信息技术在学校档案管理中有效运用研究

杨杰

【摘要】档案管理工作是学校综合管理工作的重要环节，当前互联网+时代传统的档案管理模式已经不能适应当前社会发展趋势，所以当前时代下学校档案管理模式的创新已成为一种必然。新形势下，借助信息技术强化学校档案管理工作，不仅提升了管理的效率，也推动了档案现代化管理水平，是信息技术背景下的必然选择和发展趋势。文章探讨了信息技术在档案管理工作中广泛应用的好处，以及相应的应用措施，希望提升学校档案信息管理的水平，提升档案的安全性、完整性以及保密性。

【关键词】档案管理;信息化建设;信息技术

引言：

我国已步入信息时代，学校在进行档案管理过程中应有效使用信息技术，提升对信息技术的使用程度，促进自身档案管理的水平和效率[1]。除此以外，还能够在极大程度上降低学校的人力、财力以及物力，降低学校的发展成本，而且信息技术的使用还可以增强档案管理的安全性、保密性，促进学校更好地发展。

一、学校档案管理工作使用信息技术的优势

（一）促进学校档案管理工作效率的提升

就现阶段学校发展状况来看，对于档案管理工作来说，主要是对学校学籍档案、教学档案、教务档案以及文书档案等进行管理[2]。科学技术的有效应用，能够在极大程度上提升档案管理的工作效率，有效提升学校档案管理水平，为学校日后的发展打下坚实的基础，提供充足的信息资料。

（二）档案信息获取方式更加灵活

在学校档案管理工作中，有效使用信息技术，能够不断提升档案管理工作的存储效率以及质量，计算机软件具有较大的档案信息存储空间，而实际的体积却非常小，并不会占据较大的空间，这样就能够降低档案占据的空间成本。与此同时，将档案信息录入到计算机中，既能节省纸张成本，又能方便工作人员进行检索查阅，促进了学校档案管理工作智能化、数字化以及自动化的发展，使得档案信息检索的方式更加灵活多变。

（三）不斷提升档案管理的保密性以及安全性

在进行档案管理中，有效使用信息技术能够提升档案管理工作的保密性。只要设置一定的密码和防火墙，其他人就不能进入档案管理电脑系统中进行查阅。此外，将档案的相关内容保存在电脑中，能够避免档案出现被虫子啃食、霉变以及腐烂等问题，从而提升了档案的安全性以及完整性，这对学校档案管理工作的进步有着重要的促进意义。

二、学校档案管理工作使用信息技术的相关路径

（一）提高重视程度，转变管理理念

目前，虽然信息技术已经渗透到各个行业中，已经成为各个行业发展的最佳推动力[3]。但是针对学校来说，仍然有很多学校的管理者，在对学校开展管理的时候，依然将重点放到学生的学习中，认为学校的档案管理工作可有可无，不会影响学校的教育质量。这些落后的观念，直接制约了信息技术在档案管理中的应用。因此，在借助现代信息技术开展学校档案管理的时候，必须要转变传统的理念，对学校的档案管理工作给予全面的、客观的认识。一方面，学校的领导、相关的教师，必须要认识到信息技术在学校档案管理中的应用价值，从领导层面对其给予足够的重视，不断推进信息技术在学校档案管理中的应用;另一方面，还要注重档案信息化管理中的相关操作要素、操作理念，不断提升档案信息化管理的规范性、标准性等;最后，还要不断加强相关的基础设施建设，在全面了解现代信息技术的基础上，合理规划信息技术设施建设、加大信息技术资金投入、构建网络共享平台和系统等，不断推进学校档案管理的信息化。

（二）针对档案管理工作内容进行数字化模式改革

当前，在学校档案管理工作中仍然存在着大量的纸质档案文件，包括学校发展史、学生成绩情况、学校财政收支情况和人事安排情况等，这些纸质档案文件的保存工作历来是一项难题。因此，档案管理工作人员要通过应用扫描技术，将学校日常工作中产生的大量纸质文件扫描为电子版，录入到学校的计算机或服务器当中，通过计算机和服务器对这些档案资料实现全自动的管理。

（三）加强对信息技术的使用，提升信息化水平

学校在进行档案管理过程中，档案管理部门应加强与信息技术部门的合作，加强信息技术的使用程度，创建完善、统一以及高效的电子档案管理数据库。将学校发展中所有的档案、信息以及资料进行集中处理以及分级管理，并在此基础上提升文件检索能力，对用户的使用权限进行规定和设定，保障学校重要资料的安全性以及保密性。工作人员在管理中可以将机密档案与非机密档案分开进行整理和管理，对于非机密文件创建共享模式，实现各部门对资源的共同使用。在电子档案数据管理中心，加强文件信息录入传输等功能，让计算机对档案文件进行自动扫描读取，并和自身数据库中的内容进行比对，发现有重复的内容进行自动筛选，从而避免文书档案多余，占用计算机中的空间。如果计算机中文件内容过多的话，会导致政务网络的宽带占用率比较高，而计算机进行自动筛选能够有效降低政务网络宽带占用率，提升系统检索以及查询的速度以及效率。

（四）推进健全的档案管理制度建设，完善档案资源整合

在档案工作持续开展中，规范化的制度是必要前提，建立规范制度能保障档案管理部门更加科学标准以及规范化的发展。所以说互联网+时代下，学校的档案管理工作要想能够得到长足的发展，要完善档案管理制度建设工作，依据规章制度推进学校档案数字化和信息化建设，为实现档案资源的规范化整合奠定基础，促进档案管理工作有序的发展。在制度的制定上，需要根据学校实际发展情况和档案管理层面的法律相关规定，在综合考虑到工作人员责任制度、资料搜集的管理制度、档案信息平台的管理制度等方面的基础上，进一步梳理各个岗位工作人员肩负的责任及业务，增进各部门之间的交流沟通，完善沟通协调机制建设，推动档案管理工作得到更加良性的发展。

结束语

总之，在信息化高度发展的大背景下，学校以往传统的档案管理模式已经无法满足现阶段时代发展要求，对于传统的档案管理方式来说，安全性、效率以及保密性等都比较低，而有效使用信息化技术能够极大程度上解决这一问题，提升档案管理工作的效率，实现资源信息的共享，促进学校更好地进行人才教育工作。

参考文献：

[1]高斯娜.学校档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2020（11）：61+63.

[2]曾凌.新形势下学校档案管理信息化建设初探[J].兰台内外，2020（14）：28-30.

[3]王浩.做好学校档案工作  服务学校教学管理[J].山东档案，2020（01）：69-70.