数字信息化管理系统是高校图书馆的发展趋势

强晟 陈永志

摘 要：随着我国经济的发展和科技的进步，现代高科技逐渐融入到人们的日常生活中。在高科技社会，信息文化的收集和整理越来越重要，网络数字化正在慢慢取代纸质的文献资料。图书馆资源信息化便于用户对图书资源的检索和获取。在日常教学和科研活动中，图书资源数字信息化使得这些活动更加广泛和便捷，同时便于人与人之间的交流沟通。图书馆文献资源信息化成为图书馆管理发展的必然趋势。

关键词：管理系统;图书馆;数字信息化

中图分类号：G250      文献标志码：A       文章编号：1673-291X（2021）02-0147-03

一、不断发展完善图书馆数字信息管理系统的现实意义

如今，图书馆为越来越多的读者提供阅读服务，读者对图书馆的服务需求也在不断增加，现有的图书馆管理系统已不能满足读者的服务需求。因此，图书馆管理系统要不断发展完善，以顺应时代发展和读者需要。例如，大型图书馆的服务设施要增加读者对所借阅书籍的评论功能、提前预订需要借阅的书籍、显示借阅书籍的简介内容等功能。这些贴合读者需要的服务可以更好地为读者提供阅读体验并为读者提供更多图书信息，从而使读者更容易获得图书馆所提供的阅读服务。目前，随着计算机互联技术的空前发展和移动互联网应用的广泛普及，传统的生产生活方式对信息技术的依赖程度更深，人们在运用新技术改善日常办公环境、简化操作流程、提升工作效率和降低人工成本等方面的诉求显得更为迫切。

传统的图书馆人工管理方式已经无法满足现代读者对于书籍信息所需要的服务需求。时代在不断发展，科学技术日新月异，数字信息化的图书管理系统已经成为一种时代发展的必然趋势。数字信息化的管理可以极大提升图书馆的阅读环境，自动借阅图书和移动客户端的便捷查询功能都极大提高了图书使用效率，降低了图书馆的运营成本。科技的变化对所有人的影响都是显而易见的。海量的信息内容每天都在呈指数级数量增长，许多资料不再需要去图书馆进行查阅，人们只需要通过移动设备即可获取大量信息内容。信息技术的发展改变人们的生存方式，太多的行業在新的信息时代都面临着不断出现的机遇与的挑战，为了生存必须考虑转型。根据调查的数据统计，一年中产生的电子阅读或数字信息量是所有现有纸质阅读量的数百万倍。数字信息由于易于创建而迅速占领了人们所需的信息源，大家不再依赖纸质杂志和书籍来获取所需内容信息，而是从网络上浏览或下载所需的信息。在这种情况下，数字信息化管理系统对于图书馆来说就更显得极其重要。

二、数字信息化管理系统所能提供的基本信息服务

在管理信息系统基本概念中，提供信息服务指的是采集、存储、加工、传播、使用和反馈数据，并把数据转变为有价值的信息。以图书馆管理信息系统为例，采集数据指的是把未办理的读者信息比如姓名、证件号码、欠款情况等，以及进入系统的图书信息比如书名、作者、出版社、序列号等，以及借还书信息等输入到图书馆管理信息系统中。存储数据指的是把读者信息保存在读者数据库中，图书信息保存在图书数据库中，借还信息保存在借还记录数据库中。加工数据指的是分析统计输入的信息，按照分类条目进行统计，并且将统计结果辅以各种图表显示，常见的有图书出入库明细、读者借阅历史记录一览表等图表。传播数据指的是将图表传递给读者以及图书管理员。反馈数据指的是图书借出或者还回时图书管理员或者自助借还书机器读取图书扉页上的条形码，从而读取书籍的借还信息并且由图书管理员或者自助借还书机器重新计算出新的图书借还信息以及读者卡内借阅、余额等情况，并将其写入图书信息数据库、读者信息数据库中的指定信息块并更新其记录。图书馆管理信息系统还能将数据转变为有价值的信息，即将采集到的图书和读者的基础数据通过分析整合图书借阅归还情况以产生价值性，提供准确及时的图书当前状况信息、读者借阅情况信息等。

三、数字信息化管理系统典型的功能及其对应的操作、组成要素

图书馆管理信息系统中最典型的功能就是借还书管理功能，可将借还书管理功能详细分为借书、还书、交费三个步骤。首先，由读者在管理员或者自助机处办理借阅服务。这时图书管理系统将检查读者所注册的个人信息内容，自动审核读者对所需借阅图书是否有权限借阅。如果读者存在权限不足或者是所借图书达到数量上限，图书管理系统将拒绝读者所提交的借阅申请。如果读者拥有借阅授权，则图书管理员或图书自助设备将在读者所查阅图书的信息表中显示读者请求借阅的“查找书”信息。如果图书显示可以借阅，系统将为读者发出借阅通知，待读者领取到书后系统将图书信息保存在读者管理项目中，并在查阅项中显示已被借阅。如果是预订或本身为不允许外借的图书等原因不可借，则系统会发出拒绝申请表。其流程如图1所示。

当读者归还图书时，提交还书申请，由管理员或者自助机进行审核。若因归还图书不是本图书馆内书籍等原因不符合，则系统发出拒绝申请单;若符合，则修改图书信息表和读者的图书借阅信息表及读者信息表。同时，管理员会审核借阅是否超期、图书是否损坏，若已超期或损坏，则按照规定对该读者进行罚款处罚，从读者信息表中的“金额”项中减去罚款数额并发出罚款单。其流程如图2所示。

读者归还图书时，图书管理员根据读者信息和所借阅图书的署名编号进行审核，信息审核一致后，将图书归档并在管理系统内进行归还图书提交。此流程比较简单，因此不绘制流程图。

该系统的组成要素可分为计算机硬件、软件、数据、操作流程和操作人员。具体来说，硬件就是图书馆内的自助机和管理员所使用的计算机及标签条形码读写器，软件则是图书管理平台、读者管理平台、操作系统、浏览器，数据则是图书信息数据库、读者信息数据库里的信息，操作人员是图书管理人员。

四、数字信息化管理系统对于其它所在组织的战略意义

数字信息化管理信息系统是以全局最优为目标而建立的，是组织进行战略决策的重要工具。图书馆管理信息系统则是为了图书馆的战略目标服务的。图书馆管理信息系统在图书馆的战略意义从对管理职能的支持上可分为以下四点。第一，对计划职能的支持。图书馆管理信息系统可以进行大量的计算工作，制订行动方案以及各种计划。实现从计划数据的存取、统计分析再到预测、反复试算和优化。第二，对组织职能的支持。可以重新分工图书馆的工作，重新组织工作流程，省去许多烦琐的步骤，并且使得图书馆结构向扁平化方向发展。另外，图书馆的经营也不再受地理位置的限制，网上系统可以在全世界范围内运行，重新定义组织边界。第三，对领导职能的支持。可以加强作息沟通，掌握内外动态，从而及时处理、解决问题。第四，对控制职能的支持。实现行为控制、人员要素控制、质量控制等职能，随时反映管理运行动态的系统监测信息和调控所必要的反馈信息。

五、图书馆管理信息系统对图书馆的战略意义

图书馆管理信息系统对图书馆的战略意义从运营管理角度在于以下四点。

第一，可以提高图书馆的工作效率。管理信息系统不仅可以减少管理人员操作管理所耗费的精力，还可以避免管理人员出现盲目操作或错误，提高图书管理服务质量。

第二，可以提升网络信息资源的利用效率。基于计算机软硬件而建立的管理信息系统可以快速对信息进行分类、标注和索引，为网上图书馆的建立奠定基础，将数字信息在第一时间传达给读者。

第三，可以提升图书管理人员的综合素质和技能。信息技术的应用促使图书管理人员不断提升自己业务能力，培养快速准确进行信息检索处理等工作。

第四，有利于实现图书馆服务的多元化、综合化。图书馆管理信息系统的应用以计算机技术为支撑可以使图书馆的服务工作不断增多，如提供多媒体阅览、网上检索等多样化的服务。用户随时通过移动设备登录网站浏览信息，使用检索系统获取所需的资源，同时接收诸如文档，数据和图像之类的资源。总体而言，图书馆管理信息系统的应用对改革传统图书管理模式，改善服务功能，提高管理效率具有积极的战略意义。

六、结论

高校图书馆是为全校师生提供圖书阅读服务的，数字信息管理系统是其服务的核心工具，在为读者提供服务的过程中有许多问题和情况需要调查研究和不断完善。无论高校图书馆如何发展都要更加关注读者的需求，并且所有管理措施都必须根据读者的需求量身定制。图书馆管理系统只是图书馆发展的管理工具，在图书馆管理中应体现以读者为导向的管理理念，所以在图书收藏和硬件设备中要始终贯彻如一。以此理念，高校图书馆应利用自身的所在优势，根据校园读者的服务及时准确地提供信息服务。只有这样，才能使图书馆得到更好发展，也才能够更好发挥自身作用。它既促进了大学图书馆和高等教育的改革与发展，又在社会经济的繁荣发展中发挥了积极作用，做出了应有的贡献。

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