事业单位档案管理信息化建设优化策略探究

摘 要：事业单位在开展各类生产经营活动的过程中，档案会对其进行全过程地记录，这也意味着档案见证了事业单位整个具体发展历程，在事业单位经营管理中起着至关重要的作用。对事业单位档案管理进行信息化建设，不但能够有效提升管理效率，还能够推动资源共享，实现对纸质档案的保护，这对于事业单位档案事业发展大有裨益。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

引言

智能化办公应用系统的普及以及档案工作要求的更新，致使档案数字化率逐年提升，档案存储形式也从“纸质档案存储”向“纸质+电子档案存储”模式转变，馆藏数据存量发生了质的飞跃，因此，需要更为先进的档案管理手段才能够满足现阶段档案管理的需求，档案信息化建设正是信息化时代事业单位档案管理实现转型发展的重要方向。本文从研究事业单位档案管理现状出发，有针对性提出档案管理信息化建设的对策，探索全方位、高质量、高效率提升档案管理信息化建设的途径。

1事业单位档案管理信息化建设现状

1.1思想不够重视，缺乏信息化意识

从当前我国事业单位所采用的档案管理模式及工作方式来看，深受传统管理思维的影响，尤其是很多档案管理部门在信息化建设方面的关注度不高、不够重视，对档案信息化建设人力、物力和资金的投入都不到位，并没有全面对档案管理工作进行信息化管理，造成档案信息化建设困境。同时，由于档案管理人员观念滞后、数字化与信息化概念混淆、缺乏自主创新意识，难以快速接受档案信息化建设需求，这就从主观上不利于档案管理信息化建设的推进。

1.2技术手段落后，复合型人才匮乏

从当下事业单位档案管理信息化建设情况来看，利用信息技术开展档案管理工作的事业单位不很多，在档案信息化建设方面存在技术手段滞后的问题，在信息网络技术的应用上还存在着诸多的缺陷，尤其是没有及时进行技术革新，限制了档案管理信息化建设的推进。档案管理人员综合素质要求较高，需要有档案管理与计算机信息技术综合知识储备，既熟悉档案管理实务，了解档案信息化建设需求，同时又具备软件信息系统开发技能。但目前此类人才比较稀缺，直接影响事业单位档案信息化程度与资源共享开发利用水平。

2事业单位档案管理信息化建设优化策略

2.1加强信息化安全管理与控制

在信息技术水平不断提升的背景下，越来越多的行业都开展了信息化建设，虽然极大地提升了工作效率，但同时也暴露出了安全方面的问题，严重威胁了单位数据信息方面的安全。事业单位档案资源具备一定的私密性，其中的内容和国家政策、发展战略方针息息相关，如若不慎泄露就会造成不利的后果[2]。因此，事业单位应当加强信息化安全管理与控制，构建一个完善的网络安全管理制度，积极引入先进的安全防范措施，以此来保障档案信息的安全性。具体而言，通过一定的手段来防止电子档案信息被黑客使用病毒盗取，可以对现有的防火墙进行改良与优化，添加先进的加密监控技术，提高电子档案信息的安全性。同时，事业单位还应当结合实际情况构建一个健全的安全体系，一方面做好硬件设施安全保障，明确档案管理信息系统的线路、环境、设备等方面所存在的安全隐患，定期进行排查与维护，保证档案信息化管理系统中的数据信息不被外界因素所干扰;另一方面则要做好网络安全保障，定期对档案信息化管理系统中的档案资源进行全面的扫描，消除网络木马、病毒对重要信息的侵蚀，切实保障事业单位档案信息化建设的安全性。

2.2加大档案信息化建设资源投入力度

事业单位应当做好不同资源的合理投入，对这类资源进行科学且合理地配置，积极引入先进的设施设备来推动档案管理信息化可持续发展。根据自身的基本性质以及所开展业务的实际情况，购入一定数量的先进信息设备，完成对老旧设备的及时更新换代，保证事业单位档案管理信息化建设能够跟上时代发展步伐，满足时代发展需求。在事业单位档案管理信息化建设过程中，专业人才起到了至关重要的作用，其专业素质直接决定着信息化建设的成效。因此，事业单位应当通过合理的途径来培养出具备较高专业信息技术水平的人才，让其充分应用各类信息化设备及信息系统来开展档案管理工作，从而有效增强事业单位档案管理工作效率及质量。事业单位可以从在职员工中选择部分资质良好、发展潜力较大的人员进行信息化知识及技能方面的培训，不断优化事业单位信息化人才队伍建设，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础。同时，事业单位还应当对信息化人才的福利待遇进行优化，借助于激励机制来充分调动员工的工作积极性，让其能够正确认识到自身在档案管理信息化建设中的责任与义务，认真对待档案管理工作，这样才能够有效实现档案管理的信息化转型。

2.3引进培养高层次档案信息化人才

事业单位档案管理人员的能力素质高低会直接影响事业单位档案信息化建设与资源共享，档案管理信息化建设对人才素质要求较高，既要求具备档案数据化、信息化的思维意识，还要求具有档案工作经验、熟悉档案业务流程并且掌握一定的人工智能数据挖掘技术和软件开发知识，能够科学地将档案业务与高效的软件开发融合，将档案数据用现代化人工智能技术进行深度挖掘，真正做到知识与服务的一体化开发利用。所以事业单位则需要通过高层次人才引进、学科带头人培养和专业人才团队建设等方式培養档案信息化人才，提升档案管理人才素质。档案信息管理人员也需要积极主动地参与学习培训和项目管理，优化自身的知识结合，能够熟练应用互联网、移动网络、云计算、移动智能终端和现代信息技术设备，满足档案信息化建设工作的技术需求，并依据事业单位的特点与自身的工作经验发挥出来，以此来实现事业单位档案信息资源的高效利用。

结束语

在信息化时代，事业单位进行档案管理信息化建设有着重要的作用与价值，档案管理人员应当树立正确的意识，不断提升自身的信息化专业水平，事业单位也要积极引入先进的信息化技术，加强人才培养工作，这样才能够有效保证档案管理信息化建设的持续稳步推进。

参考文献：

[1]孟祥喜.信息化转型背景下机关档案分类研究——以《机关档案管理规定》中一级类目划分方法为分析对象[J].档案管理，2021（03）：83-85+87.

[2]赵锦秀.新时代事业单位档案管理的思考[J].兰台内外，2021（14）：29-31.

作者简介：

马小涵，女，庆安县困难职工帮扶中心 。档案助理馆员 ，研究方向，档案系列，1988年3月出生。