彻底跳脱禁锢的传统思想束缚。经过长时间的事实证 明，繁琐枯燥的工作方式和像蚕茧似的禁锢着档案管理者的思想，致使档 案管理者们缺乏创新的意识与创新的愿望，仅限于按照传统的观念和方法 进行管理档案工作。然而，市场所需什么样的档案材料、科学发展状况怎 样，却是一无所知，更何况是档案管理能否更好地服务于市场和社会。由 于施工队伍服务队伍的落后现象，导致档案管理工作变得枯燥乏味，缺乏 活力和生机。急需从根本上改变这一种落后的现状，不断创新档案管理者 们的传统管理意识以及积极打破禁锢的概念。而在现实的工作中，档案管 理者首先需要树立创新的管理观念，然后通过在数据收集后改变自己的行 为积极参与档案管理。

2.新时期做好工程档案管理工作的特点

对于新时期下的工程档案管理工作而言，在当今的工程档案管理工作 中数字化信息技术是工程档案管理的一个较为突出的特点，使得在信息大 背景下，工程建筑档案管理工作不在是一成不变的存在了。传统的纸质档 案已经完美的改变为可以满足自动化存储要求的电子档案，而其改变主要 基于自动化管理为主要管理手段。除此之外，随着工程档案信息话建设的 不断强化，数字化已经成为工程档案最为突出的特点，便于支持历史信息 的快速检索和高效的检查所需的资料查询，使得档案化更加安全便捷。

3.新时期做好工程档案管理工作存在的问题

3.1 档案管理制度的不完善

传统的档案管理制度为了在新时期下可以生存下来与继续发展下去，就必须对工程建设项目的档案管理进行适度的调整和优化。但是，档案管 理工作并没有根据自身得实际情况出发进行深度分析其存在的自身问题，没有即使完善自身的管理体系制度。这就是因为传统的档案管理工作体系 并没有注意文件管理的一些细节，以及自身存在的安全隐患问题。例如，在文件管理中，文件卷的标题不准确、不规则、随意性极大，不能精准的 反映文件内容的重要性，文件存在文件编号丢失以及非常分散。如此一来，档案无法得到更好的有效利用，也不利于工程部的正常运作。

3.2 档案工作人员不具备综合素质

在建立新时期完备的档案管理队伍，既是机遇，也是挑战。档案管理 人员没有意识到档案管理的重要意义，使得对于档案管理工作质量的提升 很是不重视，并出现不感兴趣、不认真对待、落后思维存在，还存在经常 违反工作流程现象。在档案管理工作中现有的档案管理学理论知识以及专 业知识不能即使更新，使得无法适应时代的发展步伐，导致各种问题日益 显现。档案管理部门在日常工作安排过程中，没有定期对档案从业人员进 行专业系统的培训，没有有效地提升档案从业人员的专业技能水平。此外，人力资源的招聘要求较低，招聘没有根据档案新时期的档案管理岗位的客 观规律，很多上岗人员没有档案管理相关专业毕业证书，缺少扎实的理论 知识、过硬的操作技能和丰富的实践经验，无法完美的完成档案工作任务。

3.3 档案检索效率低下

在新时期档案管理中，档案检索方式主要有人工检索和计算机检索两 种方式。在实际应用中，人工检索占档案检索据关键位置，然而档案检索 准确率确非常低，这就使得大大加大了保管人员的工作量，致使降低了运 行效率。在此基础上，为简化复杂的文献检索流程，缩短检索时间，工程 部档案管理部门在人工检索的基础上进行了一系列修正，编制了各种检索 工具。搜索工具的主要特点是数量众多且不准确。对此，我们只关注档案 搜索工具的数量，没有认识到档案管理的重要性，忽视档案管理的服务质量。

4.新时期做好工程档案管理工作的有效措施

4.1 创新工程档案管理机制

在新时期下工程档案管理观念意识的创新是最为重要的，工程档案的 准确性对工程建设影响巨大，这关系到工程建设的形象和荣誉。同时，档 案资源也是影响档案实际作用的重要方面。传统工程档案管理实践中一个 较为突出的问题是缺乏专业化、独立的档案管理部门，导致信息管理缺乏 一体化和分散化。在不断提升档案价值的过程中，项目建设单位要加强档 案管理平台建设，拓展思路，转变观念，与时俱进，建立专业的档案管理 机构，配备专业的管理人才档案和控制的综合管理。尤其要深入调查各部 门档案保管情况，合理配置人员，履行相关岗位，明确职责范围，实现管 理效率的全面提升。

4.2 重视引入先进的现代化技术

在新时期工程建设档案管理中，现代技术水平在档案管理水平中完美 的体现出来。从本质上讲，现代技术的应用水平与档案管理质量密切相关。 这就需要档案管理人员积极引入创新型技术。首先需要尝试多样化存储方 式，在传统的工程檔案管理中，工程档案主要以文本格式存储，占据空间 较大，时间成本高，查询应用效率低，而引进现代技术可以增强文件管理 的通用性，尤其是现代电子和视频文件的应用。然后在档案管理方面，要 加快电子档案建设，建立新型管理网络，充分发挥计算机技术的作用以及 发挥网络档案管理模式的优势，使得档案管理效率整体提升。在创新过程 中，在建立电子档案管理网络的基础上，坚持协调统一，确保统一，有效 渗透档案管理的每一个环节，发挥更加专业的作用，充分发挥引领作用。 换言之，未来项目档案管理创新的本质是在结合行业实际发展的前提下，加快档案信息化和现代化建设。

4.3 加强人才综合素养培训

新时期信息化背景下，工程档案管理面临诸多挑战。尤其是在信息技 术的支持下，管理者必须积极掌握档案管理知识的推广，才能更好地发挥 作用。因此，档案管理者应加大责任意识，注重职业素养提升，根据时代 需要积极创新档案管理理念，逐步提高档案信息管理水平，积极获取现代 信息。在完善和优化知识结构的同时，加强技术档案信息管理。具体来说，要通过引进人力资源，保持多样性和丰富性，引进和培养更多的人力资源，想办法实践档案管理。积极组织专业教育培训，注重行业交流，丰富人才 获取知识，提高专业素质，动态更新知识技能。

结语：

综上所述，工程档案管理一直是不容忽视的重要环节，但也是最容易 被忽视和规则满意的最薄弱环节。文件管理过程存在许多问题。档案管理 人员要不断提高档案管理意识，及时结合最新方法，运用先进科学技术创 新档案管理模式，并继续定期培训。档案管理从业者提高自身素质，增强 创新意识，最终实现档案管理的新突破，更好地适应当今社会经济发展的 需要。

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