数字档案馆建设驱动云南档案事业创新发展——在全国数字档案馆建设推进会上的交流发言

■ 云南省档案局局长 黄凤平

数字化是云南档案事业发展的战略方向，在省委省政府的关心支持和国家档案局指导下，云南自2009年启动数字档案馆建设。根据会议安排，现将云南省坚持数字化发展战略，推动全省档案事业发展相关情况汇报如下。

一、全力推进，数字档案馆建设成果丰硕

经过10 余年持之以恒实施档案数字化战略，云南省档案馆、楚雄彝族自治州档案馆已经建成“全国示范数字档案馆”，全省馆藏档案数字化总量超过6.38 亿页，其中省馆达1.31 亿页，数字化率超过87.8%，馆藏照片、声像档案100%数字化，制作档案文件级电子目录1400 余万条，采集档案专题数据500 余万条，采集征集口述历史、音视频15 万分钟，构建了规模大、类型多、特色鲜明的档案数字资源。云南省档案馆系统平台配套完善，查阅利用方便快捷，档案数据化初具规模。云南还建成了覆盖全省的馆藏婚姻档案数据库、民国档案文件级目录数据库及18 个专题档案数据库；建设了6 个区域性电子文件在线归档和电子档案在线移交接收平台；建成全省重要档案和电子档案备份库，构建了集近线、脱机、异质、异地为一体的电子档案备份体系和机制，目前已有116 个馆实施了集中备份，备份数据957TB，案卷目录607 万条，文件级目录9125 万条，数字档案5.07 亿画幅。

二、成效明显，创新驱动档案事业发展

一是数字档案馆建设全面提升了档案科学管理水平，有力增强了服务能力。省馆档案已实现精细安全管理，做到馆藏档案管理精准到件，破损档案按件有序开展修复，档案原件封存保管。有效增强了档案资源建设能力，完成1100 余名抗击新冠疫情援鄂、援外医护人员口述历史采集，建立了脱贫攻坚数码照片音视频档案专题数据库及18 个少数民族档案专题数据库。档案利用与开发效率大幅提升，利用人次逐年增加，查阅档案基本不使用原件，“分钟级”完成档案利用服务已成为常态，最近又成为全国档案查询首批试点单位；近5年出版档案文化书籍30 余册，平均编写时间从过去2年左右缩短为半年，编撰档案信息参阅20 余期。有力拓展了服务手段，制作档案短视频、专题片70 余部，其中有5 部档案专题片在省级电视台播出，尤其是中共云南老党员口述历史短视频，在主流网络媒体平台上发布，点击量超过4000 万，已作为云南中小学、中高职学生思政教材，助力青少年“四史”宣传教育。

规模化推进纸质档案数字化加工

二是数字档案馆建设有力加大了投入，全面提高了档案业务工作水平。全省投入档案数字化加工经费近2 亿元，其中省馆投入档案数字化加工、目录制作经费近6000 万元，全省在档案业务建设方面的经费投入数倍于之前50年的总和，有力提升了档案整理、目录体系等业务建设水平。数字档案馆建设带动了省重要档案和电子档案备份中心建设，累计已投入经费3700 余万元，推动省馆的数字档案馆运维、档案征集、档案文化产品开发等经费列入预算，有力保障了这些工作稳定开展。

三是数字档案馆建设有力推动了档案科技工作，提高了人才队伍建设水平。开展数字档案馆建设以来，云南省档案局已先后承担20 余个档案科技、社科、决策咨询等课题，其中有10 个课题获得国家档案局优秀科技成果奖励，2021年又有6 个课题获得国家档案局立项，省级档案科研课题立项数也逐年提高，这些课题大多与数字档案馆建设相关，并投入实际应用。在数字档案馆建设中，我省通过常态化开展数字档案馆建设培训，将专业人员送专业IT 机构培训，档案人员素质得到明显提升，全省有3 人入选首批全国档案专家。

三、主要做法

一是省馆示范，引领推进。省档案局坚持将观摩省数字档案馆作为各地各单位领导来访以及各类档案培训活动的重要内容，新冠疫情前，每年都组织不少于3000 人次观摩省数字档案馆，先后有近100 名州市县档案工作分管领导参观过省数字档案馆。省档案局还坚持在基层调研、检查工作中，反复向各地介绍省数字档案馆建设，连续多年组织全省数字档案馆建设专题培训，每年在有关会议、报刊和网站反复宣传报道，推动全省不断强化档案数字化战略意识，努力营造领导重视、各部门理解支持、档案部门主动争取，积极推进数字档案馆建设的氛围。

二是规划先行，争取支持。我省坚持将编制规划作为推进数字档案馆建设的首要工作。省数字档案馆建设伊始，就编制了达到详规深度的规划，并获得省政府批准，先后投入专项资金7500余万元，做到12年建设一张蓝图执行到底。省档案局积极推动16 个州市及部分县编制数字档案馆建设规划，并完成审核把关。通过规划工作，各地科学谋划了数字档案馆建设内容，有效培养了业务骨干，为积极争取投入提供了支撑，为分步实施建设提供了科学指导。应用规划，除楚雄州馆已完成1800 万元数字档案馆专项建设投入，今年又有大理州馆获得近2 千万元数字档案馆建设专项支持；有的馆将规划分解为多个项目逐年争取，目前有6 个馆基本具备建成高水平数字档案馆的条件；有不少的馆将档案数字化列入财政预算，每年落实数十万元经费。无论采取何种方式推进数字档案馆建设，因有规划为基础，为争取支持提供了科学依据，因有规划为指导，有力保障了建设工作系统性、协调性，因有规划为支撑，确保了建设绩效。

三是存量优先，苦干实干。12年来，省馆按照馆藏档案全部数字化的目标，以全宗为单位，逐件逐页、扎实推进档案数字化。为确保数字化工作进度，我们做到每周开工6 天，每天不少于10小时，任务难度大时甚至超过13 小时。12年来，省馆的数字化管理人员先后更换了近30 人，但无论人员如何调整，大家始终坚持自觉加班，从无间断，数字化外包公司员工争分夺秒，确保每个项目按时高质量完成。

云南省档案馆将档案数字化质量放在重要位置，精益求精，档案数字化成果被有关领导和专家评价为“量多质优”。在档案数字化初期阶段，面对错误率徘徊在5‰左右的困局，我们坚持求真务实，积极探索质量管理方法，形成了“与数字化加工同步进行质量验收”及“100%人工逐件逐页检查质量”“100% 软件检测”“发现错误100%修正”等确保数字化成果高质量的工作办法。为确保数字化工作“快而不乱”，我们又创新管理方法，对关键节点进行跟踪管理，实现高速推进中的进度、质量、安全管理高效协同。为解决民国档案数字化难题，我们创新民国档案文件级目录制作方法，仅3年半就制作近600 万条目录，确保了30 万卷民国档案“扫得出来、查得准确、用得方便”。

四是抢抓机遇，推动转型。我省把电子档案管理、照片与音视频档案应用、档案数据化作为重点突破方向，推动档案工作转型升级。

在电子档案管理方面，一是抓住机遇，主动协调，构建“档案云平台”，体系化推进电子档案管理。今年，省级和4 个州市已构建符合标准规范的电子公文在线归档和移交进馆系统，省局与省政务服务局协作的全省政务服务电子档案系统基本建成，我省电子档案管理能力薄弱的问题得到改观。二是抓住国家档案局推进有关试点工作的机遇，推进经济领域电子档案管理。云南税务征管电子档案单套制管理试点已通过验收，实现税务机关和纳税人“双减负”，电子发票有关应用试点也成功探索了多种模式，有力彰显了电子档案在数字经济和放管服改革中的重要作用。

在照片、音视频档案应用方面，我们坚持把建设和应用音视频档案采编系统开展档案收集征集和开发利用，作为高水平数字档案馆建设的重要内容。省馆完整采集了12年中央电视台有关云南的报道以及云南电视台有关省委领导公务活动的电视新闻，采集了云南特有少数民族、中国远征军、抗战老兵、滇缅公路筑路人、非遗传承人、大学生梦想等30 余个专题的口述历史，征集了大量脱贫攻坚和新冠疫情防控的音视频和照片，音视频档案已成为档案资源建设工作的重要组成部分。省馆持续应用音视频档案，数字赋能档案资源开发，不断扩大档案文化的受众和影响力，开发“省领导公务活动视频光盘”、与电视台合作制作电视专题片、与主流媒体合作开发档案短视频、与博物馆、高校合作举办展览等已成为常态化工作。

在档案数据化方面，我们根据档案开发利用的需求，从档案内容中采集有关数据，先后建立复转军人、滇军抗战阵亡将士、云南陆军讲武堂师生、云南土司世系等专题数据库，尤其是试验性的从1 个全宗近万卷档案逐页采集了190 万条数据，探索建设民国档案人名专题数据库，不但大幅提高档案查找的精准度，而且民国时期云南的社会组织结构、民生业态、人物关系逐渐清晰明朗，展现出强大的档案资源挖掘能力，为档案管理找到了新方向。

五是量力而行，注重实效。我们深知在经费紧缺、人才匮乏的条件下推进数字档案馆建设，只能量力而行，循序渐进，突出实效。因此，我们在档案数字资源建设方面始终坚持高标准、高质量、低成本原则，绝不重复建设和浪费资金。在软硬件方面，根据IT 产业特点，不追求“一步到位”，坚持满足实际需要以及确保后续发展能力的原则，不为了看起来好而堆砌用不上的设备，不为了看起来先进而购置短期内用不上的软件功能，把钱用在刀刃上，把技术体现在实用上，把进步搭建在发展上，确保数字档案馆建设与经济社会发展相适应。

虽然云南数字档案馆建设取得了一定的成效，但发展不平衡不充分的问题仍十分突出，与先进地区相比还有很大差距。《“十四五”云南档案事业发展规划》对数字档案馆建设提出更加明确的方向和要求，任务更加艰巨。我们将在国家档案局的指导下，广泛学习先进经验，埋头苦干，创新方法，抓住电子文件深化应用的风口，主动作为，乘势而上，加快推进以信息化为核心的档案工作现代化，推动云南档案事业转型升级，实现高质量发展。