新《档案法》与档案信息化建设

郭 蓉

三明学院 福建 三明 365004

前言

2020年6月，新修订的《档案法》经第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过，并于2021年1月1日起正式实施。作为一部规范和指导档案收集、整体的专门性法律，《档案法》是档案信息化建设进程持续推进背景下的法律完善行为，是完善我国档案治理体系、提高档案资源管理能力的重要措施。与原有的法律内容相比，修订后的《档案法》突出了档案信息化建设的内容和要求，为我国下一步的档案信息化建设工作开展提供了规范、明确的方向和标准。当然，为充分适应新《档案法》的实施，相关主体有必要从档案信息化建设的角度出发对该法的内容进行研究分析，以明确档案信息化建设的重点。

1 新《档案法》中关于档案信息化建设的规定

新《档案法》是在推进国家治理体系和治理能力现代化的背景下修订的专门性法律，同时也是在总结以往档案管理经验的基础上进行的法律内容调整与完善。在修订的法律文本中，最为突出的部分就是新增加的“档案信息化建设”。与以往的法律文本相比，此次修订本中关于档案信息化建设的内容，重点强调了以下几方面的内容。

1.1 强化档案信息安全 保障档案信息安全，是档案管理中的重点性内容，也是确保档案信息资源价值利用的前提和基础。新《档案法》第三十五条对政府，以及档案馆和机关、团体、企事业单位及其他组织的档案信息安全保障工作进行了明确的规定。在政府方面，法律明确政府应当将档案信息化纳入到信息化发展规划工作中，切实保障档案信息化建设成果——档案数字资源的安全保存和有效利用；在档案馆等其他主体方面，法律明确规定主体应当加强档案信息化建设，并采取有效措施保障档案信息安全。

1.2 明确电子档案管理与使用行为 电子档案管理与使用，是新《档案法》中“信息化建设”一章的主体性内容，也是对档案信息化建设方式进行的统一性规定和要求。在电子档案管理方面，第三十七条明确电子档案应当做到“来源可靠、程序规范、要素合规”，同时规定电子档案管理办法应由国家档案主管部门会同有关部门制定，这明确了电子档案管理的标准，以及电子档案管理办法制定的主体。电子档案使用方面，第三十六条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统等信息系统衔接，从而实现电子档案信息在组织内部的开放、共享，这明确了电子档案使用的合理性。同时，第三十九条对电子档案的移交、检测和备份等操作的必要性和规范性进行了规定说明，这为相关主体开展规范性的电子档案信息移交、维护提供了详细而清晰的法律内容参考。

1.3 规范电子档案与传统载体档案过渡标准与细节 如何保证传统载体档案向电子档案过渡的规范性、有效性，是档案信息化建设中重点关注和解决的现实性问题。新《档案法》中对电子档案的法律效力以及传统载体档案向电子档案过渡的具体方式和注意事项进行了明确规定。在法律效力方面，第三十七条规定，在法律效力上，电子档案与传统载体档案具有同等效力，并且电子形式的档案可以作为凭证加以使用，这说明了电子档案存在和使用的合法性。在传统载体档案向电子档案过渡方面，法律除了明确鼓励和支持档案馆和机关、团体、企事业单位及其他组织开展传统载体档案向电子档案转化以外，还明确了应当对已经实现数字化的档案原件进行妥善保管。

1.4 规范档案信息化建设主体 档案信息化建设是一项综合性的建设内容，需要多元主体共同参与落实。新《档案法》除了对档案信息化建设中电子档案的管理和使用进行说明以外，还明确了相关主体的档案信息化建设责任。例如，第四十条就明确了档案馆建设数字档案馆的责任，并规定档案馆应当承担档案数字资源的收集、保存和利用责任；第四十一条规定，国家是推进档案信息资源共享服务平台建设的主体，有推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用的责任。当然，法律还对各级政府，机关、团体、企事业单位及其他组织应当承担的档案信息化建设责任与义务进行了明确。

2 基于新《档案法》相关规定的档案信息化建设策略

通过上述分析可以看出，新《档案法》对档案信息化建设工作开展中的建设主体、建设责任、建设方法等内容进行了系统、细化的规定，为国家和地区档案信息化建设工作的高质量开展提供了强有力的法律支持。然而，制定明确的法律规定仅仅是档案信息化建设的第一步，更为重要的是采取科学的措施来推动相关法律规定内容的真正落地实施。结合当前我国档案信息化建设的实际情况来看，相关主体应当从以下几方面着手推动档案信息化建设。

2.1 转变档案管理理念 虽然近年来的档案信息化实践促使部分单位对档案信息化建设工作保持了较高的重视度，但受传统档案管理理念的影响，以及新《档案法》颁布实施前档案管理工作的分散性和随意性，多数档案管理单位及其管理人员对档案信息化建设的认知仍然比较浅显，这增加了新《档案法》实施的难度与挑战。因此，在新《档案法》实施颁布实施后，政府、机关、团体、企事业单位及其他组织等档案管理单位要对新的法律内容进行深入性、系统性的学习研究，从思想认识上强化对法律中关于档案信息化建设内容的理解，确保档案管理理念紧跟档案信息化建设实际。

2.2 强化档案信息化责任落实 新《档案法》中对国家、政府、档案馆、机关、团体、企事业单位及其他组织等主体在档案信息化建设方面的责任，这些建设责任是档案信息化建设工作顺利、稳定、持续推进的基础性条件，相关主体只有切实落实好这些责任，才能保障档案信息化建设工作的有效开展。因此，这些主体要重视和深入推进相关建设责任的落实，确保档案信息化建设工作的稳步开展。

2.3 培养档案信息化专业人才 档案信息化建设既需要统一、规范、明确的法律规定和指导，也需要有强大的信息化技术条件做支撑。因此，为保障新《档案法》中关于档案信息化建设的相关内容的真正落实到位，相关主体要加强档案信息化管理方面的人才引进与培养，切实弥补档案信息化建设中专业人才缺乏的短板。首先，要拓宽档案信息化建设人才引进渠道。档案管理主体要改变传统档案管理人才招聘的认识，将管理能力和信息技术能力等档案信息化建设中的核心性能力要求作为人才招聘的重点考察内容，确保招聘到的人才能够在短时间内胜任档案信息化建设工作的要求。同时，在招聘范围上，相关主体要打破专业限制、地域限制，除了招收高校毕业生人才以外，还要适当地招聘社会上一些精通于信息技术和管理能力的人才，以此扩充有经验、有能力的专业人才在档案信息化人才队伍中的比重。

2.4 优化档案信息化建设评估 档案信息化建设是一项综合性的建设工作，需要单位内部各部门、各岗位职工的共同参与。同时，档案信息化建设是一项持续性的工作，需要根据档案信息化建设的要求进行持续性的改善与优化。因此，档案管理主体要在新《档案法》明确的档案信息化建设责任框架内，围绕档案信息化建设的实际要求进行持续性的建设评估，通过评估来发现档案信息化建设各环节中可能存在的问题和不足，以问题为导向来寻求优化档案信息化建设的方法策略。例如，机关和企事业单位内部可以成立专门的档案信息化建设评估小组，负责对本单位内部档案信息化建设工作进行评估、督导。

结语

新《档案法》是在我国积极推进档案信息化建设的背景下颁布实施的专门性法律，其在推进档案信息化建设、提升档案管理能力与水平等方面具有突出性的作用。相关主体除了对新《档案法》中明确的档案信息化建设的内容进行深入、系统学习以外，还要通过转变档案管理理念、强化档案信息化责任落实、培养档案信息化专业人才和优化档案信息化建设评估等具体措施的落实，来保证档案信息化建设工作能够顺利开展。